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Les archives

Le service d’archives de l’université assure les missions de la collecte à la communication des documents afin de répondre aux besoins réglementaires, juridiques et historiques. Il a pour but de conserver les archives intermédiaires des services administratifs de l’université. A ce titre, il collecte, conserve et rend possible la communication des archives produites selon la réglementation en vigueur pour les archives publiques.


Etat des fonds - Open Data


Les instruments de recherche présentés ci-dessous permettent de mieux connaître le patrimoine archivistique conservé par l’université. De plus, les archives décrites dans ces instruments de recherche sont consultables selon les politiques publiques d’Open Data tout en respectant les règles de communication des archives publiques. Les instruments de recherche sont classés par type de service producteur.
 

Tri des archives des services en partance pour Nation

 
Une campagne de tri a débuté en février 2019. Elle vise à identifier les archives courantes (documents utilisés pour le fonctionnement quotidien du service producteur), intermédiaires (documents consultés épisodiquement à des fins juridiques ou informatives), définitives (documents n'ayant plus d'utilité administrative mais comportant un intérêt historique, scientifique, juridique ou esthetique) et éliminables. 
Cette première sélection se fait au dossier et non à la pièce. 
 
Un mail est envoyé aux directions/composantes/services/bureaux/départements pour annoncer l'arrivée de l'archiviste et le lancement du tri dans les locaux. 

Le service d'archives tient à rappeler que la destruction de document public est soumise à une reglémentation stricte necessitant l'accord des Archives natinales. Toute destruction sauvage, sans le visa des A.N., est passible de sanctions pénales pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (Code du patrimoine, art. L214-3 et L214-4)

Réglement général de la protection des données

 
Dans l'attente de la finalisation d'une page web dédiée au RGPD, les textes réglementaires et outils seront mis à votre disposition sur la page web "archives".

Nous rappelons que les traitements de données à caractère personnel, nativement numériques ou manuscrits, doivent être déclarés au délégué à la protection des données.
 
Textes
  • Loi "Informatique et Libertés" (n°78-17)
  • Réglement général de la protection des données (n°2016-679)
  • Loi relative à la protection des données personnelles (n°2018-493)
  • Décret du 1er aout 2018 pris pour l'application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (n°2018-687), modifié le 29 mais 2019
  • Ordonnance du 12 décembre 2018 relative à la mise en conformité du droit national avec le RGPD et la directive "police-justice" (n°2018-1125)
Outils
Fiches CNIL
  • Application du RGPD aux devoirs effectués, à la demande d'un enseignant, par les étudiants sur leur ordinateur personnel, lorsque ces travaux impliquent le recueil de données à caractère personnel (DAJ A3 - MI [PDF - 106 Ko])

mise à jour le 28 octobre 2019


Contact


Mme. Anne BOURQUARD
Mail : anne.bourquard@sorbonne-nouvelle.fr
46, rue St jacques 75 005 Paris
3e étage, salle F036

Pour toute demande de communication ou renseignement, vous pouvez adresser votre demande par mail.

Textes réglementaires


  • L'instruction de tri et de conservation des archives produites/reçues par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (DAF/DPACI/RES/2005/003 [PDF - 398 Ko]). 
  • L'instructionde traitement et de conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service (DAF/DPACI/RES/2007/002 [PDF - 133 Ko]).
  • L'instruction de tri et de conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunale (DAF/DPACI/RES/2009/018 [PDF - 535 Ko]) : ressource en matière de traitement des archives RH et marchés publics. 
  • Note d'information sur les mesures de simplification au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics (DGP/SIAF/2014/001 [PDF - 147 Ko]).