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Mobilité des doctorants et aides financières des ED

Très important à lire, svp

Très important : Mme Sylvie Long - qui gérait depuis plusieurs année les aides à missions pour les 5 écoles doctorales - quittant l'université le 20 juillet 2023 au soir, il vous est désormais demandé d'écrire à l’adresse edXYZ@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED au lieu de XYZ) pour toute question relative aux missions. Le poste étant vacant pour l'instant et Didier Mocq étant à présent le responsable administratif des 5 écoles doctorales de l'université, il ne pourra pas gérer seul en plus des 5 écoles doctorales ces questions-là tant qu'une personne ne sera pas recrutée sur les missions effectuées par Mme Long.

Candidature aux aides à mobilité des Ecoles doctorales

Ces informations s’adressent aux doctorant.e.s qui sont amené.e.s, dans le cadre de leurs recherches, à réaliser un travail de terrain, et/ou des recherches en archives et/ou à participer à des colloques en France ou à l’étranger.

Que vous demandiez ou non un financement à l’Ecole doctorale (voir plus bas), les démarches à effectuer dépendent de votre statut. Prenez donc le temps de bien lire toutes ces informations importantes.

NB :  Les doctorant-e-s doivent toujours remplir un ordre de mission [PDF - 235 Ko] ou un Certificat Administratif [DOCX - 110 Ko] (selon leur statut - voir explications que vous trouverez ici) lorsqu’ils/elles sont en déplacement pour une mission, même si celle-ci n’est pas financée par leur ED ou EA/UMR.
 

Vous êtes doctorant.e contractuel.le (salarié.e de l’université Sorbonne Nouvelle


-Vous serez considéré.e comme un agent en mission. De ce fait vous devrez remplir et signer, au moins 3 semaines avant votre départ, ordre de mission [PDF - 235 Ko]. Vous le transmettrez ensuite, avec votre RIB (si vous obtenez un financement de l’ED), en écrivant à l’adresse  à l’adresse edXYZ@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED au lieu de XYZ) en ajoutant le numéro de votre ED dans l'objet de votre message et dans votre signature). L’ordre de mission sera ensuite transmis pour signature à la direction de l’ED.

- À votre retour, si vous avez obtenu un financement de l’Ecole doctorale, vous enverrez à toujours  l’adresse edXYZ@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED au lieu de XYZ) et à l'ED un état des frais engagés [XLSM - 51 Ko], accompagné des justificatifs nécessaires, ainsi qu’un court rapport (1 à 2 pages maximum) explicitant l’apport de ce déplacement pour votre recherche et l’utilisation des crédits alloués.

Vous n’avez pas de contrat doctoral avec la Sorbonne Nouvelle


- Vous devrez envoyer à l’adresse edXYZ@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED au lieu de XYZ) un Certificat Administratif [DOCX - 110 Ko] rempli avec votre nom, les dates et la destination de votre voyage. Ce document sera ensuite signé par le Fonctionnaire Sécurité Défense de l’université (F.S.D.) et garantira votre couverture par l’assurance de l’établissement. Cela est nécessaire que vous ayez ou non un financement de l’ED pour votre déplacement. Le Certificat Administratif sera ensuite transmis pour signature à la direction de l’ED.

- Si vous obtenez un financement de l’Ecole doctorale, celui-ci vous sera versé sous la forme d’une subvention. Avant votre départ, vous devrez donc envoyer votre RIB. à à l’adresse edXYZ@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED au lieu de XYZ).

- À votre retour, si vous avez obtenu un financement de l’Ecole doctorale, vous enverrez à à l’adresse edXYZ@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED au lieu de XYZ) et à l’ED un état des frais engagés [XLSM - 51 Ko], accompagné des justificatifs nécessaires, ainsi qu’un court rapport (1 à 2 pages maximum) explicitant l’apport de ce déplacement pour votre recherche et l’utilisation des crédits alloués.

Que vous soyez ou non bénéficiaire d'un contrat doctoral, vous pourrez bénéficier de la couverture d'assurance Responsabilité civile liée aux missions.
Si vous devez faire face à des frais médicaux à l'étranger vous pouvez en demander la prise en charge par votre CPAM à travers ce formulaire [PDF - 1 Mo].

Appels à financement des mobilités des ED : calendrier et modalités


Les Ecoles doctorales de la Sorbonne Nouvelle lancent trois fois par an, des appels à candidatures visant à financer la mobilité nationale et internationale des doctorant.e.s. Les candidatures doivent être déposées obligatoirement à travers le formulaire en ligne que vous trouvez sur la page de votre école doctorale d'appartenance.

Pour l'année 2022-2023, le calendrier du dernier appel à financement de missions n cours est le suivant :
Ne ratez pas l'appel concernant la période qui concernerait votre période de mission car les écoles doctorales n'acceptent aucune demande d'aide financière pour une mission en dehors de ces 3 appels par an.

  • 3e appel 2023 : pour des missions entre le 1er novembre 2023 et le 29 février 2024. Date limite de candidature : 12 septembre 2023.

  • Calendrier 2023-2024 de différents appels à financement de missions de doctorant-e-s

Pour l'année 2023-2024, le calendrier des appels à financement de missions est le suivant : 

   

  • 1er appel 2023-2024 : pour des missions entre le 1er mars 2024 et le 31 juin 2024. Date limite de candidature : 07 janvier 2024, minuit.
 
  • 2e appel 2023-2024 : pour des missions entre le 1er juillet 2024 et le 31 octobre 2024. Date limite de candidature : 07 avril 2024, minuit.
 
  • 3e appel 2023-2024 : pour des missions entre le 1er novembre 2024 et le 29 février 2025. Date limite de candidature : 08 septembre 2024, minuit.


Les doctorant.e.s sollicitant une aide financière pour une mobilité de recherche (enquêtes de terrain, dépouillement d’archives, participation à colloque avec communication) sont tenu.e.s (sauf dans l’ED 625 MAGIIE) de demander une aide également à leur Unité de recherche de rattachement avant de postuler à celle de l'Ecole doctorale.

Une fois l'appel d'aide aux missions clos, la commission de l'École Doctorale étudie toutes les demandes qui lui sont parvenues. Sylvie Long vous avertit par mail de la décision prise par la commission de l'École Doctorale sur le montant de la somme attribuée, en vous demandant les documents nécessaires. La décision de la commission de l'ED est souveraine.

Les doctorant.e.s qui envisagent de communiquer dans un colloque/JE n'ont pas à attendre la confirmation des organisateurs/trices du colloque/JE mais ils/elles doivent candidater à l'appel de l'ED correspondant. Vous êtes informé.e.s par messagerie électronique du lancement de ces appels et ces informations sont également disponibles en ligne sur la page des aides à mission de votre ED. Ne ratez pas l'appel concernant la période qui concernerait votre période de mission car les écoles doctorales n'acceptent aucune demande d'aide financière pour une mission en dehors de ces 3 appels par an.

Tous les champs du formulaire de candidature doivent être remplis de la manière la plus précise possible, et notamment :
  • dates : indiquer des dates envisageables, même si provisoires ;
  • budget prévisionnel : indiquer les montants et les objets des dépenses spécifiquement liées à la mission (ex. billets d’avion, frais de participation à un colloque, logement, etc.). Les frais de nourriture ne sont pas pris en charge.
  • justification de la mission : détailler la raison de la mission. Il ne s’agit pas de présenter son projet de recherche, mais de montrer l’utilité de cette mobilité en relation avec votre thèse.

Les doctorant.e.s non financé.e.s, ainsi que ceux/celles n’ayant jamais bénéficié d’une aide à mobilité, seront prioritaires.
Les doctorant.e.s présentant plus d’une demande par an ne seront pas prioritaires.

Important : en étant inscrit-e- à l'université Sorbonne Nouvelle, votre "résidence administrative" est Paris (que vous habitiez en région parisienne, en province ou à l'étranger). L'université considère que le lieu de départ des mobilités est Paris, lieu de votre résidence administrative et les écoles doctorales ne financent donc pas de mission vers Paris.

Si vous demandez un financement pour une mobilité longue (plus de 4 semaines) à l’étranger, le financement de l’ED pourra être complété par une subvention de la Direction des Affaires Internationales (DAI). Dans ce cas, vous en serez informé.e par la DAI et l’ensemble du financement sera versé par l’Ecole doctorale.

Aides à la mobilité de la Région Île-de-France


En plus des Ecoles doctorales, des Unités de recherche et de la Direction des Affaires Internationales (cf. ci-dessus), une partie des frais engendrés par les mobilités des doctorant.e.s peut être prise en charge par la Région Île-de-France. Ces aides sont cumulables dans la limite du montant de votre budget prévisionnel.

La Région ouvre chaque année plusieurs appels à financement de ces mobilités. Pour en connaître les modalités et le calendrier, veuillez consulter le lien suivant:
https://www.iledefrance.fr/bourses-mobilite-ile-de-france-doctorants

Afin de pouvoir candidater à ces aides régionales, les doctorant.e.s doivent obtenir au préalable une attestation d’éligibilité de la part de leur Ecole doctorale. Pour cela, les ED ouvrent des appels internes, qui se clôturent quelques jours avant la date limite de soumission des dossiers à la Région. Les doctorant.e.s reçoivent la notification de l’ouverture de cet appel interne et le lien au formulaire de candidature par mail. Ces demandes sont ensuite étudiées par les bureaux/conseils des ED, et les attestations d’éligibilité sont transmises aux doctorant.e.s par l’ED avant la clôture de l’appel de la Région.

Si votre demande de financement, appuyée par l’ED, est retenue par la Région :
Afin de pouvoir en bénéficier vous devrez transmettre à la Région une attestation de début de séjour, par laquelle l’ED certifie que le départ a bien eu lieu à la date prévue. Pour obtenir cette attestation, veuillez transmettre, après votre départ, un justificatif du déplacement (ex. billet d’avion/train) ainsi que l’attestation de début de séjour pré-remplie.

Dans le cas des mobilités de plus de trois mois :
L’aide régionale sera versée aux doctorant.e.s en deux temps. Afin de percevoir la deuxième partie de l’allocation, vous devrez transmettre à la Région une attestation de suite de séjour, à produire par l’ED trois mois après votre départ. Dans ce cas, veuillez donc contacter votre ED en confirmant que vous vous trouvez toujours sur place, et en envoyant l’attestation de suite de séjour pré-remplie.

Pour toute question:

- concernant la candidature auprès de la Région, le versement de l’aide, le montant, etc.: boursesmobilite.doctorants@iledefrance.fr
- concernant la candidature auprès de l’ED et les attestations d’éligibilité, de départ et de suite de séjour: veuillez contacter votre Ecole doctorale.

IMPORTANT! A lire concernant les mobilités internationales et la crise sanitaire


Les doctorant.e.s recevant un avis favorable par le F.S.D. pour leur mobilité dans les pays « à risque » doivent s'inscrire sur le site Ariane du Ministère des Affaires Etrangères avant leur départ :
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/le-ministere-et-son-reseau/actualites-du-ministere/article/vous-partez-en-voyage-inscrivez-vous-sur-ariane


Les doctorant.e.s souhaitant se déplacer à l'étranger doivent consulter le site du Ministère des Affaires Etrangères pour connaître la situation sanitaire dans le pays dans lequel ils/elles se rendent :
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/


NB : Si un.e doctorant.e décide de se rendre sur le lieu de sa mission sans l'accord préalable du F.D.S. de l'université (Certificat administratif, voir ci-dessus), la responsabilité seule du/de la doctorant.e sera engagée, et l'université déclinera toute responsabilité sur les conséquences du voyage. L'école doctorale compte donc sur la totale coopération de ses doctorant.e.s face à cette situation inhabituelle afin de suivre et d'appliquer rigoureusement ces règles.

mise à jour le 12 septembre 2023