CIRCULAIRE DGSIP - 16 février 2021

Suite à la réception d'une nouvelle circulaire établie par la Direction Générale de l'Enseignement Supérieur et de l'Insertion Professionnelle (DGESIP) le 16 février 2021 relative aux modalités de stage à l’international, le bureau des stages vous informe des évolutions des mobilités sortantes réservées aux étudiant.e.s.

Comme vous le savez, la circulation toujours active du COVID19 et de ses nouveaux variants a conduit à la fermeture des frontières depuis le 29 janvier 2021 avec toutefois des exceptions au titre de motifs impérieux. 

 Dans le cadre des dernières directives gouvernementales concernant l'épidémie de Coronavirus en France, nous vous informons que:

sont autorisés:

En France

• les stages permettant le travail à distance et/ou en présentiel au sein des organismes d’accueil, pour ceux dont l'activité peut reprendre sur leurs sites et dont les missions confiées aux stagiaires ne peuvent se dérouler à distance, sous réserve que les conditions sanitaires soient réunies.

• les stages, obligatoires ou optionnels, permettant le travail à distance et/ou en présentiel, sous réserve des conditions d'entrée et de résidence de chaque pays, relatives à la situation sanitaire.
• les stages en présentiel sous réserve des restrictions du MEAE (uniquement les pays en zone verte ou jaune).

• les stages, obligatoires ou optionnels, permettant le travail à distance et/ou en présentiel, sous réserve des conditions d'entrée et de résidence de chaque pays, relatives à la situation sanitaire.
• les stages en présentiel sous réserve des restrictions du MEAE (uniquement les pays en zone verte ou jaune), et dans le respect des mesures sanitaires mises en place dans le pays.

Rappel : Les signatures scannées des conventions et avenants de stage sont autorisées sauf celles des directions des départements qui doivent obligatoirement être manuscrites.

Le circuit de signature des conventions de stage demeure inchangé. La signature des avenants à la convention de stage suit le même circuit :

Etape 1 : Enseignant.e-référent.e - Université

Soumettez votre projet de stage à votre enseignant.e-référent.e et obtenez son accord sur les missions proposées en travail à distance.

Etape 2 : Etudiant.e

Connectez-vous à votre ENT, onglet Etudiant/convention de stage, créez et téléchargez votre convention de stage.

Etape 3 : Organisme d’accueil

Faites remplir et signer la convention de stage à votre organisme d’accueil.

Les signatures scannées seront acceptées mais les conventions devront obligatoirement être régularisées (contre-signature manuscrite par toutes les parties) dans les meilleurs délais. 

Etape 4 : Enseignant.e-référent.e puis directeur/directrice de département – Université

Transmettez votre convention signée par l’organisme d’accueil à votre enseignant.e-référent.e pour signature. N’oubliez pas de joindre à votre convention votre attestation de responsabilité civile (elle sera également à transmettre à votre organisme d’accueil) et les documents indiqués selon que votre stage soit en présentiel en France, au sein de l'espace européen ou en dehors de l'espace européen.

Selon l’organisation de votre département, votre enseignant.e-référent.e, votre directeur/directrice de département ou votre secrétariat pédagogique vous enverra par mail votre convention signée.

Cas n°1 : Stage en France en travail à distance

Vous devez indiquer dans la rubrique de la convention de stage Commentaire sur le temps de travail : le stage s’effectuera exclusivement à distance au domicile de l’étudiant.e selon des horaires déterminés (ex : du lundi au vendredi de 9h à 13h puis de 14h à 18h)

Une reprise sur site totale ou partielle d'un stage autorisé en travail à distance nécessitera obligatoirement la signature :

• d’un avenant après accord de l’enseignant.e-référent.e.

o   stage mixte (Distance/ présentiel) - avenant Autre disponible dans l’application convention de stage (onglet Avenant) indiquant :

- Titre: COVID19 – stage mixte (distance-présentiel) 

- Motif de l'avenant: COVID 19 – Travail à distance (indication des jours et horaires précis du travail à distance (ex : du lundi, mardi et jeudi de 9 heures à 17 heures) et travail en présentiel (indication des jours et horaires précis du travail en présentiel (ex : mercredi et vendredi de 9 heures à 16 heures)

o   stage totalement en présentiel - avenant Changement de lieu de stage disponible dans l’application convention de stage (onglet Avenant).

Cas n°2 : Stage à l’international en travail à distance

Vous devez indiquer dans la rubrique de la convention de stage Commentaire sur le temps de travail : le stage s’effectuera exclusivement à distance au domicile de l’étudiant.e selon des horaires déterminés (ex : du lundi au vendredi de 9h à 13h puis de 14h à 18h – heure de Paris)

La convention de stage sera accompagnée d'un document de l’organisme d’accueil précisant l'amplitude horaire (entre 8h et 20h heure de Paris) dans laquelle s'inscrit le temps de travail du stagiaire. L'organisme d'accueil indiquera également (sur le document ou par mail) à l'enseignant.e-référent.e les modalités d'encadrement et les fréquences de contact entre l'étudiant.e et le.la tuteur.tutrice. 

Si pendant le stage, l’université autorise à nouveau en présentiel les stages à l’international pour les non-résident.e.s, l’étudiant.e pourra émettre un avenant indiquant le changement de lieu du stage, après avoir obtenu l’accord de son enseignant.e-référent.e, fait une demande de Fiche Pays, joint l’Annexe 2 Protection maladie et accident du travail du stagiaire à l’étranger signée par l'organisme d'accueil ainsi que le document normé, signé de l'organisme d'accueil et indiquant les modalités de sécurité sanitaire mises en place. 

Cas n°3 : Stage en France en présentiel

L'étudiant.e fait valider au préalable par son enseignant.e-référent.e la faisabilité des missions proposées en présentiel.

La convention de stage sera obligatoirement accompagnée de l’Annexe à la convention de stage en présentiel France [PDF - 132 Ko]  signée de l'organisme d'accueil et de l'étudiant.e indiquant les modalités de sécurité sanitaire mises en place. 

Cas n°4 : Stages en présentiel dans les pays de l'espace européen

Vous devez faire valider au préalable par votre enseignant.e-référent.e la faisabilité des missions proposées en présentiel.

Si l’enseignant.e-référent.e donne son accord, vous devez remplir une demande de Fiche Pays que le bureau des stages vous fera parvenir par courriel.

 Vous devez obligatoirement joindre à votre convention de stage :

1. la Fiche Pays,
2. l’Annexe 2 Protection maladie et accident du travail du stagiaire à l’étranger signée par l'organisme d'accueil (le document se trouve dans votre ENT > Convention de stage > Page d 'accueil de l'application des stages)
3.  Assurance Maladie
   
   
   • Pays membre de l’Union européenne : copie de la carte européenne d’Assurances maladie
   • Pays hors UE mais dans l’espace Schengen (Royaume-Uni inclus): copie d’un contrat d’assurance couvrant les frais médicaux non pris en charge par l’Assurance maladie française

4. Assistance rapatriement : Copie du contrat d’assistance souscrit par l’étudiant.e

Rappels : 

Une convention de stage pour une zone qualifiée "orange" ou "rouge" par le site Conseils aux voyageurs du MEAE ne sera pas acceptée par l'université. De même, des informations sanitaires défavorables pourront conduire à un refus de convention.

• Pour les étudiants dont le stage est obligatoire pour la délivrance d’un diplôme ;

• Pour les étudiants résidant déjà dans le pays. 

L'étudiant.e fait valider au préalable par son enseignant.e-référent.e la faisabilité des missions proposées en présentiel.

Si l’enseignant.e-référent.e donne son accord, l’étudiant.e remplit une demande de Fiche Pays que le bureau des stages lui fera parvenir par courriel.

L'étudiant.e doit obligatoirement joindre à sa convention de stage :

1. la Fiche Pays,
2. l’Annexe 2 Protection maladie et accident du travail du stagiaire à l’étranger signée par l'organisme d'accueil. 
3. Assurance Maladie

Rappels : 

Une convention de stage pour une zone qualifiée "orange" ou "rouge" par le site Conseils aux voyageurs du MEAE ne sera pas acceptée par l'université. De même, des informations sanitaires défavorables pourront conduire à un refus de convention.

• Je suis déjà en stage à distance mais mon organisme d’accueil me propose d’être présent.e sur site quelques jours par semaine. Est-ce possible ?

Oui vous pouvez effectuer tout ou partie de votre stage en présentiel. Après avoir échangé avec votre enseignant.e-référent.e, vous devez émettre un avenant Autre disponible dans l’application convention de stage (onglet Avenant) et indiquer :

- Titre: COVID19 – stage mixte (distance-présentiel) 

- Motif de l'avenant: COVID 19 – Travail à distance (indication des jours et horaires précis du travail à distance (ex : du lundi, mardi et jeudi de 9 heures à 17 heures) et travail en présentiel (indication des jours et horaires précis du travail en présentiel (ex : mercredi et vendredi de 9 heures à 16 heures)

J’ai signé une convention de stage en travail à distance en France et mon organisme d’accueil souhaite que le stage s’effectue désormais intégralement en présentiel. Est-ce possible ?

Oui.  Si l’ensemble des conditions sont réunies, vous devez créer un avenant Changement de lieu de stage disponible dans l’application convention de stage (onglet Avenant).

• Je poursuis actuellement un stage et je souhaite prolonger en travail à distance mon stage au-delà de la date indiquée sur ma convention ?

Si vous avez déjà établi votre Autre Covid 19 – Travail à distance, vous pouvez établir un avenant « Modification de la durée du stage ».

Rappels :

- Vous ne pouvez pas effectuer plus de 924h de stage dans le même organisme d’accueil par année universitaire.

- Le CA du 24 avril 2020 a voté une extension des bornes de l’année universitaire pour l’année 2019-2020 :

o   Pour les L1, L2, L3 et M1 : jusqu’au 15 septembre 2020

o   Pour les LP et M2 : jusqu’au 31 décembre 2020

Aucun stage comptant pour l’année universitaire 2019-2020 ne peut dépasser l’une de ces limites.

• Je souhaite émettre un avenant de travail à distance afin de poursuivre mon stage qui a débuté avant/pendant la période de confinement. Comment dois-je faire ?

Un avenant Autre est disponible dans l'application convention de stage (onglet avenant).

Vous indiquerez dans la rubrique:

- Titre: COVID19 - travail à distance 

- Motif de l'avenant: COVID 19 – Travail à distance + indication des jours et horaires précis du travail à distance (ex : du lundi au vendredi de X heures à X heures).

Dans le cadre du travail à distance, l'organisme d'accueil s'engage à maintenir le lien avec son stagiaire par des contacts fréquents.

Le stagiaire, quoique à domicile, reste sous l'autorité de l'organisme d'accueil et s’engage à se conformer aux dispositions de la convention de stage et de l'avenant.

• Mon stage qui devait débuter pendant le confinement a été annulé. Mon organisme d’accueil propose de m’accueillir à nouveau. Puis-je faire un avenant ?

Non. Votre stage ayant été rompu via un avenant de rupture de stage, vous ne pouvez plus faire d’avenant. Vous devez donc créer une nouvelle convention de stage sur l’application stage.

• Mon stage a été suspendu par mon organisme d’accueil pendant la période de confinement. On me propose désormais de reprendre mon stage en présentiel. Est-ce possible ?

Oui depuis l'arrêté du 26 mai 2020 (cf  cas Stage en France en présentiel) mais sous trois conditions: 

1.    Que votre convention de stage soit toujours en cours. Si ce n’est plus le cas, vous ne pouvez plus émettre un avenant. Vous devez créer une nouvelle convention de stage.

2.    Que votre avenant Autre indiquant les jours de présence disponible dans l’application convention de stage (onglet avenant)  soit signé avant la fin initialement prévue  de votre stage.

3. Que l'Annexe stage en présentiel France  [DOCX - 65 Ko]ou l'Annexe stage en présentiel Union européenne/Espace Schengen [DOCX - 62 Ko] soit jointe à votre avenant

Attention : votre avenant de stage ne sera pas signé par l’université si l’Annexe à la convention de stage en présentiel – France ou Union européenne n’est pas jointe.

• Mon stage a été suspendu par mon organisme d’accueil pendant la période de confinement par un avenant. On me propose désormais de reprendre mon stage en travail à distance. Est-ce possible ?

Oui c’est possible mais sous deux conditions :

1.    Que votre convention de stage soit toujours en cours. Si ce n’est plus le cas, vous ne pouvez plus émettre un avenant. Vous devez créer une nouvelle convention de stage.

2.    Que votre avenant Autre disponible dans l’application convention de stage (onglet avenant)  soit signé avant la fin initialement prévue  de votre stage.

Vous indiquerez sur cet avenant dans la rubrique:

- Titre: COVID19 - travail à distance 

- Motif de l'avenant: COVID 19 – Travail à distance + indication des jours et horaires précis du travail à distance (ex : du lundi au vendredi de X heures à X heures).

• On me propose un stage mais le volume horaire ne correspond pas au volume horaire attendu par ma formation pour valider mon stage. Que dois-je faire ?

Le bureau des stages ne peut pas répondre à cette question d’ordre pédagogique. Nous vous invitons à prendre contact avec votre enseignant.e-référent.e.

DGESIP – Extrait de la Foire aux questions stages à destination des étudiant.e.s dans le cadre de la pandémie - mise à jour le 15 avril 2020

• Si je suis positif au COVID 19 pendant mon stage que se passe-t-il ?

Dans ce cas, vous devez prendre contact avec votre organisme d’accueil et votre établissement de formation, et suivre les préconisations de l’Etat. Votre stage sera suspendu en accord avec votre organisme d’accueil et vous serez pris en charge par la sécurité sociale, soit par votre couverture maladie, soit par la couverture maladie professionnelle.

• Comment faire si les règles de distanciation et de « sécurité sanitaire » ne sont pas respectées au sein de mon organisme d’accueil ? Ai-je un droit de retrait ? Que puis-je faire ?

Votre organisme d’accueil (entreprise, association ou autre) ne doit pas vous mettre en danger. Vous pouvez donc refuser d’exécuter une tâche dangereuse pour votre sécurité ou santé. Vous ne bénéficiez pas du droit de retrait en tant que tel mais d’une protection issue du code de l’éducation. Votre organisme d’accueil s’expose à une amende s’il vous met en danger.

Source : Articles L124-14 et L 124-17 du code de l’éducation

• Que faire si un de mes collègues/voisins de bureau tombe malade et que je ne fais pas du télétravail ?

Si votre collègue est atteint du COVID 19, une procédure dédiée se mettra en principe en place. Vous devez prévenir immédiatement vos tuteurs. Votre organisme d’accueil (entreprise, association ou autre) ne doit pas vous placer dans une situation de danger. Vous pouvez donc refuser de continuer à faire votre stage auprès de cette personne. Vous ne bénéficiez pas du droit de retrait en tant que tel mais d’une protection issue du code de l’éducation. Votre organisme d’accueil s’expose à une amende s’il vous met en danger.

Source : Articles L124-14 et L 124-17 du code de l’éducation

• Puis-je interrompre mon stage par crainte du virus ? Même si les mesures de distanciation sont respectées ?

OUI, vous pouvez interrompre votre stage pour une question de mise en danger de votre santé ou de maladie.

Source : articles L124-14 et L 124-15 du code de l’éducation

• Puis-je continuer à toucher ma gratification/compensation lorsque l’entreprise doit arrêter son activité pendant cette période ?

NON, la gratification est liée au fait que vous soyez présent, que ce soit dans l’organisme d’accueil ou dans un autre lieu mais dans tous les cas, que vous réalisiez les tâches prévues dans la convention. Votre organisme d’accueil n’a pas le droit de vous gratifier s’il est fermé.

Sources : Articles L136-1-1 et D242-2-1 du code de la sécurité sociale

• Que faire si l’organisme d’accueil ne me fournit pas ou ne m’a pas fourni le matériel nécessaire pour faire mon stage à distance ?

Avant de passer en stage à distance, les parties doivent s’assurer que le matériel adéquat est disponible pour le stagiaire. Dans le cas contraire, le stage à distance ne peut avoir lieu. Ce matériel n’est pas obligatoirement à fournir par l’organisme d’accueil.

• Comment puis-je faire si je n’ai pas de connexion internet ? Si je suis en zone blanche ?

Si vous n’avez aucun moyen de connexion internet pendant votre stage, il convient de voir avec votre organisme d’accueil ce qu’il est possible de faire. Si internet est indispensable à la poursuite du stage, celui-ci sera interrompu. Il pourra, selon le délai initial de fin du stage, reprendre après le confinement. Cela ne doit pas vous être préjudiciable et votre établissement d’enseignement trouvera une solution pour valider votre stage ou vous proposer une solution alternative.

Source : Article L124-15 du code de l’éducation

• Les autres employés de mon organisme d'accueil sont en chômage partiel, puis je prétendre à un dédommagement du fait de l'interruption de mon stage?

En tant que stagiaire, vous ne bénéficiez pas du chômage partiel. Des dispositifs sont proposés par le ministère en lien avec vos établissements. Contactez votre établissement d’enseignement pour en savoir plus.

• Si je continue à me rendre à mon stage, suis-je éligible à la prime d'activité dont pourront bénéficier les employés?

En tant que stagiaire, vous n’avez pas le statut de salarié, donc vous ne bénéficiez pas des primes d’activité.

• Mon organisme d'accueil refuse l'avenant à la convention pour me permettre de reprendre mon stage à la fin du confinement, que puis-je faire?

Si votre organisme d’accueil ne veut pas modifier la convention de stage, rapprochez-vous de votre tuteur académique (enseignant) et de votre établissement pour trouver une solution.

• La crise actuelle peut-elle justifier que mes tâches au sein de l'organisme d'accueil changent?

Le sujet de stage et les missions qui vous sont confiées sont en principe intégrés à la convention de stage. Un avenant doit être fait pour les modifier. A minima, au vu des circonstances, vous pouvez contacter vos deux tuteurs (en établissement et dans l’organisme d’accueil) pour voir avec eux ce qu’il est possible de faire ou de ne pas faire.

• A cause de la crise, mes tâches dans l'organisme d'accueil ont changé pour me permettre d'effectuer mon stage à distance, elles ne sont plus conformes à la convention, doit-on faire un avenant? Est-ce que mon établissement peut le refuser ?

Le sujet et les tâches effectuées pendant le stage sont en effet en principe prévus dans la convention. En principe, un avenant est nécessaire. A minima, au vu des circonstances, vous pouvez contacter vos deux tuteurs (en établissement et dans l’organisme d’accueil) pour voir avec eux ce qu’il est possible de faire ou de ne pas faire.

• En stage à distance, mon organisme d'accueil peut-il me solliciter en dehors des heures de travail normales?

En principe, vos horaires sont intégrés à un planning. Si tel n’est pas le cas, il convient de vous mettre d’accord avec votre organisme d’accueil sur des horaires de stage. Conformément au code de l’éducation, les stagiaires suivent les règles applicables aux salariés de l’organisme pour ce qui a trait aux durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de présence.

Source : article L.124-14 du code de l’éducation

• Puis je refuser d'effectuer certaines tâches, comme des déplacements par exemple, alors que l'employeur me le demande?

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. Dans ces conditions, vous avez le droit de refuser tout déplacement. De plus, les déplacements sont strictement limités.

Source : Article L.124-14 du code de l’éducation, Décret n° 2020-293 du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire 

• Mon établissement peut-il m'interdire d'effectuer un stage prévu cet été, à l'étranger, même si les mesures de confinement sont levées?

L’établissement d’enseignement est le seul décideur de l’autorisation d’accorder un stage à ses étudiants. Si votre établissement estime que les conditions de sécurité sanitaire ne sont pas réunies, il pourra vous interdire un stage dans une zone qu’il estime à risques.

• Les dates et la durée du stage doivent-elles être encore inclues dans la convention malgré le flou autour de ces informations à cause du confinement?

La convention de stage doit nécessairement comprendre les dates de début et de fin de stage et la durée totale du stage. Un avenant pourra toujours être réalisé si ces éléments changent en cours de stage.

• Mon organisme d’accueil me propose un stage depuis mon domicile et je ne peux effectuer le stage à distance, cela signifie-t-il, que je dois interrompre le stage?

Si vous ne pouvez pas signer l’avenant indiquant que vous ferez votre stage à distance, votre stage sera interrompu.

• Je tombe malade pendant mon stage, que dois-je faire ?

Que vous soyez ou non touché par le COVID 19, vous devez vous rapprocher d’une part de la médecine du travail de votre organisme d’accueil et d’autre part de la médecine préventive de votre établissement.

Source : Décret n° 2020-273 du 18 mars 2020 relatif aux missions des services de santé universitaires dans le cadre de la lutte contre le virus covid-19

• J’ai besoin d’un soutien psychologique pendant mon stage, que dois-je faire ?

Vous devez vous rapprocher d’une part de la médecine du travail de votre organisme d’accueil et d’autre part de la médecine préventive de votre établissement.