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FAQ Stage

Qu'est-ce-qu'un stage?


Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel - dans les locaux de l'entreprise - au cours de laquelle l'étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l'obtention d'un diplôme ou d'une certification.

Le stage a pour objectif de permettre à un étudiant de mettre en pratique les outils théoriques et méthodologiques acquis au cours de sa formation, d'identifier ses compétences et de conforter son objectif professionnel. Le stage a ainsi pour but de le préparer à l'entrée dans la vie active notamment par une meilleure connaissance du monde professionnel et des activités professionnelles qui s'y conduisent.

Un stage n'est pas un emploi, il ne peut en aucun cas servir à remplacer un personnel absent ou à exécuter des tâches productives normalement dévolues à un salarié.

Le stagiaire garde son statut d'étudiant tout au long du stage, il est en formation. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil. Son apprentissage dans le milieu professionnel est encadré :

►par un enseignant référent à l'université

► par un tuteur dans l'organisme d'accueil

Le stage exige une convention entre l'Université et un organisme d'accueil. Aucun stage ne peut débuter sans l'accord de l'Université.                                   

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1) Questions d’ordre général : les dispositions de la dernière loi et du décret sur les stages, la procédure à Paris 3, où trouver l'accès à la nouvelle convention comment bien la remplir en ligne avant de l'imprimer, rappel du circuit des signatures, problèmes rencontrés au cours du stage, etc.

Au Bureau des stages, rdc bureau 6A

2) Questions d’ordre pédagogique sur les stages obligatoires : période autorisée pour un stage dans une formation spécifique, durée ou nombre d’heures du stage pour valider un rapport, nombre d'ECTS, validations d’acquis, etc.
Il faut vous adresser à votre secrétariat pédagogique de département ou à l’enseignant responsable de l’UE dans laquelle a lieu le stage.
La brochure de votre département disponible sur sa page internet pourra également vous fournir de précieuses informations.                                                     

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L’organisme qui accueille le stagiaire est une personne juridique, sous statut privé ou public. Il peut s’agir d’une entreprise, quelle que soit sa taille, d’une administration ou un établissement public d’Etat, une association, une chambre consulaire, une collectivité, un organisme communautaire,…

Il est signataire de la convention de stage, il est donc responsable de la bonne exécution du stage dans le cadre fixé par la loi et dans le respect des clauses de la convention de stage

Il permet à l'étudiant de respecter les exigences de son département en matière d'assiduité aux cours et aux examens

Il nomme un tuteur de stage chargé d'assurer le suivi du stagiaire et d'optimiser les conditions de réalisation du stage

Il accueille le stagiaire dans les locaux de l'entreprise et ne peut être employeur du stagiaire

Il fait respecter par le stagiaire les dispositions du règlement intérieur relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline générale (accès à l’entreprise, utilisation du matériel et des moyens de communication, confidentialité). Un manquement à la discipline constitue un motif pour mettre fin prématurément au stage.                                            

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Vous devez vous assurer auprès de votre enseignant-référent que le stage que vous avez trouvé correspond bien aux attentes pédagogiques liées à votre diplôme. Vous devez ensuite créer une convention de stage sur la base en ligne, l'imprimer et procéder aux signatures demandées.

Nous vous invitons à en parler à votre encadrement pédagogique d'Ecole Doctorale mais il faut savoir que le nouveau décret promulgué le 30/11/2014 précise que les stages sont "intégrés à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement effectué d'enseignement effectué en présence des étudiants est de deux cent heures au minimum par année d'enseignement" (article D. 124-2 du décret n°2014-1420)

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Réglementation des stages dans l'enseignement supérieur :

Déroulement de stage

La durée légale du /des stages effectué(s) par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut excéder six mois à temps complet par année d’enseignement. La durée du stage se calcule en temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil de la façon suivante:

  •  7 heures de présence, consécutive ou non, équivalent à une journée,
  •  22 jours de présence équivalent à 1 mois.

Par conséquent, la durée de 6 mois de stage est atteinte dès lors que vous avez accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans le même organisme. d'accueil.

Attention: Votre enseignant-référent reste la seule personne habilitée à valider le volume horaire de votre stage.                                                                       

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La durée légale du temps de travail est fixée à 35 heures par semaine.
Toutefois, selon l'organisme d'accueil, il peut vous être demandé comme aux salariés présents un volume hebdomadaire supérieur. Dans ce cas, votre gratification doit naturellement en tenir compte.                                                                                            

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Cela dépend de la durée de votre stage. En France, lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois, consécutifs ou non, et audelà de 308 heures de présence, celui-ci fait obligatoirement l'objet d'une gratification lorsqu'il se déroule en entreprise privée ou publique, en association, en établissement public à caractère industriel et commercial.

La durée donnant droit à gratification s’apprécie compte tenu de la présente convention et de ses avenants éventuels, ainsi que du nombre de jours de présence effective du. de la stagiaire dans l’organisme.

Lorsque la durée du stage est inférieure ou égale à deux mois, la gratification éventuelle est laissée à l’appréciation de l’entreprise (privée ou publique), de l’association.

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La gratification est fixée par convention de branche ou accord professionnel, à défaut à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale depuis le 1er septembre 2015.

A la rentrée 2017-2018, la gratification minimale par heure de stage s'élève à 3,60€. La gratification est due au delà de 308 heures de présence effective au sein du même organisme d’accueil, de manière consécutive ou non.

Le plafond de la sécurité sociale varie chaque année au 1er janvier. Si la revalorisation a lieu en cours de stage, la convention doit l'indiquer: la gratification d'un stage prévu entre le 1er décembre et le 15 février est revalorisée au 1er janvier ( Source Service public.fr)

Un simulateur de calcul est disponible sur le site Service-public.fr

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Le stage fait l’objet d’une convention et non d’un contrat de travail. Vous ne recevrez donc pas un salaire (lié au contrat de travail) mais une gratification.             

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Oui, si cette absence a été indiquée sur la convention de stage.          

Oui. La Loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 indique à l’article L124-13 que « pour les stages (…) dont la durée est supérieure à deux mois (…), la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisation d’absence au bénéfice du stagiaire (…) au cours du stage.                                                                                                

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Votre organisme d’accueil a signé la convention, il se trouve donc dans l’illégalité. Tout stage dont la durée est supérieure à deux mois (consécutifs ou non au sein du même organisme d’accueil) ouvre droit à gratification. En cas de problème, n’hésitez pas à contacter le bureau des stages – bureau 6A – centre censier ou stages()univ-paris3.fr.      

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  • Qu'est ce que l'Assurance de Responsabilité Civile ?
L’assurance de Responsabilité Civile est une assurance obligatoire qui couvrira les dommages que vous pourriez causer à un tiers au cours de votre stage. Il faut vous adresser à l’assureur de vos parents qui peut vous proposer un tarif intéressant ou à une mutuelle étudiante.
ATTENTION : cette information ne peut être saisie directement sur votre convention en ligne. Vous devrez donc obligatoirement la rajouter à la main sur vos exemplaires imprimés de la convention (avec la police d'assurance)

 

Oui, sous condition que l'enseignant-référent valide pédagogiquement cette prolongation. Vous devez créer un avenant à partir de votre convention déjà saisie en ligne et le faire signer par l’ensemble des partenaires (organisme d’accueil ; enseignant-référent ; vous-même et l’université). L’avenant doit être signé AVANT la fin prévue de votre stage. Dans le cas contraire, vous devez éditer une nouvelle convention.

L’avenant est créé à partir de votre convention initiale éditée en ligne via l'onglet Etudiant/ conventions de stage. Il suit le même circuit des signatures que la convention initiale. Il doit être signé par les quatre signataires, en quatre exemplaires.

Attention, prévoyez un temps de signature similaire au temps de signature d’une convention (2 semaines).                                                                                    

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Conventions

Non. Le stage ayant été interrompu, vous devez refaire une convention.

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Oui. La convention de stage signée doit être modifiée par un avenant si les conditions du stage convenues initialement doivent changer.

Voici les motifs les plus courants 

Modification période et-ou durée du stage :

o        le stage dure plus / moins longtemps que prévu ;

o        la date de début du stage est modifiée ;

o        il passe à temps plein/ à temps partiel ;

o        les jours de présence changent ;

o  le stage est interrompu pour une période donnée ou interrompu définitivement


Modification du lieu de stage :

o        le stage change de lieu dans l'organisme d'accueil ;

o        un déplacement imprévu est nécessaire pour une période donnée ;

·          Modification du responsable de l’encadrement du stage

o        le stagiaire change de tuteur de stage dans l'organisme d'accueil

o        le stagiaire change d’enseignant-référent au sein de l’Université Sorbonne Nouvelle – Paris 3

Modification de l’objet du stage

o        le stage change d'objectif ;

o        les missions confiées au stagiaire sont modifiées / ajoutées / retranchées ;

       Modification du montant de la gratification

o        la gratification du stage est modifiée

o        les avantages en nature et leur montants changent

L’avenant doit être signé AVANT la fin prévue de votre stage. Dans le cas contraire, vous devez éditer une nouvelle convention.

L’avenant est créé en ligne (Onglet étudiant / convention de stage) à partir de la convention que vous avez déjà éditée et enregistrée. Il faudra prévenir votre secrétariat pédagogique ou le Bureau des stages afin de pouvoir l'imprimer.  Il suit le même circuit des signatures que la convention initiale. Il doit être signé par les quatre signataires, en quatre exemplaires.

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Oui. Elle précise les engagements et les responsabilités de l’organisme d’accueil, de l’Université et de l’étudiant.

Sans convention de stage :

  • l’organisme d’accueil se met dans l’illégalité et peut être poursuivi pour travail dissimulé en cas de contrôle de l’inspection du travail.
  •  l’étudiant n’a pas d’existence juridique dans le cadre de la législation du travail, il n’est pas couvert pour le risque accident du travail/ accident du trajet.

Non. Aucun stage ne peut débuter avant la signature de la convention par l’ensemble des parties (l’organisme d’accueil, l’étudiant, l’enseignant-référent, le directeur du département concerné (seul représentant habilité à signer pour l’Université par délégation du Président-e de l’Université).                                                                              

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La convention de stage est à créer étape par étapes sur votre ENT (Environnement numérique de travail), onglet « Etudiant / convention de stage ».                    

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L'enseignant-référent de stage autorise votre stage obligatoire ou optionnel au regard des attentes pédagogiques de votre diplôme. Il vous suit tout au long de votre stage et s'assure du bon déroulement de celui-ci.                                                              

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Nous vous invitons à consulter les tableaux reprenant les listes des enseignants-référents: stage obligatoire [PDF - 52 Ko] et stage optionnel [PDF - 25 Ko] .                                                   

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Soyez prévoyant : pour un stage en région parisienne (sans besoin de poster les conventions), il faut environ 10 jours pour obtenir toutes les signatures.

Une fois que toutes les rubriques de la convention ont été correctement remplies en ligne, la convention doit être imprimée et signée en quatre exemplaires autographes (chaque signature est de la main du signataire, ce ne sont pas des photocopies, les conventions signées n'ont pas été transmises par fichier attaché). 

L'étudiant fait d'abord signer le représentant de l'organisme d'accueil et apposer le cachet de l'entreprise, sur les quatre exemplaires,

o        Le représentant peut être le dirigeant de la structure, ou un responsable RH.

o        L'étudiant doit également faire signer le tuteur qui va assurer le suivi de son stage dans l'organisme d'accueil (page1 de la convention)

L'étudiant signe ensuite les quatre exemplaires.

Il fait signer l'enseignant-référent stage à l'Université :

o        dans le cas d'un stage OBLIGATOIRE,  il s'agit de l'enseignant responsable de son UE de licence, de son séminaire ou de son mémoire de master.

o        dans le cas d'un stage OPTIONNEL, il s'agit du responsable des stages OPTIONNELS dans le département

Consultez les tableaux reprenant les listes des enseignants-référents: stage obligatoire [PDF - 52 Ko] et stage optionnel [PDF - 25 Ko]

 Il remet sans tarder les quatre exemplaires au secrétariat pédagogique de son département qui soumettra les documents à la signature du directeur du département (ou de son délégué) et qui le préviendra que ses conventions sont prêtes. Le cachet du département sera apposé sur les quatre exemplaires.

L’Université signe en dernier ressort, elle autorise ainsi le début du stage.

  • Il récupère dans son secrétariat deux exemplaires de la convention, une pour lui, une pour l'organisme d'accueil. (Le troisième exemplaire reste dans les archives du département, le quatrième est transmis par le département au BAIP/Bureau des stages)
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Vous devez dans un premier temps informer votre enseignant.e-référent.e de votre projet, puis remplir votre demande de Fiche Pays. Les exemplaires de cette fiche seront à agrafer obligatoirement aux 4 exemplaires de votre convention de stage (comme l'Annexe 2, que vous trouverez sur la page d'accueil "Application stage" en ligne, en cliquant sur "Besoin d'aide ?").

Attention: Votre enseignant.e-référent.e peut refuser de signer une convention de stage à l'étranger si cette fiche n'y est pas jointe.

Rappel: Une convention de stage pour une zone qualifiée "orange" ou "rouge" par le site Conseils aux voyageurs du MEAE ne sera pas acceptée par l'université.

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L'ANNEXE 2 EST OBLIGATOIRE pour tout stage effectué à l'étranger. Vous la trouverez sur la page d'accueil "Application stage" en ligne, en cliquant sur "Besoin d'aide ?". Cette annexe sera jointe aux quatre exemplaires de la convention.

Pour les stages dans les pays membres de l’Espace Economique Européen, il vous appartient de demander une carte européenne d’assurance maladie auprès de votre centre habituel de Sécurité sociale, en ligne (www.ameli.fr, à partir de votre compte) ou par téléphone 3646. La demande doit de se faire minimum 2 semaines avant votre départ.

Quelle que soit la nature de votre stage (obligatoire ou optionnel), vous devez vous couvrir par un contrat d’assistance (rapatriement sanitaire, …) et par un contrat d’assurance individuel.

ATTENTION:
Avant votre départ et en parallèle de vos démarches, nous vous recommandons fortement de consulter l'espace Conseils aux voyageurs (Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères) de votre pays de destination et de vous inscrire sur le site France Diplomatie - Ariane. Ce portail vous informe gratuitement en temps réel de la situation et des risques éventuels de votre pays de destination.

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Nous vous recommandons de consulter la page Stages du Ministère des Affaires Etrangères.

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Le Bureau des stages n'est pas habilité à certifier un niveau de langue. Vous devez produire une attestation précise de votre niveau, au choix:

►attestation (TOEIC, TOFFEL,...) de moins de 3 ans
►attestation de votre enseignant-référent ou d'un enseignant de votre département indiquant un niveau au moins équivalent au niveau attendu par l'annonce visée (B2, C1,...)

Attention, les 4 exemplaires de votre convention, une fois signés par l’entreprise à l’étranger, ne peuvent être scannés ou photocopiés (la convention est un acte juridique).

Au départ, vous pouvez remplir votre convention et l'enregistrer sur votre ordinateur, ainsi que l'annexe 2 (disponible sur la page d'accueil en cliquant sur "Besoin d'aide ?"  : envoyez les documents à l’entreprise par courriel, en lui demandant d’imprimer les 4 exemplaires de chaque document, de les remplir et de les signer. Elle devra ensuite vous les poster. Vous les signerez vous même et les remettrez à votre Département (pour signatures de votre enseignant référent et de votre Directeur). Votre stage ne pourra commencer qu'avec la confirmation que votre Département a bien signé vos conventions ! (en attendant d'en recevoir 2 exemplaires par la Poste)

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mise à jour le 29 novembre 2017