• Un stage, pour quoi faire?

Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel - dans les locaux de l'entreprise - au cours de laquelle l'étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l'obtention d'un diplôme ou d'une certification.

Le stage a pour objectif de permettre à un étudiant de mettre en pratique les outils théoriques et méthodologiques acquis au cours de sa formation, d'identifier ses compétences et de conforter son objectif professionnel. Le stage a ainsi pour but de le préparer à l'entrée dans la vie active notamment par une meilleure connaissance du monde professionnel et des activités professionnelles qui s'y conduisent.

Un stage n'est pas un emploi, il ne peut en aucun cas servir à remplacer un personnel absent ou à exécuter des tâches productives normalement dévolues à un salarié.

Le stagiaire garde son statut d'étudiant tout au long du stage, il est en formation. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil. Son apprentissage dans le milieu professionnel est encadré :

►par un enseignant référent à l'université

Le stage exige une convention entre l'Université et un organisme d'accueil. Aucun stage ne peut débuter sans l'accord de l'Université.                                   

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• A qui m’adresser en priorité pour mes questions sur les stages ?

1) Questions d’ordre général : les dernières dispositions législatives encadrant les stages, la procédure administrative à la Sorbonne Nouvelle pour préparer son projet, où trouver l'accès à la nouvelle convention et comment bien la remplir en ligne avant de l'imprimer, rappel du "circuit des signatures", problèmes rencontrés au cours du stage, etc.

Au bureau des stages, rdc bâtiment A - A021

• stages@univ-paris3.fr     Tel : 01.45.87.41.55
• Horaires des permanence  du bureau des stages

2) Questions d’ordre pédagogique sur les stages obligatoires : période de l'année et terrain autorisés pour un stage dans une formation spécifique, durée ou nombre d’heures du stage demandées pour valider un rapport, disponibilités pour signer les conventions, etc.
Il faut vous adresser à votre secrétariat pédagogique de département ou à l’enseignant responsable de l’UE dans laquelle a lieu le stage.
La brochure de votre département disponible sur sa page internet pourra également vous fournir de précieuses informations.                                                     

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• Qu'est-ce qu'un "Organisme d'accueil"?

L’organisme qui accueille le stagiaire est une personne juridique, sous statut privé ou public. Il peut s’agir d’une entreprise, quelle que soit sa taille, d’une administration ou un établissement public d’Etat, une association, une chambre consulaire, une collectivité, un organisme communautaire,…

► Il est signataire de la convention de stage, il est donc responsable de la bonne exécution du stage dans le cadre fixé par la loi et dans le respect des clauses de la convention de stage.

► Il permet à l'étudiant de respecter les exigences de son département en matière d'assiduité aux cours et aux examens.

► Il nomme un tuteur de stage chargé d'assurer le suivi du stagiaire et d'optimiser les conditions de réalisation du stage.

► Il accueille le stagiaire dans les locaux de l'entreprise et ne peut être employeur du stagiaire.

► Il fait respecter par le stagiaire les dispositions du règlement intérieur relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la discipline générale (accès à l’entreprise, utilisation du matériel et des moyens de communication, confidentialité). Un manquement à la discipline constitue un motif pour mettre fin prématurément au stage.                                            

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• J’ai trouvé un stage, que dois-je faire maintenant ?

Vous devez vous assurer auprès de votre enseignant-référent que le stage que vous avez trouvé correspond bien aux attentes pédagogiques liées à votre diplôme. Vous devez ensuite créer une convention de stage sur la base en ligne, l'imprimer en plusieurs exemplaires et procéder aux signatures demandées.

• Je suis Doctorant, en Prépa Agrégation, CPGE ou étudiant étranger inscrit en "conventions internationales"  : puis-je effectuer un stage ?

NON : le décret promulgué le 30/11/2017 précise que les stages sont "intégrés à un cursus de formation diplômante dont le volume pédagogique d'enseignement est de deux cent heures au minimum par année d'enseignement et comporte un minimum de cinquante heures dispensées en présence des étudiants" (article D. 124-2 du décret n°2017-1652)

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• Combien de temps puis-je partir en stage?

La durée légale du /des stages effectué(s) par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut excéder six mois à temps complet par année d’enseignement. En outre, aucun stage ne pourra dépasser la fin de l'année universitaire 2023-24 qui est le 31/08/2024 ( à l'exception des Licences Pro et M2, qui bénéficient d'une dérogation jusqu'au 30/09/2024 pour un stage commencé avant l'été).
La durée du stage se calcule en temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil de la façon suivante:

•  7 heures de présence, consécutive ou non, équivalent à une journée,
•  22 jours de présence équivalent à 1 mois.

Par conséquent, la durée de 6 mois de stage est atteinte dès lors que vous avez accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans le même organisme. d'accueil.

Attention: Votre enseignant-référent reste la seule personne habilitée à valider le volume horaire de votre stage.                                                                       

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• Combien d'heure puis-je travailler par semaine?

La durée légale du temps de travail en France est fixée à 35 heures par semaine.
Toutefois, selon l'organisme d'accueil, il peut vous être demandé comme aux salariés présents un volume hebdomadaire supérieur. Dans ce cas, votre gratification doit naturellement en tenir compte.                                                                                            

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• Suis-je payé pendant ma période de stage ?

Cela dépend de la durée de votre stage. En France, lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois, consécutifs ou non, et au delà de 308 heures de présence, celui-ci fait obligatoirement l'objet d'une gratification lorsqu'il se déroule en entreprise privée ou publique, en association, en établissement public à caractère industriel et commercial.

La durée donnant droit à gratification s’apprécie compte tenu de la présente convention et de ses avenants éventuels, ainsi que du nombre de jours de présence effective du. de la stagiaire dans l’organisme.

Lorsque la durée du stage est inférieure ou égale à deux mois, la gratification éventuelle est laissée à l’appréciation de l’entreprise (privée ou publique), de l’association.

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• A combien s’élève la gratification ?

La gratification est fixée par convention de branche ou accord professionnel, à défaut à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale depuis le 1er septembre 2015.

Depuis le 1er janvier 2023, la gratification minimale par heure de stage est passée de 3,90€ nets à 4,05€ nets. La gratification est due au delà de 308 heures de présence effective au sein du même organisme d’accueil, de manière consécutive ou non.

Le plafond de la sécurité sociale varie chaque année au 1er janvier. Si la revalorisation a lieu en cours de stage, la convention doit l'indiquer: la gratification d'un stage prévu entre le 1er décembre et le 15 février est revalorisée au 1er janvier ( Source Service public.fr).

Un simulateur de calcul est disponible sur le site Service-public.fr

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• Pourquoi parle-t-on de gratification et non de salaire ?

Le stage fait l’objet d’une convention et non d’un contrat de travail. Vous ne recevrez donc pas un salaire (lié au contrat de travail) mais une gratification.             

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• Puis-je m'absenter pendant mon stage?

Oui, si cette absence a été indiquée sur la convention de stage.          

• Est-il possible de bénéficier de congés?

Oui. La Loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 indique à l’article L124-13 que « pour les stages (…) dont la durée est supérieure à deux mois (…), la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisation d’absence au bénéfice du stagiaire (…) au cours du stage.                                                                                                

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• J’ai fait un stage de plus de deux mois et l’organisme d’accueil refuse de me payer. Quel est mon recours ?

Votre organisme d’accueil a signé la convention, il se trouve donc dans l’illégalité. Tout stage dont la durée est supérieure à deux mois (consécutifs ou non au sein du même organisme d’accueil) ouvre droit à gratification. En cas de problème, n’hésitez pas à contacter le bureau des stages – bâtiment A - bureau A021 ou stages@sorbonne-nouvelle.fr.      

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• Qu'est ce que l'Assurance de Responsabilité Civile ?

 

• Mon organisme d’accueil souhaite prolonger mon stage. Est-ce possible ?

Oui, sous condition que l'enseignant-référent valide pédagogiquement cette prolongation. Vous devez créer un avenant à partir de votre convention déjà saisie en ligne et le faire signer par l’ensemble des partenaires (organisme d’accueil ; enseignant-référent ; vous-même et l’université).
L’avenant doit être signé AVANT la fin initiale de votre stage. Dans le cas contraire, vous devez éditer une nouvelle convention.

L’avenant est créé à partir de votre convention initiale éditée en ligne via l'onglet Etudiant/ convention de stage. Veuillez ensuite contacter votre secrétariat pédagogique qui le validera pour vous permettre de l'imprimer. Il suit le même circuit des signatures que la convention initiale. Il doit être signé par les quatre signataires, en quatre exemplaires.

Attention, prévoyez un temps de signature similaire au temps de signature d’une convention (2 semaines).                                                                                    

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• Comment faire en cas de rupture de mon stage ?

Selon l'article 8 b) en page 3 de votre convention de stage, il faut envoyer un courriel en copie à l'ensemble des signataires et au bureau des stages. Donnez les raisons de cette rupture. Une date de fin de stage sera alors décidée, que vous reporterez sur l'avenant à créer en ligne.    

• Mon stage s’est terminé il y a une semaine. Puis-je continuer en demandant un avenant ?

Non. Le stage ayant été interrompu, vous devez refaire une convention.

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• Je souhaite apporter des modifications à la convention de stage signée. Est-ce possible ?

Oui. La convention de stage signée doit être modifiée par un avenant si les conditions du stage convenues initialement doivent changer.

Voici les motifs les plus courants 

►Modification période et-ou durée du stage :

o        le stage dure plus / moins longtemps que prévu ;

o        la date de début du stage est modifiée ;

o        il passe à temps plein/ à temps partiel ;

o        les jours de présence changent ;

o  le stage est interrompu pour une période donnée ou interrompu définitivement

► Modification du lieu de stage :

o        le stage change de lieu dans l'organisme d'accueil ;

o        un déplacement imprévu est nécessaire pour une période donnée ;

·        ►  Modification du responsable de l’encadrement du stage

o        le stagiaire change de tuteur de stage dans l'organisme d'accueil

o        le stagiaire change d’enseignant-référent au sein de l’Université Sorbonne Nouvelle 

► Modification de l’objet du stage

o        le stage change d'objectif ;

o        les missions confiées au stagiaire sont modifiées / ajoutées / retranchées ;

►       Modification du montant de la gratification

o        la gratification du stage est modifiée

o        les avantages en nature et leur montants changent

L’avenant doit être signé AVANT la fin prévue de votre stage. Dans le cas contraire, vous devez éditer une nouvelle convention.

L’avenant est à créer en ligne (Onglet Etudiant / convention de stage) à partir de la "page récapitulative" de la convention que vous avez déjà éditée. Il faudra contacter votre secrétariat pédagogique ou le Bureau des stages afin de pouvoir l'imprimer en autant d'exemplaires que votre convention.  Il suivra le même circuit des signatures que la convention initiale.

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• La convention de stage est-elle obligatoire ?

Oui. Elle précise les engagements et les responsabilités de l’organisme d’accueil, de l’Université et de l’étudiant.

Sans convention de stage :

• l’organisme d’accueil se met dans l’illégalité et peut être poursuivi pour travail dissimulé en cas de contrôle de l’inspection du travail.
•  l’étudiant n’a pas d’existence juridique dans le cadre de la législation du travail, il n’est pas couvert pour le risque accident du travail/ accident du trajet.

• L’organisme d’accueil me demande de commencer mon stage mais je n’ai pas encore la signature de l’Université. Est-ce possible ?

Non. Aucun stage ne peut débuter avant la signature de la convention par l’ensemble des parties (l’organisme d’accueil, l’étudiant, l’enseignant-référent, le directeur du département concerné (seul représentant habilité à signer pour l’Université par délégation du Président de l’Université).                                                                              

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• Où se trouve la convention de stage sur le site web de la Sorbonne Nouvelle ?

La convention de stage est à créer obligatoirement étape par étapes sur votre ENT (Environnement numérique de travail ou isorbonne), onglet « Etudiant / convention de stage ».                    

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• Qui est mon enseignant-référent?

"L'enseignant.e-référent.e de stage" est l'enseignant.e dans votre cursus à qui vous devez soumettre votre projet de stage obligatoire ou optionnel. Il / elle vérifiera que ce projet répond bien aux attentes pédagogiques de votre diplôme et que vous ne manquerez pas de cours pour l'effectuer. Il / elle vous suit tout au long de votre stage et s'assure du bon déroulement de celui-ci.    

Pour savoir à qui vous adresser, veuillez consulter le tableau des enseignant.es-référent.es des stages obligatoires et optionnels [PDF - 274 Ko], en fonction de votre formation et de votre niveau d'étude.                                                   

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• Quel est le circuit de signatures ?

Soyez prévoyant : pour un stage en région parisienne (sans besoin de poster les conventions), il faut environ 10 jours pour obtenir toutes les signatures.

Une fois que toutes les rubriques de la convention ont été correctement remplies en ligne, la convention doit être imprimée et signée en quatre exemplaires autographes (chaque signature est de la main du signataire, ce ne sont pas des photocopies, les conventions signées n'ont pas été transmises par fichier attaché). 

► L'étudiant fait d'abord signer le représentant de l'organisme d'accueil et apposer le cachet de l'entreprise, sur les quatre exemplaires,

o        Le représentant peut être le dirigeant de la structure, ou un responsable RH.

o        L'étudiant doit également faire signer le tuteur qui va assurer le suivi de son stage dans l'organisme d'accueil (page1 de la convention)

►L'étudiant signe ensuite les quatre exemplaires.

►Il fait signer l'enseignant-référent stage à l'Université :

o        dans le cas d'un stage OBLIGATOIRE,  il s'agit de l'enseignant responsable de son UE de licence, de son séminaire ou de son mémoire de master.

o        dans le cas d'un stage OPTIONNEL, il s'agit du responsable des stages OPTIONNELS dans le département

► Il remet sans tarder les quatre exemplaires au secrétariat pédagogique de son département qui soumettra les documents à la signature du direct  eur du département (ou de son délégué) et qui le préviendra que ses conventions sont prêtes. Le cachet du département sera apposé sur les quatre exemplaires.

L’Université signe en dernier ressort, elle autorise ainsi le début du stage.

• Il récupère dans son secrétariat deux exemplaires de la convention, une pour lui, une pour l'organisme d'accueil. (Le troisième exemplaire reste dans les archives du département, le quatrième est transmis par le département au SOIEC/Bureau des stages)

Les signatures scannées seront acceptées mais les conventions de stage devront être régularisées (contre-signature manuscrite par toutes les parties) dans les meilleurs délais.

• Pourquoi faut-il des signatures autographes sur la convention ?

En droit français, la signature d'un document est ce qui lui confère sa force probatoire. Celle ci est soit manuscrite, soit électronique . Dans ce dernier cas, elle doit s'inscrire dans un cadre très strict, à ne pas confondre avec des signatures simplement scannées ou "PDFisées", lesquelles ne peuvent garantir l'authenticité de la convention.