Accueil >> International

Les étapes de votre mobilité - Programme International

La mobilité Internationale : Avant, pendant et après

Vous avez été pré-sélectionné(e) ou êtes actuellement en mobilité dans le cadre du programme International. Félicitations !

Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à suivre tout au long de votre projet ainsi qu'une vidéo expliquant les principales démarches à effectuer :

 


I. Avant la mobilité

   1. Fiche d'engagement
   2. Réunion d'information
   3. Contrat pédagogique initial
   4. Nomination & Inscription dans l'université d'accueil
   5. Candidature à une aide à la mobilité
   6. Inscriptions (administrative/pédagogique) & Certificat de scolarité
   7. Logement
   8. Démarches nécessaires à l'entrée dans le pays
   9. Couverture santé
   10. S'inscrire sur Ariane et au consulat

II. Pendant la mobilité

   1. Attestation de présence
   2. Premier versement de l'aide à la mobilité, le cas échéant
   3. Contrat pédagogique modifié
   4. Attestation de fin de séjour

III. Après la mobilité

   1. Relevé de notes de l'université d'accueil
   2. Conversion des notes
   3. Relevé de notes de la Sorbonne Nouvelle et diplôme
   4. Rapport de fin de séjour
   5. Versement du solde de l'aide à la mobilité, le cas échéant



Documents utiles à télécharger
 
Liens vers d'autres pages

I. Avant la mobilité

1) Remettre votre fiche d'engagement (janvier)

Vous devez confirmer votre intérêt pour partir en mobilité en complétant la fiche d'engagement [DOC - 68 Ko] qui vous sera remise dès l'annonce des résultats. Elle est à nous transmettre le lundi 8 janvier 2021 au plus tard.

2) Participer à la réunion d'information pour les étudiants pré-sélectionnés (fin janvier)

Cette réunion vous explique le déroulement de votre mobilité et les démarches à effectuer.
Compte-tenu des restrictions sanitaires, nous ne pourrons pas tenir la réunion en présentiel. Vous trouverez ici une vidéo de présentation générale des étapes de votre mobilité :
[LIEN VIDEO]

3) Constituer votre contrat pédagogique initial (avant le 15 février)

Vous devez constituer votre contrat pédagogique [DOC - 115 Ko] avant le 15 février avec l'aide de vos coordinateurs pédagogiques de la Sorbonne Nouvelle : coordinateur de zone et coordinateur de département > Liste des coordinateurs.

  • Cours de la Sorbonne Nouvelle : Partez du programme de cours que vous auriez suivi à la Sorbonne Nouvelle l'année de la mobilité et reportez toutes les matières dans la colonne prévue à cet effet (au milieu).
  • Cours suivis dans l'université d'accueil : Consultez l'offre de cours proposée par l'université d'accueil aux étudiants internationaux sur leur site internet. Sélectionnez les cours équivalents à ceux de la Sorbonne Nouvelle et reportez votre sélection dans la colonne correspondante (à gauche).
  • Signature : Envoyez par mail votre contrat dûment rempli à 1) votre coordinateur de zone pour signature, 2) votre coordinateur de département pour signature. Si vous avez une mineure, envoyez-le également au coordinateur pédagogique concerné. Si vous êtes en master, pensez également à le faire signer par votre directeur de mémoire.
  • Transmission à la DAI : Envoyez-nous votre contrat signé par toutes les parties nécessaires : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

4) Procéder à votre inscription dans l'université partenaire (mars-juillet)

  • Nomination : Après votre présélection, la Direction des Affaires Internationales de la Sorbonne Nouvelle procède par mail à votre nomination auprès de l'université dans laquelle vous avez été retenu(e).
  • Inscription : Après cette étape, vous serez contactés soit par votre université d'accueil soit par la DAI pour vous indiquer la marche à suivre afin d'effectuer votre inscription dans leur établissement. Il est impératif de respecter les dates limites et transmettre les documents demandés.
  • Acceptation : Votre acceptation définitive vous sera communiquée par la suite.
    Ce document doit nous être envoyé par mail dès réception à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

5) Déposer un dossier d'aide à la mobilité (mai)

Vous pouvez déposer un dossier de candidature au mois de mai 2021 pour solliciter une aide à la mobilité, quelque soit votre situation financière. Les modalités des appels à candidature sont précisées sur la page des aides à la mobilité.
Si vous êtes boursier du CROUS et que vous obtenez une aide à la mobilité, vous cumulez les deux bourses. 

6) S'inscrire à la Sorbonne Nouvelle (juillet)

  • Inscription administrative : Vous devez impérativement vous réinscrire à l'université Sorbonne Nouvelle avant votre départ en mobilité. Vous pourrez alors télécharger votre certificat de scolarité de la Sorbonne Nouvelle depuis votre plateforme iSorbonne. Vous devez nous le transmettre au plus tard le 23 juillet 2021 à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr
  • Inscriptions pédagogiques : Si vous partez pour l'intégralité de l'année académique, les inscriptions pédagogiques ne sont pas nécessaires. Si vous partez uniquement pour un semestre, vous devez faire les inscriptions pédagogiques pour la période où vous étudierez à la Sorbonne Nouvelle.

7) Rechercher un logement

Dès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation définitive, vous pouvez commencer à chercher un logement. Dans certains cas, les universités partenaires proposent des solutions d'hébergement. Si vous passez par des sites privés, soyez vigilants et fuyez les offres frauduleuses.

8) Faire les démarches nécessaires à l'entrée dans le pays



Dès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation définitive il est de votre responsabilité de vous informer sur les conditions d'entrée dans le pays de votre mobilité et d'anticiper les délais administratifs. Pensez aux différents documents de voyage (visa) et examens de santé qui peuvent vous être demandés.

9) Souscrire à une couverture santé pour le séjour à l'étranger

Une fois accepté dans votre université d'accueil, il est de votre responsabilité de souscrire à une assurance santé qui vous couvrira à l'international.
Dans un premier temps, vérifiez si l’université d’accueil vous impose une couverture santé obligatoire (c’est par exemple le cas dans certaines universités américaines et chinoises).   
Si ce n’est pas le cas, il vous revient de souscrire à une mutuelle qui vous couvre à l’étranger.

Attention : Si vous partez au Québec, sachez qu'il existe une entente spécifique entre les deux pays, qui vous permettra d’être couvert gratuitement à condition d’effectuer les démarches nécessaires. Pour cela, merci de remplir le formulaire SE 401-Q-106 de la Régie d'Assurance Maladie du Québec (RAMQ) et de nous le faire signer avant votre départ.

10) S'inscrire sur Ariane et au consulat dont vous êtes ressortissant(e)

Vous devez impérativement vous signaler gratuitement auprès du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères comme ressortissant français en séjour ponctuel à l'étranger en vous inscrivant sur Ariane. Cela vous permettra d'être informé sur d'éventuelles situations de crise dans votre pays d'accueil, peu importe la durée de votre mobilité.

Si votre séjour est d'une durée supérieure à 6 mois, vous pouvez vous inscrire sur les registres des ressortissants établis hors de leur pays d'origine auprès de votre consulat. Cela s'appelle l'inscription consulaire et peut faciliter vos démarches à l'étranger.

Pour les étudiants de nationalité française, vous trouverez plus d'informations sur le site Service Public.
 

II. Pendant la mobilité

1) Faire signer l'attestation de présence

Dès votre arrivée dans l'université d'accueil, vous devez compléter, faire signer et tamponner l'attestation de séjour [DOC - 64 Ko] sur place. Ce document indique le premier jour de votre mobilité.
Retournez-le-nous au plus vite à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr et conservez le précieusement, il faudra également le faire signer et tamponner à la fin de votre mobilité.

2) Déclenchement du premier versement de la bourse, le cas échéant

Si une aide à la mobilité vous a été allouée, son premier versement intervient lorsque votre dossier administratif de mobilité est à jour :

  • Contrat pédagogique initial signé par les coordinateurs pédagogiques (de zone et de département) de la Sorbonne Nouvelle (cf I.3)
  • Lettre ou mail d'acceptation de l'université d'accueil (cf I.4)
  • Certificat de scolarité de la Sorbonne Nouvelle 2021-2022 (cf I.6)
  • Attestation de séjour signée et tamponnée par l'université d'accueil (cf II.1)

Le montant de bourse déclenché correspond à un versement de 70% de l'aide attribuée.
 

3) Modifier le contrat pédagogique, si nécessaire

4) Faire signer l'attestation de fin de séjour

Avant votre départ, vous devez faire signer et tamponner de nouveau votre attestation de séjour par l'université d'accueil. Celle-ci nous permet de calculer la durée exacte de votre mobilité.
Vous devez aussitôt nous la transmettre à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr.


III. Après la mobilité

1) Obtenir un relevé de notes de l'université d'accueil

Le passage des examens pendant votre mobilité vous permet d'obtenir un relevé de notes de l'université d'accueil. S'il vous est envoyé directement, vous devez nous transmettre une version scannée à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

2) Convertir vos notes pour valider vos résultats

Dès réception de vos notes, vous devez les faire convertir par votre coordinateur de zone de la Sorbonne Nouvelle. Pour cela, complétez la fiche de validation des résultats [DOCX - 683 Ko]et envoyez-la lui, accompagnée de vos relevés de notes ainsi que de vos contrats pédagogiques. Pour rappel, voici la liste des coordinateurs.
Une fois qu'il vous l'a retournée, envoyez la à votre coordinateur de département pour validation et signature.
Une fois la fiche signée par les deux coordinateurs (et le coordinateur de mineure le cas échéant), envoyez-la nous à l'adresse : mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

Attention : dans le cas où vous effectuez une mobilité toute l'année de L3 et que vous souhaitez postuler en Master l'année suivante, vous pouvez établir une fiche de conversion provisoire. Celle-ci vous servira uniquement pour constituer votre candidature en Master. Les notes ne seront saisies qu'après votre retour de mobilité, une fois la fiche de validation des résultats établie.

3) Obtenir un relevé de notes de la Sorbonne Nouvelle & le diplôme, le cas échéant

La DAI transmettra votre fiche de validation des résultats au secrétariat de votre département. Ce dernier saisira les notes qui apparaîtront sur votre compte iSorbonne.
Si vous attendez un diplôme à la fin de votre année d'études, renseignez-vous auprès du secrétariat de votre département afin de connaître les délais pour le retirer au bureau des diplômes.

4) Remplir le rapport de fin de séjour (facultatif)

A votre retour de mobilité, nous vous demandons de remplir les questionnaires suivants :
- Retour sur votre expérience de mobilité, qui sera publié sur le site pour aider les futurs étudiants en échange : LIEN
- Court rapport pour la Direction des Affaires Internationales, qui restera confidentiel et nous aidera à améliorer notre fonctionnement : LIEN

5) Déclencher le solde de la bourse, le cas échéant

Si une aide à la mobilité vous a été allouée, vous avez obtenu un premier versement au début de votre mobilité (cf II.2).
Le solde vous est versé au retour de votre séjour d'études, une fois que votre dossier administratif de mobilité est complet :
 

  • Attestation de fin de séjour (cf II.4)
  • Relevé de notes de l'université d'accueil (cf III.1)
  • Fiche de validation des résultats (cf III.2)

Attention, le montant de votre bourse est recalculé en fonction de la durée exacte de votre mobilité. Il se peut donc que le solde à percevoir soit inférieur au montant initialement annoncé. 

Votre dossier de mobilité Internationale est désormais clos,
nous vous souhaitons une bonne continuation !

 

Retour au menu


mise à jour le 15 janvier 2021


Page mise à jour le 15/01/2021

Contacts à la DAI


Laurie TIEU GUYOT
& Carole MARROT

mobilite.internationale@sorbonne-nouvelle.fr

01.45.87.48.56 /
01.45.87.48.48

Bureau 321
Ouvert au public :
- les lundis de 14h à 17h
- les mardis et jeudis de 9h30 à 12h30 et de 14h à 17h
Pour prendre rendez-vous, merci d'utiliser cette plateforme.