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Réserver et utiliser les salles et équipements artistiques, culturels et médiatiques

Afin d’encourager le rayonnement culturel de la Sorbonne Nouvelle par ses formations, sa recherche, sa programmation culturelle et sa vie de campus, une charte des salles et équipements artistiques, culturels et médiatiques de l’université Sorbonne Nouvelle a été votée lors du CA du 24 mai 2022. 

Quels sont les espaces disponibles ?

Les espaces concernés par la charte sont les suivants au sein du Campus Nation

  • salle de spectacle ou théâtre
  • salle de projection
  • théâtre de verdure
  • studios de pratiques artistiques et culturelles
  • salle de pratique muséale
  • plateau TV
  • salle de montage vidéo
  • salle de montage audio
  • studios son
  • amphi 500
  • amphi 350

Les espaces ci-dessous bénéficient d’une procédure spécifique : 

 

  • Salle de projection : deux créneaux quotidiens sont réservés à la programmation de la Cinémathèque universitaire du lundi au vendredi pendant les semestres d’enseignement.

 

  • Salles ouvertes occasionnellement sur l’extérieur : le rôle de garant du bon usage du lieu sera assuré par le directeur technique et le régisseur de spectacle pour les usages artistiques, culturels, audiovisuels qui pourront en être faits.

 

Qui sont les agents dédiés à ces espaces ?

Deux emplois à la Direction de la logistique et de l’événementiel (DLE) sont dédiés au fonctionnement de ces salles et équipements, un directeur technique et un régisseur de spectacle auxquels les personnels de la DLE, de la Direction du patrimoine immobilier (DPI) et de la Direction du numérique (DNUM) apportent leur concours.

Pour contacter la DLE : dle@sorbonne-nouvelle.fr 

Comment réserver un espace ?

📍 Qui peut solliciter une réservation de ces équipements ? 

Sont concernés par ordre de priorité :

  • les composantes pour les besoins pédagogiques des formations spécifiquement liées à ces infrastructures et identifiés dans les maquettes de formation ;

  • le service arts et culture dans le cadre de la programmation de la saison et des actions culturelles ;

  • les composantes pour d’autres besoins pédagogiques et pour des événements récurrents ou ponctuels ;

  • la Direction des bibliothèques universitaires (DBU), les unités de recherche, les services concernés ;

  • les associations étudiantes conventionnées dans le cadre d’événements artistiques et culturels ;

  • les étudiantes et étudiants de l’université dans le cadre de projets validés par une composante ou un service ;

  • des intervenants extérieurs dans le cadre d’une demande d’autorisation temporaire d’occupation (AOT).

📍 Quel est le calendrier des réservations ? 

Un temps de concertation est organisé annuellement par la DLE avec les représentantes et représentants des usagers au moment de l’élaboration du planning de l’année universitaire suivante, afin d'optimiser l’actualisation et le partage des besoins des usagers.

Deux autres moments d’ajustement du planning sont organisés entre les mêmes interlocuteurs en amont de chaque semestre, au début du mois de septembre et au début du mois de janvier.

Des créneaux hebdomadaires et récurrents d’occupation dédiés aux enseignements, aux activités artistiques, culturelles et médiatiques, et aux pratiques étudiantes sont définis pour les différents usagers réguliers, de manière à obtenir une semaine-type par salle en évitant la sur-réservation de précaution et en motivant le besoin de la salle demandée (activité, effectif, équipements techniques).

Les événements majeurs de l’agenda de la vie culturelle et de campus sont prévus en amont de chaque année universitaire lors de la réunion de printemps du réseau culture de l’université et programmés lors de la réunion annuelle de concertation avec les représentants des usagers.

📍 Qui peut réserver en priorité ? 

Les réservations pédagogiques (pour les enseignements et activités professionnalisantes inscrits dans les maquettes de formation) sont prioritaires au moment de la mise en place annuelle des emplois du temps. Une fois celles-ci effectuées, les demandes supplémentaires de réservation ne pourront se faire que sur des créneaux disponibles.

📍 Comment sont gérées les demandes de réservation ? 

  • Les réservations récurrentes sont gérées annuellement et semestriellement.

  • Les réservations occasionnelles sont soumises à autorisation temporaire d’occupation (AOT) dans un délai de deux semaines en amont de l’événement.

📍 En cas de litige ?

Chaque réservation confirmée sera enregistrée sur l’application ADE 6.10 qui fera foi en cas de conflit d’occupation.

📍 Quelle est la procédure de réservation ? 

La demande doit être effectuée auprès du planning (planning@sorbonne-nouvelle.fr) qui après consultation du régisseur ou du directeur technique enregistre la réservation :

  • pour toute réservation récurrente

  • pour toute réservation ponctuelle

Les réservations pour des événements organisés par des intervenants extérieurs, des personnels ou des étudiants sont soumises à une demande d’autorisation temporaire d’occupation (AOT)

Les évènements organisés par des intervenants extérieurs font l’objet d’une convention élaborée par la DLE précisant les obligations des différentes parties :

  • usage des locaux

  • prêt de matériel (liste des matériels confiés à l’intervenant extérieur)

  • sécurité des participants

  • tarification éventuelle de la location

La faisabilité technique des demandes sera validée par le directeur technique ou à défaut du régisseur de spectacle

📍 Quelles sont les règles à respecter ?

L’utilisation des salles et équipements artistiques, culturels et médiatiques respectera les dispositions de la charte du contrôle d’accès aux locaux de l’université Sorbonne Nouvelle.

Avant, pendant et après l’événement, il est impératif de se conformer aux prescriptions techniques et de sécurité établies par la DLE/ DPI (Directeur Technique, régisseur, responsable sécurité sûreté). Les salles et équipements feront l’objet d’une fiche technique (à venir) précisant les prescriptions que chaque usager s’engagera à respecter.

L’utilisation des salles et équipements se fera dans le respect de la législation en droits d’auteur et droits de diffusion des œuvres.


mise à jour le 8 juin 2022


Représentants des usagers

  • DLE  : directeur + directeur technique ou régisseur

  • Service d’arts et culture : directeur + responsable des ateliers

  • UFR Arts & médias : directrice ou directeur + un représentant de chaque département

  • Autres UFR : un représentant par département

  • Institut, École : un représentant par composante

  • Dirved : un représentant 

  • DBU : un représentant du pôle action culturelle + un représentant de la Théâtrothèque Gaston Baty 

  • DNUM/ Service Production, image, son, multimédia : un représentant

  • DEVU/BVE : un représentant

  • Associations culturelles étudiantes : 3 représentants

  • Commission FSDIE (projets) : un représentant étudiant élu du CA ou de la CFVU

  • Commission CVEC : un représentant étudiant élu du CA ou de la CFVU

  • Vice-présidente ou vice-président ou chargé de mission Culture de l’établissement

  • Direction générale des services : un représentant

  • Commission des locaux : un représentant