Qui protège-t-elle ?

• Les étudiant.e.s inscrits à l’université
• Les agents de l’université
• Les prestataires
• Les personnes extérieures (professeurs invités, lecteurs, etc.)
  
• Les personnels en établissements publics scientifiques et technologiques (CNRS, etc.) travaillant dans les locaux de l’université

Quelles données collecte-t-elle ?

La Sorbonne Nouvelle s’engage à appliquer au mieux le principe de minimisation des données et à ne traiter que les données nécessaires à la réalisation de ses objectifs.

Les données les plus fréquentes sont l’état civil, les coordonnées, les données universitaires ou professionnelles. 

Les données sensibles font l’objet d’une attention particulière, collectées dans un cadre spécifique et encadrées par des mesures de sécurité adaptées (ex. : doctolib).

Dans quel objectif ?

La multiplicité des traitements générés par l’université implique une grande diversité des finalités, allant de la gestion des inscriptions et du suivi des étudiant.e.s au perfectionnement de l’accès aux informations générales à caractère administratif, en passant par l’élaboration d’enquêtes statistiques ou encore la protection des biens et des personnes sur les sites.

Quels cadres justifient le traitement de ces données ?

• L’exécution d’une mission d’intérêt public (ex. : traitement des dossiers étudiant.e.s ;
• L’exécution d’un contrat (ex. : traitement des dossiers administratifs/financiers des agents) ;
• Le consentement (ex. : enquête de l’Observatoire de la Vie Étudiante) ;
• L’intérêt légitime de l’université (ex. : registre des clés en cours de prêt) ;
• L’obligation légale (ex. : enquêtes des enseignements, des formations, des conditions d’études).

L'université partage-t-elle les données ?

Certains traitements font l’objet d’une diffusion interne (ex : entre services) ou externe (ex : Rectorat de Paris, Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, CROUS, etc.).

L’université fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que les traitements répondent aux exigences du règlement européen et garantissent la protection des droits de la personne concernée (Cf. article 28 du RGPD).

Pendant combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

La majorité des traitements sont cadrés par une suppression régulière des données.

Certains traitements seront conservés en archivage intermédiaire puis définitif à des fins archivistiques dans l’intérêt public (Cf. article 89 du RGPD et aux instructions interministérielles de tri et de conservation des documents publics).

Quels sont mes droits en tant que personnes concernées par un traitement ?

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, d’opposition, de rectification, de suppression, de limitation et de portabilité de leurs données personnelles (Cf. chapitre III du RGPD).

Elles ont le droit de retirer leur autorisation à tout moment si le consentement constitue la base légale du traitement.

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en contactant le service mettant en œuvre le traitement et la délégation à la protection des données. La Sorbonne Nouvelle y répondra dans un délai d’un mois, sauf difficultés particulières, sinon le demandeur sera contacté.