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Les étapes de votre mobilité - Programme International

La mobilité Internationale : Avant, pendant et après


Vous avez été pré-sélectionné(e) ou êtes actuellement en mobilité dans le cadre du programme International. Félicitations !

Les documents nécessaires pour valider votre mobilité

 

DES FORMATS DIFFERENTS SELON VOTRE PROFIL


Vous êtes pré-selectionné(e) sur les zones
ASIE, OCEANIE, ETATS-UNIS,
CANADA, AMERIQUE LATINE

& vous allez partir en mobilité durant
ANNEE SCOLAIRE 2023 - 2024


 		 Vous êtes pré-selectionné(e) sur la zone LIBAN & MAROC Vous êtes actuellement en mobilité

ANNEE SCOLAIRE 2022 - 2023

Vous avez un drive attitré où vous trouverez tous les documents nécessaires pour valider votre séjour pédagogiquement.
Sur votre drive tous les documents (1, 3, 5) sauf l'attestation de début/fin de séjour que vous pouvez télécharger ci-dessous.
Merci de lire attentivement le tutoriel.

 		 Vous n'avez pas de drive vous utilisez les documents indiqués
ci-dessous

Sauf pour la zone Québec, il est obligatoire de traduire vos relevés de notes par vous-mêmes (en anglais ou espagnol) et de les déposer sur votre drive/nous les transmettre pour signature.
Vous trouverez ici un modèle [DOCX - 22 Ko].
 


1. Contrat(s) pédagogique(s)
[1 semestre = 1 contrat]

(Si vous restez sur une année entière vous devez dupliquer la feuille contrat initial)
 1. Contrat(s) pédagogique(s) [DOC - 115 Ko]
[1 semestre = 1 contrat]
 

2. Attestation de début de séjour [DOC - 67 Ko]
[faire remplir par le partenaire la partie de gauche uniquement]

 
3. Fiche de validation provisoire [seulement si nécessaire]

3. Fiche de validation provisoire  [DOCX - 52 Ko] [seulement si nécessaire]

 

4. Attestation de fin de séjour
[même document que 2. faire remplir par le partenaire la partie de droite uniquement]

 
5. Fiche de validation des résultats
5. Fiche de validation des résultats

[DOCX - 50 Ko]


VOS INTERLOCUTEURS
 Pour toutes les questions pédagogiques
(choix des cours à la Sorbonne Nouvelle et chez le partenaire,
validation des résultats obtenus chez le partenaire)		 Pour toutes les questions administratives
(nomination, relevés de notes du partenaire, validation des traductions,
contact avec le partenaire/les anciens étudiants)
Liste des coordinateurs de zones de départements [PDF - 423 Ko] L'équipe de mobilité internationale

Autres contacts importants


Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à suivre tout au long de votre projet ainsi qu'une vidéo expliquant les principales démarches à effectuer :

 



I. Avant la mobilité

1. Remettre votre fiche d'engagement (janvier)
Vous devez confirmer votre intérêt pour partir en mobilité en complétant la fiche d'engagement [DOC - 69 Ko] qui vous sera remise dès l'annonce des résultats. Elle est à nous transmettre le 6 janvier au plus tard.

2. Participer à la réunion d'information pour les étudiants pré-sélectionnés
                                                   (7 et 9 février 2023)

Cette réunion prévue par Zone vous explique le déroulement de votre mobilité et les démarches à effectuer.


Pour vous préparer à cette réunion, veuillez :
1) remplir ce formulaire pour nous indiquer votre présence (utilisez votre compte Sorbonne Nouvelle pour vous connecter);
 
2) lire attentivement les étapes de la mobilité que vous serez amené.e.s à effectuer.
 
3) regarder en détail les factsheets et sites web de l'université sur laquelle vous avez été pré-sélectionnées, notamment les informations relatives au choix de cours et aux restrictions pour les étudiants d'échanges (mention spéciale pour la Canada qui a souvent de nombreuses restrictions), aux informations relatives à l'hébergement si proposé par l'université, assurance, etc.
Merci de noter vos questions, nous y répondrons pendant la réunion.
 

3. Constituer votre contrat pédagogique initial (février - juin)

Vous devez constituer votre contrat pédagogique [DOC - 115 Ko] avec l'aide de vos coordinateurs pédagogiques de la Sorbonne Nouvelle : coordinateur de zone et coordinateur de département > Liste des coordinateurs et en vous basant sur le Nombre de cours à suivre par zone/niveau [PDF - 589 Ko]. Ce contrat est à faire signer à vos coordinateurs au moment de la candidature auprès du partenaire. Il est à envoyer à la DAI uniquement et non à l'université partenaire. Nous vous conseillons de bien regarder les factsheets mises à votre disposition pour trouver les cours ouverts aux étudiants d'échange et faire attention aux restrictions.
  • Cours de la Sorbonne Nouvelle : Partez du programme de cours que vous auriez suivi à la Sorbonne Nouvelle l'année de la mobilité et reportez toutes les matières dans la colonne prévue à cet effet (au milieu).
  • Cours suivis dans l'université d'accueil : Consultez l'offre de cours proposée par l'université d'accueil aux étudiants internationaux sur leur site internet. Sélectionnez les cours équivalents à ceux de la Sorbonne Nouvelle et reportez votre sélection dans la colonne correspondante (à gauche).
  • Signature : Envoyez par mail votre contrat dûment rempli à 1) votre coordinateur de zone pour signature, 2) votre coordinateur de département pour signature. Si vous avez une mineure, envoyez-le également au coordinateur pédagogique concerné. Si vous êtes en master, pensez également à le faire signer par votre directeur de mémoire.
  • Transmission à la DAI : Envoyez-nous votre contrat signé par toutes les parties nécessaires : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

4. Procéder à votre inscription dans l'université partenaire (mars-juillet)
  • Nomination : Après votre présélection, la Direction des Affaires Internationales de la Sorbonne Nouvelle procède par mail à votre nomination auprès de l'université dans laquelle vous avez été retenu(e).
  • Inscription : Après cette étape, vous serez contactés soit par votre université d'accueil soit par la DAI pour vous indiquer la marche à suivre afin d'effectuer votre inscription dans leur établissement. Il est impératif de respecter les dates limites et transmettre les documents demandés.
  • Acceptation : Votre acceptation définitive vous sera communiquée par la suite.
    Ce document doit nous être envoyé par mail dès réception à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

5. Déposer un dossier d'aide à la mobilité (mai)
Vous pouvez déposer un dossier de candidature au mois de mai pour solliciter une aide à la mobilité, quelque soit votre situation financière. Les modalités des appels à candidature sont précisées sur la page des aides à la mobilité.
Si vous êtes boursier du CROUS et que vous obtenez une aide à la mobilité, vous cumulez les deux bourses. 

6. S'inscrire à la Sorbonne Nouvelle (juillet)
  • Inscription administrative : Vous devez impérativement vous réinscrire à l'université Sorbonne Nouvelle avant votre départ en mobilité. Vous pourrez alors télécharger votre certificat de scolarité de la Sorbonne Nouvelle depuis votre plateforme iSorbonne. Vous devez nous le transmettre au plus tard le 31 août à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr
  • Inscriptions pédagogiques : Si vous partez pour l'intégralité de l'année académique, les inscriptions pédagogiques ne sont pas nécessaires. Si vous partez uniquement pour un semestre, vous devez faire les inscriptions pédagogiques pour la période où vous étudierez à la Sorbonne Nouvelle.

7. Rechercher un logement
Dès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation définitive, vous pouvez commencer à chercher un logement. Dans certains cas, les universités partenaires proposent des solutions d'hébergement. Si vous passez par des sites privés, soyez vigilants et fuyez les offres frauduleuses.

8. Faire les démarches nécessaires à l'entrée dans le pays
Dès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation définitive il est de votre responsabilité de vous informer sur les conditions d'entrée dans le pays de votre mobilité et d'anticiper les délais administratifs. Pensez aux différents documents de voyage (visa) et examens de santé qui peuvent vous être demandés.

9. Souscrire à une couverture santé pour le séjour à l'étranger
Une fois accepté dans votre université d'accueil, il est de votre responsabilité de souscrire à une assurance santé qui vous couvrira à l'international.
Dans un premier temps, vérifiez si l’université d’accueil vous impose une couverture santé obligatoire (c’est par exemple le cas dans certaines universités américaines et chinoises).   
Si ce n’est pas le cas, il vous revient de souscrire à une mutuelle qui vous couvre à l’étranger.

Attention : Si vous partez au Québec, sachez qu'il existe une entente spécifique entre les deux pays, qui vous permettra d’être couvert gratuitement à condition d’effectuer les démarches nécessaires. Pour cela, merci de remplir le formulaire SE 401-Q-106 [PDF - 93 Ko] de la Régie d'Assurance Maladie du Québec (RAMQ) et de nous le faire signer avant votre départ.

10. S'inscrire sur Ariane et au consulat dont vous êtes ressortissant(e)
Vous devez impérativement vous signaler gratuitement auprès du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères comme ressortissant français en séjour ponctuel à l'étranger en vous inscrivant sur Ariane. Cela vous permettra d'être informé sur d'éventuelles situations de crise dans votre pays d'accueil, peu importe la durée de votre mobilité.

Si votre séjour est d'une durée supérieure à 6 mois, vous pouvez vous inscrire sur les registres des ressortissants établis hors de leur pays d'origine auprès de votre consulat. Cela s'appelle l'inscription consulaire et peut faciliter vos démarches à l'étranger.

Pour les étudiants de nationalité française, vous trouverez plus d'informations sur le site Service Public.


II. Pendant la mobilité
1. Faire signer l'attestation de présenceDès votre arrivée dans l'université d'accueil, vous devez compléter, faire signer et tamponner sur place. Ce document indique le premier jour de votre mobilité.Retournez-le-nous au plus vite à l'adresse : et conservez le précieusement, il faudra également le faire signer et tamponner à la fin de votre mobilité.Dans le cas où vous effectuez une mobilité hybride (moitié virtuelle, moitié présentielle), vous devrez remplir deux attestations, une pour chaque type.
2. Déclenchement du premier versement de la bourse, le cas échéant Si une aide à la mobilité vous a été allouée, son premier versement intervient lorsque votre dossier administratif de mobilité est à jour :
3. Modifier le contrat pédagogique, si nécessaire
4. Conversion provisoire des notes du premier semestre Dans le cas où vous effectuez une mobilité toute l'année académique et que vous avez besoin de justifier des notes du premier semestre pour une candidature l'année suivante, vous pouvez établir une . Celle-ci vous servira uniquement pour constituer votre candidature. Les notes ne seront saisies qu'après votre retour de mobilité, une fois la fiche de validation des résultats établie.
5. Faire signer l'attestation de fin de séjourAvant votre départ, vous devez faire signer et tamponner de nouveau par l'université d'accueil. Celle-ci nous permet de calculer la durée exacte de votre mobilité.Vous devez aussitôt nous la transmettre à l'adresse : .

III. Après la mobilité


1. Obtenir un relevé de notes de l'université d'accueilLe passage des examens pendant votre mobilité vous permet d'obtenir un relevé de notes de l'université d'accueil. S'il vous est envoyé directement, vous devez nous transmettre une version scannée à l'adresse :
2. Convertir vos notes pour valider vos résultats Dès réception de vos notes, vous devez les faire convertir par votre coordinateur de zone de la Sorbonne Nouvelle. Pour cela, complétez et envoyez-la lui, accompagnée de vos relevés de notes ainsi que de vos contrats pédagogiques. Pour rappel, voici la .Une fois qu'il vous l'a retournée, envoyez la à votre coordinateur de département pour validation et signature.Une fois la fiche signée par les deux coordinateurs (et le coordinateur de mineure le cas échéant), envoyez-la nous à l'adresse :
3. Obtenir un relevé de notes de la Sorbonne Nouvelle & le diplôme, le cas échéant La DAI transmettra votre fiche de validation des résultats au secrétariat de votre département. Ce dernier saisira les notes qui apparaîtront sur votre compte iSorbonne. Si vous attendez un diplôme à la fin de votre année d'études, renseignez-vous auprès du secrétariat de votre département afin de connaître les délais pour le retirer au .
4. Remplir le rapport de fin de séjour (facultatif) A votre retour de mobilité, nous vous demandons de remplir les questionnaires suivants :- Retour sur votre expérience de mobilité, qui sera publié sur le site pour aider les futurs étudiants en échange : - Court rapport pour la Direction des Affaires Internationales, qui restera confidentiel et nous aidera à améliorer notre fonctionnement :
5. Déclencher le solde de la bourse, le cas échéantSi une aide à la mobilité vous a été allouée, vous avez obtenu un premier versement au début de votre mobilité (). Le solde vous est versé de votre séjour d'études, une fois que votre dossier administratif de mobilité est complet :



Votre dossier de mobilité Internationale est désormais clos,
nous vous souhaitons une bonne continuation !

mise à jour le 6 avril 2023

Page mise à jour le 25/01/2023

Contacts à la DAI


Mme Laurie TIEU GUYOT
Mme Coraline SIMOES

mobilite.internationale
@sorbonne-nouvelle.fr

01.45.87.48.56 /
01.45.87.48.48

17 rue de la Sorbonne
75005 Paris
Bureau C021

Bureau ouvert au public :
Tous les jours de 14h à 17h. Merci de privéligier la prise de rendez-vous.
Pour prendre rendez-vous, merci d'utiliser cette plateforme.

Zones à risque


Consultez régulièrement cette carte pour être au courant de la situation sécuritaire de votre destination de mobilité.

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