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Les étapes de votre mobilité - Programme International

Félicitations , vous avez été pré-sélectionné(e) ou êtes actuellement en mobilité dans le cadre du programme International !

Les étapes et documents nécessaires pour valider votre mobilité

 

I. Avant la mobilité

1. Déposer la fiche d'engagement sur le drive (avant le lundi 8 janvier 2024)
Télécharger le document [DOC - 73 Ko] | Drive
2. Participer à la réunion d'information pour les étudiants pré-sélectionnésCette réunion prévue par Zone vous explique le déroulement de votre mobilité et les démarches à effectuer.
3. Constituer votre contrat pédagogique initial et dépôt des documents de candidature sur le Drive
Lorsque l'équipe de mobilité internationale a reçu votre fiche d'engagement, un drive attitré vous a été partagé. Dance drive vous trouverez quasiment tous les documents de mobilité dans le fichier Dossier_Etudiant_NOM_Prénom (que vous devez renommer).
Vous trouverez un contrat pédagogique initial et modifié, une fiche de validation provisoire et définitive.

Vos obligations :

1• En vous référant aux listes de cours sur les sites des partenaires, vous devez établir votre contrat pédagogique et envoyer un email à vos coordinateurs pour qu'ils puissent signer le document.
Il est OBLIGATOIRE de faire valider un contrat pédagogique AVANT de partir.
Il est OBLIGATOIRE de faire valider un nouveau contrat pédagogique modifié pour chaque changement de cours.
Il est de votre RESPONSABILITÉ de vous assurer que le contrat a bien été signé, il ne suffit pas juste de le remplir puis de le laisser de côté. Merci d'envoyer un email à vos coordinateurs en mettant le lien de votre dossier  Drive.
Il est INTERDIT de dupliquer un contrat, changer les cours, mais garder les anciennes signatures de vos coordinateurs tout comme il est interdit de copier/coller les signatures: cela est tout simplement illégal.
 
Un changement de cours = un nouveau contrat pédagogique = une nouvelle demande de signature.
 
Des manquements à ces règles simples peuvent mener, comme cela a déjà été le cas de trop nombreuses fois, à des mesures disciplinaires et/ou pédagogiques
Prenez bien soin de faire attention à cela pour éviter des situations désagréables qui viendraient entâcher cette belle expérience. 

2• En parallèle, vous devez déposer vos relevés de notes  (depuis la L1/Prépa) originaux et traduits (en anglais ou espagnol). [sauf pour la zone Québec].

Vous trouverez ici un modèle. [DOCX - 22 Ko]


3• Vous pouvez également déposer tous les documents nécessitant notre validation/tampon.

4. Procéder à votre inscription dans l'université partenaire (mars-juillet)L'équipe de mobilité internationale va vous contacter pour vous indiquer les démarches à suivre. Vous pouvez commencer à regarder en amont, dans les factsheet des partenaires, les documents qui vous seront demandés et que vous pouvez déjà déposer sur votre drive.
5. Déposer un dossier d'aide à la mobilité (mai)
6. Sinscrire administrativement à la Sorbonne Nouvelle (juillet)
N'oubliez pas d'effectuer vos inscriptions administratives à la Sorbonne Nouvelle, autrement vous ne pourrez pas partir en mobilité. Il n'est pas nécessaire de faire l'inscription pédagogique (il ne faut pas s'inscrire aux cours).
7. Rechercher un logementDès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation , vous pouvez commencer à chercher un logement. Dans certains cas, les universités partenaires proposent des solutions d'hébergement. Si vous passez par des sites privés, soyez vigilants et fuyez les offres frauduleuses.
8. Faire les démarches nécessaires à l'entrée dans le paysDès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation il est de votre responsabilité de vous informer sur les conditions d'entrée dans le pays de votre mobilité et d'anticiper les délais administratifs. Pensez aux différents documents de voyage (visa) et examens de santé qui peuvent vous être demandés.
9. Souscrire à une couverture santé pour le séjour à l'étranger
Une fois accepté dans votre université d'accueil, il est de votre responsabilité de souscrire à une assurance santé qui vous couvrira à l'international.Dans un premier temps, vérifiez si l’université d’accueil vous impose une couverture santé obligatoire (c’est par exemple le cas dans certaines universités américaines et chinoises) Vérifiez également ce qui y est inclus, il est parfois nécessaire de prendre une assurance complémentaire. Enfin, si aucune assurance vous est proposée, il vous revient de souscrire à une mutuelle qui vous couvre à l’étranger.
Pour les étudiants partant au Québec, il faut remplir ce formulaire [PDF - 134 Ko]de la Ram-Q.
10. S'inscrire sur Ariane et au consulat dont vous êtes ressortissant(e)Pour les étudiants de nationalité française, vous trouverez plus d'informations sur le site comme ressortissant français en séjour ponctuel à l'étranger en vous inscrivant sur Ariane. Cela vous permettra d'être informé sur d'éventuelles situations de crise dans votre pays d'accueil, peu importe la durée de votre mobilité. Si votre séjour est d'une durée supérieure à 6 mois, vous pouvez vous inscrire sur les registres des ressortissants établis hors de leur pays d'origine auprès de votre consulat. Cela s'appelle l'inscription consulaire et peut faciliter vos démarches à l'étranger.


II. Pendant la mobilité

1. Faire signer l'attestation de présenceDès votre arrivée dans l'université d'accueil, vous devez compléter, faire signer et tamponner le document suivant par le partenaire :

Télécharger attestation de séjour [DOC - 67 Ko]

Ce document indique le premier jour de votre mobilité. Déposez-le sur votre drive et prévenez la DAI par email. Dans le cas où vous effectuez une mobilité hybride (moitié virtuelle, moitié présentielle), vous devrez remplir deux attestations, une pour chaque type.
2. Déclenchement du premier versement de la bourse, le cas échéant Si une aide à la mobilité vous a été allouée, son premier versement intervient lorsque que vous avez déposé l'attestation de séjour sur le drive.
3. Modifier le contrat pédagogique, si nécessaire Une fois arrivé sur place, il est possible que les cours initiallement choisi ne soient plus disponibles, de ce fait vous devez vous référer à l'onglet "contrat pédagogique modifié" du fichier "dossier étudiant" présent sur votre drive. Par la suite, il faut demander à vos coordinateurs de valider votre nouveau choix de cours en effectuant le circuit de signatures.
Il est OBLIGATOIRE de faire valider un contrat pédagogique AVANT de partir.
Il est OBLIGATOIRE de faire valider un nouveau contrat pédagogique modifié pour chaque changement de cours.
Il est de votre RESPONSABILITÉ de vous assurer que le contrat a bien été signé, il ne suffit pas juste de le remplir puis de le laisser de côté. Merci d'envoyer un email à vos coordinateurs en mettant le lien de votre dossier  Drive.
Il est INTERDIT de dupliquer un contrat, changer les cours, mais garder les anciennes signatures de vos coordinateurs tout comme il est interdit de copier/coller les signatures: cela est tout simplement illégal.
 
Un changement de cours = un nouveau contrat pédagogique = une nouvelle demande de signature.
 
Des manquements à ces règles simples peuvent mener, comme cela a déjà été le cas de trop nombreuses fois, à des mesures disciplinaires et/ou pédagogiques
Prenez bien soin de faire attention à cela pour éviter des situations désagréables qui viendraient entâcher cette belle expérience.
4. Conversion provisoire des notes du premier semestre Dans le cas où vous effectuez une mobilité toute l'année académique et que vous avez besoin de justifier des notes du premier semestre pour une candidature l'année suivante, vous pouvez établir une fiche de validation provisoire (document situé drive -> dossier étudiant drive). Celle-ci vous servira uniquement pour constituer votre candidature. Les notes ne seront saisies qu'après votre retour de mobilité, une fois la fiche de validation des résultats établie.
5. Faire signer l'attestation de fin de séjourAvant de rentrer en France, vous devez faire signer et tamponner de nouveau l'attestation de présence (II/1.)  par l'université d'accueil. Celle-ci nous permet de calculer la durée exacte de votre mobilité.Vous devez le déposer sur le drive et prévenir par email la DAI.

III. Après la mobilité


1. Obtenir un relevé de notes de l'université d'accueilLe passage des examens pendant votre mobilité vous permet d'obtenir un relevé de notes de l'université d'accueil. S'il vous est envoyé directement, vous devez le déposer sur votre drive.
2. Convertir vos notes pour valider vos résultats Dès réception de vos notes, vous devez les faire convertir par votre coordinateur de zone. Pour cela, remplissez les notes obtenues chez et le partenaire et prévenez vos coordinateurs.Une foisque les notes sont traduites, identifiez votre coordinateur de département pour validation et signature.Une fois la fiche signée par les deux coordinateurs (et le coordinateur de mineure/Master le cas échéant), vous devez déposer la fiche sur votre drive et nous la transmettrons au département pour la saisie des notes.
3. Obtenir un relevé de notes de la Sorbonne Nouvelle & le diplôme, le cas échéant La DAI transmettra votre fiche de validation des résultats au secrétariat de votre département. Ce dernier saisira les notes qui apparaîtront sur votre compte iSorbonne. Si vous attendez un diplôme à la fin de votre année d'études, renseignez-vous auprès du secrétariat de votre département afin de connaître les délais pour le retirer au .
4. Remplir le rapport de fin de séjour (facultatif) A votre retour de mobilité, nous vous demandons de remplir les questionnaires suivants :- Retour sur votre expérience de mobilité, qui sera publié sur le site pour aider les futurs étudiants en échange : - Court rapport pour la Direction des Affaires Internationales, qui restera confidentiel et nous aidera à améliorer notre fonctionnement : ici
5. Déclencher le solde de la bourse, le cas échéantSi une aide à la mobilité vous a été allouée, vous avez obtenu un premier versement au début de votre mobilité. Le solde vous est versé de votre séjour d'études, une fois que votre dossier administratif de mobilité est complet : relevé de notes + attestation de fin de séjour déposés sur votre drive.


Une fois tout ces documents tranmis, votre dossier de mobilité Internationale est désormais clos,
 
nous vous souhaitons une bonne continuation !

VOS INTERLOCUTEURS
 Pour toutes les questions pédagogiques
(choix des cours à la Sorbonne Nouvelle et chez le partenaire,
validation des résultats obtenus chez le partenaire)
Pour toutes les questions administratives
(nomination, relevés de notes du partenaire, validation des traductions,
contact avec le partenaire/les anciens étudiants)
Liste des coordinateurs de zones de départements L'équipe de mobilité internationale

Documents à compléter au retour de votre mobilité


Retour sur votre expérience de mobilité : ce questionnaire de 8 questions permettra d'aider les futurs partants dans votre université d'accueil.  Témoigner de votre expérience de mobilité : si vous souhaitez témoigner de votre expérience de mobilité, nous vous proposons de compléter un questionnaire sur votre expérience personnelle.  
Lien du questionnaire   Témoignage de votre expérience personnelle [DOCX - 46 Ko]


 
Autres contacts importants


 

Documents uniquement pour les sortants
2021-2022
2022-2023





mise à jour le 2 avril 2024


Contacts à la DAI


Mme Laurie TIEU GUYOT
Mme Anna-Line VANÇON HERMET


mobilite.internationale
@sorbonne-nouvelle.fr


01.45.87.48.56 /
01.45.87.48.48

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Bureau C021


Welcome Desk (à droite en entrant)
Campus Nation
8 avenue Saint-Mandé
75012 Paris

Zones à risque


Consultez régulièrement cette carte pour être au courant de la situation sécuritaire de votre destination de mobilité.

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