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Aide aux missions (ED 514)
Fonctionnement des appels à financement de missions
Chaque année, l'ED 514 lance trois appels à financement pour des missions de recherche de doctorant(e)s effectuées en France ou à l'étranger.
Le premier appel couvrira la période du 1er octobre 2017 au 30 juin 2018, le 2e appel : du 1er mars au 31 octobre 2018, le 3e appel : du 1er mai au 31 décembre 2018.
Ce dispositif permet de mieux couvrir l’ensemble du calendrier et des missions des doctorant-e-s.
Pour l'année 2017-2018, le calendrier est le suivant :
• 1er appel 2017-2018 : pour des missions entre le 1er octobre 2017 et le 30 juin 2018
date limite de candidature : 26 janvier 2018, 17h00. APPEL CLOS.
• 2e appel 2017-2018 : pour des missions entre le 1er mars et le 31 octobre 2018
date limite de candidature : 20 avril 2018, 17h00. APPEL CLOS.
• 3e appel 2017-2018 : pour des missions entre le 1er mai et le 31 décembre 2018
date limite de candidature : 22 juin 2018, 17h00. APPEL CLOS.
IMPORTANT! : L'ED 514 ouvre exceptionnellement un 4e appel d'aide à missions.
Cet appel concerne des missions entre le 1er juin 2018 et le au 12 octobre 2018.
Date limite de candidature : 28 septembre 2018, 18h
APPEL CLOS
Informations pratiques
Une fois l'appel d'aide aux missions clos, la commission de l'École Doctorale 514 étudiera toutes les demandes et vous serez avertis par mél - sous trois semaines - de la décision prise par la commission de l'École Doctorale sur le montant de la somme attribuée. La décision de la commission de l'ED est souveraine.
IMPORTANT ! :
Nous vous rappelons que seules sont recevables les demandes de mission concernant une participation à un colloque en France ou à l'étranger avec communication, un travail de terrain ou dépouillement d'archives en lien avec le sujet de recherche.
Au-delà de 2 ans pour les doctorant-e-s financé-e-s et de 4 ans pour les doctorant-e-s non financé-e-s, l'école doctorale ne peut soutenir financièrement des missions dont l'object est des enquêtes de terrain/dépouillement d'archives.
N.B. :Au-delà de 2 ans pour les doctorant-e-s financé-e-s et de 4 ans pour les doctorant-e-s non financé-e-s, l'école doctorale ne peut soutenir financièrement des missions dont l'object est des enquêtes de terrain/dépouillement d'archives.
Comme vous êtes nombreux à candidater, nous ne pouvons malheureusement pas toujours répondre positivement à vos demandes. Si vous n'êtiez pas retenu(e) lors de la décision par la commission, conservez tout de même vos pièces justificatives et essayez à nouveau pour le deuxième appel. Il arrive aussi parfois - souvent en fin d'année civile - que nous disposions d'un petit reliquat financier et dans ce cas, les doctorant(e)s inscrit(e)s sur liste complémentaire lors de la sélection par la commission de l'ED pourraient être contacté(e)s pour nous envoyer leurs factures.
IMPORTANT! Procédure, ordre de mission
Merci de lire attentivement, svp, la procédure en vigueur pour le traitement des missions est la suivante :
Le formulaire d'ordre de mission (fichier pdf inscriptible), la notice explicative, le guide des missions à la Sorbonne Nouvelle-Paris 3, et le formulaire État frais de mission (tableau excel) sont à télécharger en vous rendant sur la pages spécifique de l'université : Missions et déplacements professionnels
Le circuit en vigueur impose de déclarer à l'avance votre mission (que la mission soit financée ou non par l'ED), puis de rapporter les pièces justificatives complémentaires au secrétariat à votre retour de mission.
Le missionnaire doit remplir, signer et imprimer son ordre de mission puis le déposer ou l'envoyer par courrier postal au secrétariat, à Sylvie Long (ed514@univ-paris3.fr ou 01-87-27-29-40) qui le transmet pour accord et signature à la direction de l'ED.
Dans tous les cas, l'ordre de mission devra être signé par toutes les parties prenantes au minimum 1 mois avant le départ en mission.
Le dossier signé est ensuite transmis pour signature à la DRH puis à la Présidente de Paris 3 (ou la DGS par délégation).
A son retour de mission, le missionnaire rempli le tableau Excel d'Etat des frais de mission [XLS - 103 Ko], joint les pièces justificatives complémentaires et un RIB et rapporte le dossier au secrétariat qui le transmettra au Bureau des Missions pour mise en paiement.
Le circuit en vigueur impose de déclarer à l'avance votre mission (que la mission soit financée ou non par l'ED), puis de rapporter les pièces justificatives complémentaires au secrétariat à votre retour de mission.
Le missionnaire doit remplir, signer et imprimer son ordre de mission puis le déposer ou l'envoyer par courrier postal au secrétariat, à Sylvie Long (ed514@univ-paris3.fr ou 01-87-27-29-40) qui le transmet pour accord et signature à la direction de l'ED.
Dans tous les cas, l'ordre de mission devra être signé par toutes les parties prenantes au minimum 1 mois avant le départ en mission.
Le dossier signé est ensuite transmis pour signature à la DRH puis à la Présidente de Paris 3 (ou la DGS par délégation).
A son retour de mission, le missionnaire rempli le tableau Excel d'Etat des frais de mission [XLS - 103 Ko], joint les pièces justificatives complémentaires et un RIB et rapporte le dossier au secrétariat qui le transmettra au Bureau des Missions pour mise en paiement.
Ce qu'il faut savoir et les pièces qui vous seront demandées
Documents à fournir si votre demande est acceptée :
- Titres de transport (billets originaux de train ou d'avion et cartes d’embarquement quand le transport est l'avion)
- Factures originales (hébergement, titres de transport)
- Photocopie de votre carte d’étudiant-e
- Certificat de scolarité de l'année en cours (dirant laquelle la mission est effectuée)
- Votre RIB
ATTENTION ! Ces aides ne se font que sur remboursement car sur pièces justificatives. Vous devrez donc avancer les frais. N'oubliez pas que vous pouvez aussi solliciter votre équipe d'accueil pour demander une aide financière complémentaire à une mission de recherche dans le cadre de votre thèse.
- Les billets (avion ou train) en 1ère classe (même Prem's) ne sont pas remboursés.
- L'utilisation du véhicule personnel pour des déplacements lors de missions ne peut rentrer dans la cadre de remboursements.
- L'école doctorale ne rembourse pas les frais de nourriture.
Conservez bien toutes vos pièces justificatives ORIGINALES, PAS DE COPIES !
NE TRAINEZ PAS pour nous apporter vos pièces justificatives une fois la mission effectuée (surtout en fin d'année civile) car si les sommes budgétées pour ces missions ne sont pas dépensées dans les temps, ces sommes sont perdues ! Elles ne seront pas reportées sur l'année suivante. En fin d'année civile - pour information - nous ne pouvons plus envoyer aux services financiers vos remboursements de missions après le 15 novembre. Alors, réagissez à temps pour être remboursé(e) !
Délai à prévoir entre le moment où vous déposez votre dossier à l'ED et le moment où la somme vous est versée sur votre compte : entre 1 et deux mois, maximum.
Si votre dossier est complet, cela ira plus vite !
Nous vous informons qu'au-delà d'une relance de notre part - si le dossier demeure incomplet - ce dernier sera archivé et considéré comme caduque par le secrétariat.
A votre retour de missions, il vous est demandé un court rapport (1 à 2 pages maximum) explicitant l'apport de cette mission et l'utilisation des crédits alloués. Ce rapport sera à transmettre à l'ED.
mise à jour le 10 octobre 2018
Informations importantes à lire relatives aux missions
Documents utiles et bonnes adresses :
Les pages conseils aux voyageurs sur le site du ministères des affaires étrangères et européennes : conseils aux voyageurs
A consulter impérativement avant tout voyage à l'étranger.
La circulaire du 20 octobre 2009 de la ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche "mission scientifique des chercheurs français". [PDF - 302 Ko]
Les pages conseils aux voyageurs sur le site du ministères des affaires étrangères et européennes : conseils aux voyageurs
A consulter impérativement avant tout voyage à l'étranger.
La circulaire du 20 octobre 2009 de la ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche "mission scientifique des chercheurs français". [PDF - 302 Ko]
