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Les archives

Le service d’archives de l’université assure les missions de la collecte à la communication des documents afin de répondre aux besoins réglementaires, juridiques et historiques. Il a pour but de conserver les archives intermédiaires des services administratifs de l’université. A ce titre, il collecte, conserve et rend possible la communication des archives produites selon la réglementation en vigueur pour les archives publiques.

Déménagement Nation - chantier de tri

 
Une campagne de tri a débuté en février 2019. Elle vise à identifier les archives courantes (documents utilisés pour le fonctionnement quotidien du service producteur), intermédiaires (documents consultés épisodiquement à des fins juridiques ou informatives), définitives (documents n'ayant plus d'utilité administrative mais comportant un intérêt historique, scientifique, juridique ou esthetique) et éliminables. 

Un mail est envoyé aux directions/composantes/services/bureaux/départements pour annoncer l'arrivée de l'archiviste et le lancement du tri dans les locaux. 

Le service d'archives tient à rappeler que la destruction de document public est soumise à une reglémentation stricte necessitant l'accord des Archives natinales. Toute destruction sauvage, sans le visa des A.N., est passible de sanctions pénales (Code du patrimoine, art. L214-3 et L214-4)

Archives courantes


Lors des départs à Nation, il est fortement conseiller aux services de rédiger un inventaire des dossiers courants et intermédiaires qu'ils souhaitent retrouver dans leurs bureaux en arrivant sur site. Le service des archives met à disposition un modèle de récolement pour dresser cette liste.
Un exemple est accessible dans le modèle [XLSX - 12 Ko].

Communication des fonds et service d'archives intermédiaires


Dans le contexte de déménagement, le service des archives de l'université réaffirme la restriction des consultations des fonds aux demandes internes. 
La communication publiques - à des fins de recherches scientifiques, généalogiques, etc. - se déroule dans un service d'archives définitives après versement des documents et données (Code du patrimoine, livre II, art.L212-2). 
Pour la Sorbonne Nouvelle, les archives définitives seront versées aux Archives nationales qui mettront les documents à disposition du public.

F.A.Q.

Qu'est-ce que les archives ?
Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (Code du patrimoine, Livre II. Chap. I. Art. L211-1).
  • « Quels que soient leur date » : un document est une archives dès sa création. Les archives les plus anciennes remontent à 1920 avec la création de l’Ecole de Préparation des Professeurs de Français à l’Etranger. Les plus récentes sont celles en cours de production dans les services.
  • « Quels que soient leur lieu de conservation » : bureaux, locaux de stockage de proximité, les magasins d’archives, poste de travail et serveurs institutionnels, un disque dur externe ou un ordinateur personnel, etc.
  • « Quels que soient leur forme » : manuscrit, document iconographique, document technique, audio-visuel, fichier bureautique, etc.
  • « Quels que soient leur support » : papier, bande magnétique, support amovible, etc.
Qu’appelle-t-on archives publiques ?

L’article L211-4 du Code du patrimoine définit les archives publiques comme étant :

  1. Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. […] ;
  2. Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
  3. Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. »

Par défaut, les archives privées désignent les productions papiers et nativement numériques « qui n’entrent pas dans le champs d’application de l’article L211-4 » (Code du patrimoine, Livre II. Chap. I. Art. L211-5). Sont identifiées comme archives privées les documents et données des familles, des entreprises, des associations, des syndicats.

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables (Code du patrimoine, Livre II. Chap. II. Art. L212-1).

Pourquoi conserver les archives ?
La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. (Code du patrimoine, Livre II. Chap. I. Art. L211-2)

Les établissements publics recensent quatre raisons majeures à la conservation :

  1. La gestion courante : disposer en permanence des informations nécessaires à l’activité et participer à l’efficacité de la gestion administrative ;
  2. La justification des droits et obligations : garantir les droits de l’université et de ses membres, justifier les actions administratives, financières, pédagogiques de l’USN
  3. La sauvegarde de la mémoire : créer une base à la recherche et à la valorisation de l’établissement.
  4. La maîtrise des couts de gestion et de stockage ainsi que la rationalisation de la conservation tout en répondant aux obligations légales en vigueur.

Au-delà de ces intérêts propres à l’établissement, la conservation d’archives publique est une obligation.

Qui est responsable des archives ?

Chaque service, chaque agent est responsable de ce qu’il produit et reçoit dans le cadre de ses fonctions. La passation de responsabilité entre les services producteurs et le service des archives n’est effective qu’avec la signature d’un bordereau faisant office de procès-verbal et le transfert physique des fonds. De même, la passation de responsabilité entre le service d’archives de l’USN et les Archives nationales ne se déroule qu’à la signature d’un bordereau et au versement des documents.

Les archivistes se basent sur le cycle de vie d’un document, cycle qui se divise en trois temps, nommée également « la théorie des trois âges », durant lesquelles chaque acteur engage sa responsabilité.

Théorie des trois âges

Combien de temps faut-il garder les archives ?

Les durées d’utilité administrative, ou DUA, et le sort final des documents sont réglementés et récapitulés dans les référentiels de gestion des établissements ou dans les instructions ministérielles.

Concernant l’enseignement supérieur, et selon les domaines, l’USN se réfère aux instructions suivantes :

  • L'instruction de tri et de conservation des archives produites/reçues par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (DAF/DPACI/RES/2005/003) : politique générale des établissements d’enseignement supérieur, administration et évaluation, vie universitaire, examens et concours, santé et aides sociales.
  • L'instruction de traitement et de conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service (DAF/DPACI/RES/2007/002) : équipe de direction, soutien technique et administratif aux unités de recherche, gestion des unités de recherche.
  • L'instruction de tri et de conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunale (DAF/DPACI/RES/2009/018) : ressources humaines, finances et comptabilité, patrimoine mobilier et immobilier, affaires juridiques, relations internationales et communication, service de documentation, service informatique.
  • Note d'information sur les mesures de simplification au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics (DGP/SIAF/2014/001).
Comment procéder à l’élimination ?

S’agissant d’un acte irrémédiable, l’élimination d’archives, particulièrement les archives publiques, s’organise selon une procédure réglementée impliquant l’établissement qui produit, l’archiviste de ce même établissement et le conservateur de la Mission des archives et du patrimoine culturel du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

La destruction de documents et données nécessite :

  • la rédaction d’un bordereau d’élimination (accessible sur la page web)
  • la soumission de ce bordereau à l’archiviste de l’USN pour vérification et correction
  • la soumission, pour visa, de ce bordereau au conservateur de la mission qui est le seul à pouvoir autoriser la destruction physique.

Les destructions physiques des documents papiers sont effectuées par un prestataire. Les services sont avertis de l’intervention dès qu’une date est arrêtée avec la société.


Étape 1 : j’identifie les documents éliminables en m’aidant des instructions de tri et de conservation. En cas de doute, je contacte l’archiviste.

Étape 2 : je recense les documents proposés à la destruction

Tableau de recensement des documents destinés à la destruction
  • N° d’ordre : numéro (ex.: D/01) à reporter sur le carton.
  • Description sommaire : analyse des dossiers dans le carton (ex.: Etats des heures complémentaires).
  • Dates extrêmes : la date la plus ancienne et la plus récent, tous dossiers confondus présents dans le carton.
  • ML (métrage linéaire) : taille du carton calculable à partir du dos (ex. : 0,1 ; 0,15 ; 0,2)
  • Localisation : les bureaux ou les locaux dans lesquels les documents éliminables sont stockés.
  • Observation : la référence à l’instruction et modalités de tri (ex. : DPACI/RES/2005/003 – 1.2.2.1).

Étape n°3 : je transmets le bordereau à l’archiviste pour vérification et validation.

Étape n°4 : le bordereau est envoyé par l’archiviste à la mission des archives et du patrimoine culturel du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

Étape n°5 : je suis contactée par l’archiviste qui me fournit la date prévisionnelle d’enlèvement des documents.

Comment procéder au transfert ?

Les services producteurs doivent remplir un bordereau (modèle accessible sur la page web), un état sommaire des dossiers à transférer, et l’envoyer à l’archiviste pour visa.

Étape n° 1 : identifier les documents voués à la conservation à partir des instructions de tri et de conservation.

Étape n°2 : je centralise l’ensemble des dossiers selon l’années, facilitant ainsi les recherches futures.

Étape n°3 : j’indique de façon hiérarchisée le contenu des boites. Les informations doivent être compréhensible pour toute personne.

Tableau pour organisation de transfert
  • N° d’ordre ou cote provisoire : je confirme ma côte provisoire avec l’archiviste.
  • Description : rédiger une description concise et claire (ex. : Réunions du conseil de gestion : procès-verbaux). Attention, un carton peut contenir des dossiers avec des thématiques diverses ou avec une même thématique mais sur des sujets différents. Les thématiques et sujets doivent être recensé Tableau de description des rangements
  • Dates extrêmes : la date la plus ancienne et la plus récent, tous dossiers confondus présents dans le carton.
  • ML (métrage linéaire) : taille du carton calculable à partir du dos (ex. : 0,1 ; 0,15 ; 0,2)

Étape n°4 : je remplis les informations concernant ma direction / service

Exemple de formulaire

Étape n°5 : je transmets le document à l’archiviste qui complète et signe le document.

Étape n°6 : je programme avec le service des archives une date pour le transfert physique des documents.

Comment consulter les archives ?

Les demandes de consultation sont à adresser à archives@sorbonne-nouvelle.fr

En tant que service d’archives intermédiaires, la communication se restreint à la consultation administrative (ex. : consultation des dossiers RH par les gestionnaires de la Direction). Les consultations publiques à des fins de recherche scientifiques, généalogiques ne peuvent se faire que par un service d’archives définitives.

Les archives de l’USN seront versées aux Archives nationales pour consultation publique selon les délais légaux de communicabilité.

La numérisation des documents me permet-elle de supprimer les originaux papiers ?

La numérisation simple ne permet pas de s’affranchir de la conservation des originaux papiers. Numériser un original papier équivaut à créer une copie électronique n’ayant pas valeur de preuve, la conservation de l’original demeure obligatoire d’un point de vue juridique. Pour qu’une numérisation soit reconnue fidèle et pérenne, elle doit se fonder sur différents critères.

La législation impose entre autres :

  • de s’être rapproché du responsable du contrôle scientifique et technique sur les opérations de numérisation : l’accord des Archives départementales est obligatoire ;
  • d’avoir prévu l’organisation générale de la numérisation et documenté les processus ;
  • d’avoir mis en place une politique de sécurité des données ;
  • d’avoir mis en place des contrôles de la conformité de la numérisation à l’original papier ;
  • de rédiger un bordereau d’élimination (adressé aux Archives départementales) pour la destruction des originaux papiers ;
  • d’être en capacité de prouver qu’on a bien organisé ou prévu d’organiser la conservation des données pendant toute leur durée de conservation.
  • Les fichiers obtenus doivent être impérativement conservés dans le cadre d’une solution d’archivage électronique
Normes en vigueur
  • Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui modifie le code civil (et notamment les articles 1316 et suivants)
  • Instruction du 14 janvier 2005
  • Norme AFNOR NF Z42013-2009
  • Norme AFNOR NF Z42-026
  • Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France de mars 2014
Quels formats pour l’archivage numérique ?

Choisissez des formats dits « ouverts » ou non propriétaire, i.d. non liés à un éditeur.
Le référenciel général d’interopérabilité est une base fiable sur laquelle s’appuyer.

Comment gérer l’archivage des dossiers bureautiques ?
  • Je conserve le document dans sa forme validée et définitive.
    Les documents informatiques faisant l’objet d’une impression pour validation papier ne seront pas conservés au format numérique.
  • Je nomme correctement mon fichier avec un intitulé succinct comprenant type de document, domaine, objets, date, version.
  • J’enregistre dans un format qui facilite sa conservation sur le long terme
  • Je classe :
    • J’organise mes fichiers en fonction d’une arborescence définie et n’excédant pas cinq niveaux ;
    • Je ne laisse pas les fichiers en vrac ou dans des dossiers intitulés « divers » ;
    • J’identifie et protège les fichiers comprenant des données sensibles.
Attention
  • Proscrire l’utilisation d’accent, de mots de liaison, d’espaces ou de caractères spéciaux (privilégier l’utilisation de _).
  • Le chemin pour aller au document doit comporter au maximum 250 caractères
Comment organiser ma boite mail ?

La gestion de la boite mail nécessite des actions fréquentes si vous ne souhaitez pas être débordés :

  • Identification des mails engageants (voir schéma ci-dessous ) et les intégrer dans le dossier numérique ou papier

Schéma des archives départementales de la Haute-Garonne

  • Création, avec les libellés, d’une arborescence basée sur vos missions, l’objet/la thématique du mail,
  • Suppression régulièrement des courriels n’ayant pas de valeur administrative, juridique, scientifique ou historique : « pour information », listes de diffusion, spams, corbeilles, messages personnels, notifications (prise de rendez-vous), publicités.

mise à jour le 14 avril 2021


Contact


Bérénice RAYNAUD
Mail : archives@sorbonne-nouvelle.fr
46 rue Saint-Jacques, 75005 Paris
3e étage, salle F036
Pour toute demande de communication ou renseignement, vous pouvez adresser votre demande par mail.

Dépôt des copies d'examens diplomants

Archives et RGPD

Le récolement nominatif des anciens dossiers individuels des agents a été déclaré et inscrit au registre des traitements sous le n°2020-017.
Le dispositif de communication des archives a été déclaré et inscrit au registre des traitements sous le n°2020-019.
Le registre de dépôt des copies d'examens diplomants a été déclaré et inscrit au registre des traitement sous le n°2021-008.