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Aide aux missions 2015-2016

Fonctionnement des appels à financement de missions

En 2015-2016, l'ED 514 lancera trois appels à financement pour des missions de recherche de doctorant(e)s effectuées en France ou à l'étranger.
 
Le premier appel d'aide à missions 2015-2016 sera lancé le 4 janvier 2016. Cet appel  concerne des missions ayant lieu entre le 1er novembre 2015 et le 30 avril 2016.
Date limite de candidature à l'appel : 15 février 2016, 18h. APPEL CLOS.

Le deuxième appel est ouvert depuis le 2 mai 2016 pour des missions ayant lieu entre le 1er mai et le 31 juillet 2016.
Date limite de candidature à l'appel : 30 mai 2016, 18h. APPEL CLOS.

Le troisième appel pour des missions ayant lieu entre le 30 juin au 31 octobre 2016 est désormais ouvert.
Date limite de candidature à l'appel : 12 septembre 2016, 18h. APPEL CLOS
 

Informations pratiques


Une fois l'appel d'aide aux missions clos, la commission de l'École Doctorale 514 étudiera toutes les demandes et vous serez avertis par mél - sous trois semaines - de la décision prise par la commission de l'École Doctorale sur le montant de la somme attribuée. La décision de la commission de l'ED est souveraine.

IMPORTANT ! : 
Nous vous rappelons que seules sont recevables les demandes de mission concernant une participation à un colloque en France ou à l'étranger avec communication, un travail de terrain ou dépouillement d'archives en lien avec le sujet de recherche.
 
N.B. :
Comme vous êtes nombreux à candidater, nous ne pouvons malheureusement pas toujours répondre positivement à vos demandes. Si vous n'êtiez pas retenu(e) lors de la décision par la commission, conservez tout de même vos pièces justificatives et essayez à nouveau pour le deuxième appel. Il arrive aussi parfois - souvent en fin d'année civile - que nous disposions d'un petit reliquat financier et dans ce cas, les doctorant(e)s inscrit(e)s sur liste complémentaire lors de la sélection par la commission de l'ED pourraient être contacté(e)s pour nous envoyer leurs factures.

IMPORTANT! Nouvelle procédure et nouvel ordre de mission depuis le 20 janvier 2014

Attention ! La nouvelle procédure en vigueur depuis le 20 janvier 2014 pour le traitement des missions est la suivante :

Le formulaire d'ordre de mission (fichier pdf inscriptible), la notice explicative, le guide des missions à la Sorbonne Nouvelle-Paris 3, et le formulaire État frais de mission (tableau excel) sont à télécharger en vous rendant sur la pages spécifique de l'université : Missions et déplacements professionnels

Désormais, un nouveau circuit a été mis en place qui impose de déclarer à l'avance votre mission ou celle d'un invité extérieur, puis de rapporter les pièces justificatives complémentaires au secrétariat à votre retour de mission.

Les missions qui n'ont pas fait l'objet d'une déclaration à l'avance dans les délais impartis ne pourront pas être remboursées.


Dans le cas d'une mission effectuée par un enseignant-chercheur, enseignant, doctorant ou personnel administratif de Paris 3 :
      
Le missionnaire télécharge et rempli le formulaire d'ordre de mission disponible sur l'Intranet. Si le missionnaire est employé par l'université Paris 3, il fait signer l'ordre de mission (couplé à l'autorisation d'absence) par son responsable hiérarchique.

Le missionnaire joint les pièces justificatives préalables (copie de la pièce d'identité, de la carte d'étudiant et du certificat de scolarité, lettre d'invitation, programme d'évènement scientifique,...).
 
Dans le cas d'une demande de titre de transport, le missionnaire rempli toutes les informations nécessaires. Le missionnaire imprime son ordre de mission.
 
Le missionnaire dépose son dossier au secrétariat de l'ED 514 qui le transmet pour accord et signature au responsable des crédits.

Aucun dossier incomplet ne pourra être traité.

Dans tous les cas, l'ordre de mission devra être signé par toutes les parties prenantes au minimum 1 mois avant le départ en mission.
 
Le dossier signé est ensuite transmis pour signature à la DRH puis à la Présidente de Paris 3 (ou la DGS par délégation). Le missionnaire est notifié de l'acceptation de sa mission avant son départ.

A son retour de mission, le missionnaire rempli le tableau Excel d'état des frais de mission, joint les pièces justificatives complémentaires et un RIB et rapporte le dossier au secrétariat qui le transmettra au Bureau des Missions.

Ce qu'il faut savoir et les pièces qui vous seront demandées


Documents à fournir si votre demande est acceptée :

  • Titres de transport (billets de train, carte d’embarquement)
  • Factures diverses (hôtel, titres de transport,…)
  • Photocopie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport)
  • Photocopie de votre carte d’étudiant
  • Certificat de scolarité de l'année en cours (dirant laquelle la mission est effectuée)
  • RIB
ATTENTION ! Ces aides ne se font que sur remboursement car sur pièces justificatives. Vous devrez donc avancer les frais. N'oubliez pas que vous pouvez aussi solliciter votre équipe d'accueil pour demander une aide financière complémentaire à une mission de recherche dans le cadre de votre thèse.

  • Les billets (avion ou train) en 1ère classe (même Prem's) ne sont pas remboursés.
  • L'utilisation du véhicule personnel pour des déplacements lors de missions ne peut rentrer dans la cadre de remboursements.
 
Conservez bien toutes vos pièces justificatives ORIGINALES, PAS DE COPIES ! 
 
L'école doctorale ne rembourse pas les frais de nourriture.

NE TRAINEZ PAS pour nous apporter vos pièces justificatives une fois la mission effectuée (surtout en fin d'année civile) car si les sommes budgétées pour ces missions ne sont pas dépensées dans les temps, ces sommes sont perdues ! Elles ne seront pas reportées sur l'année suivante. En fin d'année civile - pour information - nous ne pouvons plus envoyer aux services financiers vos remboursements de missions après le 15 novembre. Alors, réagissez à temps pour être remboursé(e) !

Délai à prévoir entre le moment où vous déposez votre dossier à l'ED et le moment où la somme vous est versée sur votre compte : entre 1 et deux mois, maximum. 

Si votre dossier est complet, cela ira plus vite !
 
Nous vous informons qu'au-delà d'une relance de notre part - si le dossier demeure incomplet - ce dernier sera archivé et considéré comme caduque par le secrétariat.

mise à jour le 13 septembre 2016


Informations importantes à lire relatives aux missions

Documents utiles et bonnes adresses :

Les pages conseils aux voyageurs sur le site du ministères des affaires étrangères et européennes : conseils aux voyageurs

A consulter impérativement avant tout voyage à l'étranger.

La circulaire du 20 octobre 2009 de la ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche "mission scientifique des chercheurs français". [PDF - 302 Ko]