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VADEMECUM : Organisation des manifestations scientifiques (colloques, journées d'étude, tables rondes...)

Préparation de l'évènement

Choix de la thématique
Le choix d'organiser une manifestation scientifique doit participer de la politique scientifique d’une unité de recherche et donc être validée par sa direction. Les crédits obtenus et dépensés passent par la ligne budgétaire de l’unité de recherche ou du projet.

Date et lieux de la manifestation
Après avoir fixé une date, vous devez rapidement rechercher une salle disponible en prenant en compte sa capacité d’accueil et vos besoins informatiques et audio-visuels. 
Renseignements : Salles à la Maison de la Recherche  + Salles à l'Université Sorbonne Nouvelle

Constitution d’un comité scientifique, appel à communications et comité d’organisation
La constitution d’un comité scientifique et l'appel à communications doivent être effectifs suffisamment à l'avance.
Il convient aussi de mettre en place un comité d’organisation pour les aspects logistiques de la manifestation. Il travaillera en lien avec la Cellule colloques et le pôle de pilotage des structures de recherche ou le pôle Ingénierie des projets de recherche, international tout au long du processus d’organisation.
Pour la gestion de l'appel à communications, nous vous conseillons le site : sciencesconf

Elaboration du dossier au sein de l’établissement
La Commission de la Recherche du Conseil Académique examine deux fois par an les projets de manifestations scientifiques portés par les formations de recherche de l’Université et peut contribuer à leur financement. 

Financements extérieurs
La recherche de sources de financement extérieures à l'université est recommandée. La Cellule colloques vous aidera dans l’élaboration des demandes de financement auprès de la Région Ile de France, la Mairie de Paris… (colloques@univ-paris3.fr)

Perception de droits d’inscription
Les droits d’inscription pour les colloques organisés par l’université sont fixés à 20, 50 ou 100 Euros (au choix des organisateurs et selon la nature du colloque et ses besoins spécifiques). Les étudiants doivent être exonérés.
Des procédures ont été mises en place au sein de l’établissement afin de simplifier cette perception.
Système de paiement en ligne : dsic-rdre@sorbonne-nouvelle.fr et agence.comptable@univ-paris3.fr et eleonore.laly@sorbonne-nouvelle.fr
Pensez à nous informer par mail : colloques@univ-paris3.fr pour relier l'actualité du colloque avec le site de paiement en ligne

Reservations d'hotels, restaurants et prise en charge des frais des communicants
Nous invitons le comité d'organisation à prendre contact, au moins un mois avant la date de l'évènement, avec son gestionnaire d'équipe au sein du service de pilotage des structures de recherche ou son gestionnaire de projet au sein du pôle Ingénierie des projets de recherche, international, afin de connaitre les démarches à suivre.
Les demandes de devis et les réservations incombent à l'organisateur. Une liste d’hôtels et restaurants se trouvant à proximité du lieu de la manifestation et travaillant déjà avec notre établissement est à votre disposition (colonne de droite).

Les devis relatifs aux frais de réception, pauses-café et frais d’hébergement devront être transmis au gestionnaire de l’équipe au sein du pôle service de pilotage des structures de recherche ou du pôle Ingénierie des projets de recherche, international pour l’établissement du bon de commande au plus tard 15 jours avant l'événement.

Les frais engagés par les communicants, notamment pour leur déplacement et leur hébergement peuvent être pris en charge par l’université, après l’établissement d’un dossier de remboursement, comprenant un ordre de mission, l'état de frais de mission, un RIB et toutes pièces justificatives originales.

Communication

Page web
A partir du dossier dûment complété, une page sur la manifestation sera créée sur le site web institutionnel de la Sorbonne Nouvelle.
Pour agrémenter ou actualiser cette page de l’ensemble des informations que vous jugez utiles (visuels, affiches, programme, liens sur d’autres sites institutionnels…) envoyez un mail à colloques@univ-paris3.fr

Site web
Pour celles et ceux qui ont besoin de réaliser un site web à part, nous vous conseillons le site : sciencesconf. Il faudra néanmoins faire la demande d'une page sur le site web institutionnel afin d'améliorer la visibilité de votre événement.

Affiche - programme

  • Consultez la page du bureau PAO (en sachant que le délai conception / impression est d'environ 4 semaines). Il faut impérativement remplir une Fiche de demande de conception le plus tôt possible, même s'il vous manque des éléments pour créer le visuel, afin que votre demande de conception soit planifiée à l'avance et traitée dans les meilleurs délais.
  • Vous pouvez ensuite transmettre cette affiche à la Maison de la Recherche (4, rue des irlandais - 75005 PARIS) pour affichage dans nos locaux. Le jour de l'évènement, vous pouvez également prévoir quelques affiches pour l'accueil des participants.
  • Envoyez également une version en ".jpg" à l'adresse colloques@univ-paris3.fr pour illustrer le site web et communication@sorbonne-nouvelle.fr pour l'écran d'accueil du Campus Censier.

Goodies
La cellule colloques vous offre une vingtaine de sacs, stylos et pochettes par manifestation selon les stocks. Si vous souhaitez des quantités plus importantes, des objets spécifiques ou une communication spéciale et que vous disposez d'un budget, nous vous invitons à contacter communication@sorbonne-nouvelle.fr

Déroulement de la manifestation

Accueil et installation
Pensez à vous renseigner sur le materiel disponible en terme de video-projection et demander si besoin une aide technique colloques@univ-paris3.fr, dpil@sorbonne-nouvelle.fr, visio-conférence support@sorbonne-nouvelle.fr

Captation audio ou vidéo du colloque
Si vous envisagez de réaliser une captation audio ou vidéo, remplir une fiche projet auprès de la DSIC ENEAD
Pensez à nous tenir informer par mail : colloques@univ-paris3.fr pour que nous diffusions ensuite la vidéo sur la page consacrée au colloque

Demander l'intervention du photographe de l'université : photographe@sorbonne-nouvelle.fr

Valorisation

Photos & vidéos
Vous pouvez nous contacter (colloques@univ-paris3.fr) pour nous transmettre une selection de photos ou captations afin que nous puissions agrémenter la page de votre colloque.

Conclusions scientifiques
Nous vous invitons à prévoir des conclusions scientifiques, quelques lignes ou un document pdf d'une ou deux pages. Cela permettra de remettre en avant la page de votre évènement et de confirmer l'intérêt, la qualité des communications et des débats de votre manifestation scientifique.

Publication d'actes de colloques
Plutôt que de publier des actes de colloque, dont la portée est souvent limitée, nous vous encourageons à envisager la publication d’un ouvrage collectif sur la base du colloque.

  • La Direction des Bibliothèques Universitaires vous propose un nouveau service : la publication en ligne de vos actes de colloque sur un espace dédié sur le portail HAL de notre université. Vous pouvez voir un exemple ici. Pour plus d'informations, vous pouvez contacter : emelyne.ceranton@univ-paris3.fr
  • Pensez à nous prévenir (colloques@univ-paris3.fr) lors de la parution numérique ou papier afin que nous puissions également en faire la publicité sur le site de la recherche ou ajouter un lien sur la page de votre colloque.





 

mise à jour le 11 juin 2018


Démarches

 
Nous conseillons vivement les personnes désirant organiser une manifesation scientifique de contacter au plus tôt :

Mission, bon de commande et remboursement


Guide/vademecum [PDF - 867 Ko]


Missions et Déplacements Professionnels
voir les documents en téléchargement sur cette page (colonne de droite)