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VADEMECUM : Organisation des manifestations scientifiques (colloques, journées d'étude, tables rondes...)

Préparation de l'évènement

Choix de la thématique
Le choix d'organiser une manifestation scientifique doit participer de la politique scientifique d’une unité de recherche et donc être validée par sa direction. Les crédits obtenus et dépensés passent par la ligne budgétaire de l’unité de recherche.

Date et lieux de la manifestation
Le choix de la date et la recherche d'une salle disponible doivent être effectués aussi tôt que possible. Les principaux critères à prendre en compte sont la capacité d’accueil de la salle, l’équipement informatique et audio-visuel. 
Aide : Reservation de salles

Constitution d’un comité scientifique, appel à communications et comité d’organisation
La constitution d’un comité scientifique et l'appel à communications doivent être effectifs suffisamment à l'avance. Il convient aussi de mettre en place un comité d’organisation pour les aspects logistiques de la manifestation. Il travaillera en lien avec la Cellule colloques et le service de pilotage des structures de recherche tout au long du processus d’organisation.
Pour la gestion de l'appel à communications, nous vous conseillons le site : sciencesconf

Elaboration du dossier au sein de l’établissement
La Commission de la Recherche du Conseil académique examine deux fois par an les projets de manifestations scientifiques portés par les formations de recherche de l’Université et peut contribuer à leur financement. 

Financements extérieurs
La recherche de sources de financement extérieures à l'université est recommandée . La Cellule colloques vous aidera dans l’élaboration des demandes de financement auprès de la Région Ile de France, la Mairie de Paris… (colloques@univ-paris3.fr)

Perception de droits d’inscription
La perception des droits d’inscription pour les colloques organisés par l’université s’appuie sur une instruction parue au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique du mois de juin 2009. Ce point ne concerne pas les journées d’études, symposium, etc… (qui peuvent évidemment faire l’objet d’une demande d’aide financière auprès de la Commission de la Recherche), mais les manifestations qui prétendent à l’appellation « Colloque ». Lors de la séance du Conseil Scientifique du 11 mars 2011 et du Conseil d’Administration du 19 mars 2011, il a été décidé que ces droits d’inscription seraient fixés à 20, 50 ou 100 Euros (au choix des organisateurs et selon la nature du colloque et ses besoins spécifiques). Des procédures ont été mises en place au sein de l’établissement afin de simplifier cette perception (annexe n°4).
Système de paiement en ligne : dsic-rdre@sorbonne-nouvelle.fr et agence.comptable@univ-paris3.fr
Pensez à nous informer par mail : colloques@univ-paris3.fr pour relier l'actualité du colloque avec le site de paiement en ligne

Reservations d'hotels et restaurants
Une liste d’hôtel et restaurants se trouvant à proximité du lieu de la manifestation et travaillant déjà avec notre établissement est à votre disposition. Vous pouvez la diffuser aux communicants invités.
Les devis relatifs aux déjeuners de travail, pauses-café et frais d’hébergement devront être transmis au gestionnaire de l’équipe au sein du service de pilotage des structures de recherche pour l’établissement de la demande d’engagement, du bon de commande et du paiement de la prestation, selon les modalités prévues par le Conseil d’Administration.

Remboursement des frais des communicants
Les frais engagés par les communicants, notamment pour leur déplacement et hébergement peuvent être pris en charge par l’université, selon les modalités prévues par le Conseil d’Administration, le 31 mai 2013 (annexe n°5), après l’établissement d’un dossier de remboursement, comprenant un ordre de mission (informations complémentaires pour remboursement des frais de déplacement : annexe n°6). Ces dossiers sont suivis par le gestionnaire de l’équipe au sein du service de pilotage des structures de recherche.

Communication

Page web
A partir du dossier dûment complété, une page sur la manifestation sera créée sur le site internet de la Sorbonne Nouvelle.
Pour agrémenter ou actualiser cette page de l’ensemble des informations que vous jugez utiles (visuels, affiches, programme, liens sur d’autres sites institutionnels…) envoyez un mail à colloques@univ-paris3.fr

Site web
Pour celles et ceux qui souhaitent réaliser un site Web nous vous conseillons le site : sciencesconf

Affiche - programme

  • Consultez la page du service PAO (en sachant que le délai conception / impression est d'environ 4 semaines). Il faut impérativement remplir une Fiche de demande de conception
  • Vous pouvez ensuite transmettre cette affiche à la Maison de la Recherche (4, rue des irlandais - 75005 PARIS) pour affichage dans nos locaux et en .pdf, .jpg à l'adresse colloques@univ-paris3.fr pour le site et les écrans d'accueil à Censier). Le jour de l'évènement, vous pouvez également prévoir quelques affiches pour l'accueil des participants.

Goodies
La Maison de la Recherche et la sous-direction de la communication vous offre une vingtaine de sacs, stylos et pochettes selon les stocks. Si vous souhaitez des quantités plus importantes, des objets spécifiques ou une communication spéciale et que vous disposez d'un budget, nous vous invitons à contacter dsic-com@sorbonne-nouvelle.fr

Déroulement de la manifestation

Accueil et installation
Pensez à vous renseigner sur le materiel disponible en terme de video-projection et demander si besoin une aide technique colloques@univ-paris3.fr, dpil@sorbonne-nouvelle.fr, visio-conférence support@sorbonne-nouvelle.fr

Captation audio ou vidéo du colloque
Si vous envisagez de réaliser une captation audio ou vidéo, remplir une fiche projet auprès de la DSIC ENEAD
Pensez à nous tenir informer par mail : colloques@univ-paris3.fr pour que nous diffusions ensuite la vidéo sur la page consacrée au colloque

Valorisation

Photos & vidéos
Vous pouvez nous contacter (colloques@univ-paris3.fr) pour nous transmettre une selection de photos ou captations afin que nous puissions agrémenter la page de votre colloque.

Conclusions scientifiques
Nous vous invitons à prévoir des conclusions scientifiques, quelques lignes ou un document pdf d'une ou deux pages. Cela permettra de remettre en avant la page de votre évènement et de confirmer l'intérêt, la qualité des communications et des débats de votre manifestation scientifique.

Publication d'actes de colloques
Plutôt que de publier des actes de colloque, dont la portée est souvent limitée, nous vous encourageons à envisager la publication d’un ouvrage collectif sur la base du colloque.

  • La Direction des Bibliothèques Universitaires vous propose un nouveau service : la publication en ligne de vos actes de colloque sur un espace dédié sur le portail HAL de notre université. Vous pouvez voir un exemple ici. Pour plus d'informations, vous pouvez contacter : emelyne.ceranton@univ-paris3.fr
  • Pensez à nous prévenir (colloques@univ-paris3.fr) lors de la parution numérique ou papier afin que nous puissions également en faire la publicité sur le site de la recherche ou ajouter un lien sur la page de votre colloque.

 

mise à jour le 15 février 2018