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VADEMECUM : Organisation des manifestations scientifiques (colloques, journées d'étude, table ronde...)

Ce vade-mecum a pour but d’aider les enseignants-chercheurs dans l’organisation de manifestation scientifique au sein de l’université.


Choix de la thématique

Le choix de l’organisation d’une manifestation scientifique doit pleinement s’intégrer dans la politique scientifique d’une équipe d’accueil. Il convient que la Direction de l’équipe soit le plus rapidement informée. Les crédits alloués et dépensés proviennent et transitent sur la ligne budgétaire de l’équipe. La manifestation devra faire l’objet d’une étude au sein du Conseil de gestion de l’équipe pour validation.


Date et lieux de la manifestation

Ces opérations ne sont pas à négliger et doivent être régler au plus tôt dans l’organisation d’une telle manifestation. Les critères à prendre en compte sont la capacité d’accueil, l’équipement informatique et audio-visuel.
Aide : Reservation de salles


Constitution d’un comité scientifique, appel à communication et comité d’organisation

La constitution d’un comité scientifique et appel à communication doivent être effectifs au moins un an avant la date de la manifestation. Il convient aussi de définir un comité d’organisation pour les aspects logistiques de la manifestation. Il travaillera en lien avec la Cellule colloques et le service de pilotage des structures de recherche tout au long du processus d’organisation.

Pour la gestion de l'appel à communications, nous vous conseillons le site : sciencesconf


Elaboration du dossier au sein de l’établissement

La Commission de la Recherche du Conseil académique examine deux fois par an les projets de manifestations scientifiques portés par les formations de recherche de l’Université et contribue dans certains cas à leur financement. Ce dossier comprend notamment des documents financiers permettant une visibilité financière précise de la manifestation (annexe n°3).
 

Financements extérieurs

La recherche de nouvelles sources de financement des manifestations scientifiques est aussi une donnée prioritaire. La Cellule colloques vous aidera dans l’élaboration des demandes de financement auprès de la Région Ile de France, Mairie de Paris… (colloques@univ-paris3.fr).


Communication

PAGE WEB
A partir du dossier dûment complété, une page sur la manifestation sera créée sur le site internet institutionnel.
Elle pourra être agrémentée de l’ensemble des informations que vous jugerez utiles (visuel, affiche, programme, lien sur d’autres sites institutionnels…), en lien avec la Cellule colloques.

SITE WEB
Pour ceux qui souhaitent réaliser un site Web nous vous conseillons le site : sciencesconf

AFFICHE - PROGRAMME

  • Consultez la page du service PAO (en sachant que le délai conception / impression est d'environ 4 semaines). Il faut impérativement remplir une Fiche de demande de conception
  • Vous pouvez ensuite transmettre cette affiche à la Maison de la Recherche (4, rue des irlandais - 75005 PARIS) pour affichage dans nos locaux et en .pdf, .jpg à l'adresse colloques@univ-paris3.fr pour le site ou les écrans d'accueil à Censier (. Le jour de l'évènement, vous pouvez également prévoir quelques affiches pour mieux organiser l'accueil des participants.

GOODIES
La Maison de la Recherche et la sous-direction de la communication vous offre une vingtaine de sacs, stylos et pochettes selon les stocks. Si vous souhaitez des quantités plus importantes, des objets spécifiques ou une communication spéciale et que vous disposez d'un budget, nous vous invitons à contacter dsic-com@sorbonne-nouvelle.fr


Perception de droits d’inscription


La perception des droits d’inscription pour les colloques organisés par l’université s’appuie sur une instruction parue au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique du mois de juin 2009. Ce point ne concerne pas les journées d’études, symposium, etc… (qui peuvent évidemment faire l’objet d’une demande d’aide financière auprès de la Commission de la Recherche), mais les manifestations qui prétendent à l’appellation « Colloque ». Lors de la séance du Conseil Scientifique du 11 mars 2011 et du Conseil d’Administration du 19 mars 2011, il a été décidé que ces droits d’inscription seraient fixés à 20, 50 ou 100 €uros (au choix des organisateurs et selon la nature du colloque et ses besoins spécifiques). Des procédures ont été mises en place au sein de l’établissement afin de vous simplifier cette perception (annexe n°4).
Système de paiement en ligne : dsic-rdre@sorbonne-nouvelle.fr et agence.comptable@univ-paris3.fr
Pensez à nous informer par mail : colloques@univ-paris3.fr pour relier l'actualité du colloque avec le site de paiement en ligne


Reservations d'hotels et restaurants

Une liste d’hôtel et restaurants se trouvant à proximité du lieu de la manifestation et travaillant déjà avec notre établissement est à votre disposition. Il conviendra de la diffuser aux communicants invités.

DEVIS
Les devis relatifs aux déjeuners de travail, pauses-café et frais d’hébergement devront être transmis au gestionnaire de l’équipe au sein du service de pilotage des structures de recherche pour l’établissement de demande d’engagement, bon de commande et paiement de la prestation, selon les modalités prévues par le Conseil d’Administration.


Déroulement de la manifestation


ACCUEIL ET INSTALLATION DE L'EVENEMENT
Pensez à vous renseigner sur le materiel disponible en terme de video-projection et demander si besoin une aide technique pour le lancement de l'équipement dpil@sorbonne-nouvelle.fr ou support@sorbonne-nouvelle.fr

FILMER UNE CONFERENCE LORS DU COLLOQUE
Remplir rapidement une fiche projet auprès de la DSIC ENEAD
Pensez à nous tenir informer par mail : colloques@univ-paris3.fr pour mettre ensuite la vidéo sur la page du colloque


Remboursement des frais des communicants

Les frais engagés par les communicants, notamment pour leur déplacement et hébergement peuvent être pris en charge par l’université, selon les modalités prévues par le Conseil d’Administration, le 31 mai 2013 (annexe n°5), après l’établissement d’un dossier de remboursement, comprenant un ordre de mission (informations complémentaires pour remboursement des frais de déplacement : annexe n°6). Ces dossiers devront être suivis par le gestionnaire de l’équipe au sein du service de pilotage des structures de recherche.

mise à jour le 29 novembre 2017