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Les étapes de votre mobilité Erasmus+

La mobilité Erasmus+ : Avant, pendant et après


Vous avez été pré-sélectionné(e) ou êtes actuellement en mobilité dans le cadre du programme Erasmus+.
Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à suivre tout au long de votre projet :

I. Avant la mobilité

   1. Contrat d'engagement
   2. Réunion d'information
   3. Nomination & Inscription dans l'université d'accueil
   4. Candidature à une aide à la mobilité
   5. Contrat pédagogique
   6. Test OLS initial
   7. Couverture santé à l'étranger
   8. Contrat de mobilité
   9. Inscription administrative à la Sorbonne Nouvelle & Certificat de scolarité
   10. Logement
   11. Inscription consulaire
   12. Visa d'études pour étudiants non européens

II. Pendant la mobilité

   1. Attestation de présence & Contrat pédagogique
   2. Premier versement de l'aide à la mobilité, le cas échéant
   3. Modification du contrat pédagogique
   4. Candidature en Master, le cas échéant
   5. Attestation de fin de séjour
 

I. Avant la mobilité

1) Déposer votre contrat d'engagement (mi-mars)

Vous devez confirmer votre intérêt pour partir en mobilité en complétant le contrat d'engagement transmis par mail suite à l'affichage des résultats. Il est à nous transmettre, par mail également, avant le vendredi 20 mars 2020.

2) Participer à la réunion d'information pour les étudiants pré-sélectionnés (fin mars)

Cette réunion vous explique le déroulement de votre mobilité et les démarches à effectuer, vous pouvez y poser toutes vos questions. Elle aura lieu durant la dernière semaine du mois de mars 2020.

3) Procéder à votre inscription dans l'université partenaire (avril-juin)


  • Nomination : Après votre pré-sélection, le bureau Erasmus+ de la Sorbonne Nouvelle procède par mail à votre nomination auprès de l'université dans laquelle vous avez été retenu(e). Vous êtes en copie de ce mail, uniquement à titre informatif.
  • Inscription : Après cette étape, l'université partenaire vous contacte et vous indique la marche à suivre pour effectuer votre inscription dans leur établissement. Il est impératif de respecter les dates limites et de transmettre les documents demandés.
  • Acceptation : Certaines universités ayant une procédure sélective, votre acceptation définitive vous est communiquée seulement après l'inscription.
    Le bureau Erasmus+ de l'université d'accueil vous envoie une lettre ou un mail d'acceptation pour confirmer votre place. Ce document doit nous être envoyé dès réception à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr

4) Déposer un dossier d'aide à la mobilité (mai)

Vous pouvez déposer un dossier de candidature au mois de mai pour solliciter une aide à la mobilité, quelque soit votre situation financière. Les dates et modalités des appels à candidature sont précisées sur la page des aides à la mobilité.
Si vous êtes boursier du CROUS et que vous obtenez une aide à la mobilité, vous cumulez les deux bourses.

5) Constituer votre contrat pédagogique (mai-juin)

Vous devez constituer votre contrat pédagogique [DOCX - 77 Ko] ou "Learning Agreement" avec l'aide de votre coordinateur pédagogique de la Sorbonne Nouvelle. Ce contrat comprend 5 pages, seules les pages 1 et 2 doivent être renseignées avant la mobilité :
 
  • Matières à la Sorbonne Nouvelle : Partez du programme de cours que vous auriez suivi à la Sorbonne Nouvelle l'année de la mobilité (2020-2021) et reportez toutes les matières dans le tableau B en page 2 du contrat pégagogique.
  • Matières équivalentes dans l'université d'accueil : Consultez l'offre de cours proposée par l'université d'accueil aux étudiants Erasmus+ sur leur site internet. Sélectionnez les cours équivalents à ceux de la Sorbonne Nouvelle afin d'obtenir le nombre de crédits ECTS nécessaires à la validation de votre année. Reportez votre sélection dans le tableau A en page 1 du contrat pédagogique.
  • Validation pédagogique : Envoyez par mail votre contrat dûment rempli à votre coordinateur pédagogique de la Sorbonne Nouvelle pour validation et signature. Si vous avez une mineure, envoyez-le également au coordinateur pédagogique concerné.
  • Transmission du contrat : Signez également votre contrat en page 2 et retournez les pages 1 et 2 avant le 15 juin 2020 à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr
A ce stade, la dernière case qui correspond à la signature de l'université d'accueil reste vierge. Cette situation sera à régulariser une fois dans le pays d'accueil.

6) Effectuer le test OLS initial (juin-juillet)

Vous devez évaluer votre niveau de langue en passant un test sur la plateforme OLS (Online Linguistic Support). La langue sera celle d'enseignement ou bien celle du pays d'accueil. Après le test, des cours en ligne peuvent être débloqués pour vous permettre de vous améliorer dans la langue tout au long de votre mobilité.

7) Souscrire une couverture santé pour le séjour à l'étranger (juin-juillet)

Lorsque vous partez en mobilité, vous devez souscrire une couverture santé. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site Service Public : Santé, protection sociale à l'étranger
Une copie de votre Carte Européenne d'Assurance Maladie (CEAM) sera à fournir avec le Contrat de mobilité (étape suivante).

8) Retourner le contrat de mobilité Erasmus+ (juillet-août)

Le bureau Erasmus+ de la Sorbonne Nouvelle vous envoie votre contrat de mobilité à la mi-juillet. Vous devez le signer en page 7 et le retourner par mail au plus tard le 23 août 2020, à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr

Attention, lisez bien la charte de l'étudiant, elle vous engage à respecter certaines obligations.

9) S'inscrire administrativement à la Sorbonne Nouvelle (juillet-août)

Vous devez impérativement vous inscrire à l'université Sorbonne Nouvelle avant votre mobilité. Cela vous permettra de faire reconnaître les résultats obtenus dans l'université d'accueil ainsi que la période d'étude.
 
  • Inscription administrative : Elle se fait entre la mi-juillet et la fin août à partir du site de la Sorbonne Nouvelle. Vous pourrez alors télécharger votre certificat de scolarité de la Sorbonne Nouvelle en ligne. Vous devez nous le transmettre au plus tard le 23 août 2020 à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr
  • Inscriptions pédagogiques : Si vous partez pour l'intégralité de l'année académique, les inscriptions pédagogiques ne sont pas nécessaires. Si vous partez uniquement pour un semestre, vous devez faire les inscriptions pédagogiques pour la période où vous étudierez à la Sorbonne Nouvelle.

10) Rechercher un logement

Dès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation définitive, vous pouvez commencer à chercher un logement. Dans certains cas, les universités partenaires proposent des solutions d'hébergement. Si vous passez par des sites privés, soyez vigilants et fuyez les offres frauduleuses.
 

11) S'inscrire au consulat dont vous êtes ressortissant(e)

Si votre séjour Erasmus+ est supérieur à six mois, vous pouvez vous inscrire sur les registres des ressortissants établis hors de leur pays d'origine auprès de votre consulat. Cela s'appelle l'inscription consulaire et peut faciliter vos démarches à l'étranger.
Pour les étudiants de nationalité française, vous trouverez plus d'informations sur le site Service Public : Inscription consulaire
 

12) Solliciter un visa d'études (étudiants non européens)

Les étudiants non européens détenant un titre de séjour dans un pays de l'Union européenne doivent solliciter un visa pour études afin d'effectuer une mobilité Erasmus+ dans un autre pays européen. Ce visa doit être demandé bien avant le départ, renseignez-vous sur les modalités de séjour dans votre pays d'accueil en fonction de votre situation particulière.



II. Pendant la mobilité

1) Faire signer l'attestation de présence et le contrat pédagogique

 
  • Attestation de présence : Dès votre arrivée dans l'université d'accueil, vous devez compléter, faire signer et tamponner l'attestation de présence [DOC - 827 Ko] par le bureau Erasmus+. Celle-ci indique le premier jour de votre mobilité.
  • Contrat pédagogique : Faites également signer votre contrat pédagogique dans la case correspondante. 
Retournez-nous les deux documents au plus vite à l'adresse :
erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr

2) Déclencher le premier versement de la bourse, le cas échéant

Si une aide à la mobilité vous a été allouée, son premier versement intervient lorsque votre dossier administratif de mobilité est complet :
 
  • Lettre ou Mail d'acceptation de l'université d'accueil (cf I.3)
  • Contrat pédagogique signé par les coordinateurs pédagogiques de la Sorbonne Nouvelle et par vous-même (cf I.5)
  • Test OLS initial (cf I.6)
  • Contrat de mobilité Erasmus+ (cf I.8)
  • Certificat de scolarité de la Sorbonne Nouvelle 2020-2021 (cf I.9)
  • Attestation de présence signée et tamponnée par l'université d'accueil (cf II.1)
Le montant de bourse déclenché correspond à un versement de 70% de l'aide attribuée.
 
 

3) Modifier le contrat pédagogique, si nécessaire


  • Modifications : Parfois, les cours initialement choisis ne sont plus disponibles ou ne conviennent pas. Vous apportez alors des modifications à votre contrat pédagogique [DOCX - 75 Ko]. Celles-ci doivent être signalées en page 3 : indiquez les matières à supprimer et cochez "deleted component" puis indiquez les matières à ajouter et cochez "added component".
  • Validation : Vous devez impérativement faire valider ces nouveaux choix par votre coordinateur pédagogique de la Sorbonne Nouvelle. Une fois le contrat signé par toutes les parties, transmettez-nous la page 3 du contrat pédagogique à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr

4) Candidater en Master, le cas échéant

Si vous êtes actuellement en mobilité d’études en L3, vous êtes concernés par la réforme de l’entrée en M1 qui impose de constituer un dossier de candidature.
Il faut vous renseigner très précisément sur les modalités de la sélection dans chaque master pour lequel vous postulez. Attention aux dates limites de candidature.
Votre niveau académique sera évalué et il est donc indispensable de vous procurer un relevé de notes du premier semestre (de l'université partenaire) et de vous mettre en contact avec votre coordinateur pédagogique afin d'établir la Fiche de conversion provisoire pour candidature en Master [DOC - 822 Ko].
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la page concernant les modalités d'admission en Master.

5) Faire signer l'attestation de fin de séjour


Avant votre départ, vous devez compléter, faire signer et tamponner l'attestation de fin de séjour [DOC - 829 Ko] par le bureau Erasmus+ de l'université d'accueil. Celle-ci nous permet de calculer la durée exacte de votre mobilité. Vous devez aussitôt nous la transmettre à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr

 

III. Après la mobilité

1) Obtenir un relevé de notes de l'université d'accueil

Le passage des examens pendant votre mobilité vous permet d'obtenir un relevé de notes de l'université d'accueil. S'il nous est adressé par courrier, les originaux vous sont remis et nous en conservons une copie. S'il vous est envoyé directement, vous devez nous transmettre une version scannée à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr
 

2) Convertir vos notes pour valider vos résultats

Dès réception de vos notes, vous devez les faire convertir par votre coordinateur pédagogique de la Sorbonne Nouvelle. Pour cela, complétez la fiche de validation des résultats [DOCX - 684 Ko] et envoyez-la lui, accompagnée de vos bulletins.
Une fois les notes converties, envoyez-nous la fiche signée par le coordinateur à l'adresse : erasmus-outgoing@sorbonne-nouvelle.fr

3) Obtenir un relevé de notes de la Sorbonne Nouvelle & le diplôme, le cas échéant

Le coordinateur pédagogique de la Sorbonne Nouvelle transmet la fiche de validation des résultats au secrétariat de votre département. Ce dernier enregistre les notes et vous fournit un relevé officiel de la Sorbonne Nouvelle. 
Si vous attendez un diplôme à la fin de votre année d'études, renseignez-vous auprès du secrétariat de votre département afin de connaître les délais pour le retirer au bureau des diplômes.

4) Effectuer le test OLS final

A votre retour de mobilité et afin de mesurer votre progression en langue, vous effectuez le second volet du test OLS.
Si vous avez obtenu le niveau C2 au premier test (cf I.6), il ne sera pas nécessaire de le passer.

5) Soumettre le rapport pour la Commission européenne

A votre retour de mobilité, la Commission européenne vous envoie un mail vous invitant à soumettre un rapport en ligne. D'une dizaine de minutes, ce rapport permet de faire un retour sur votre expérience de mobilité et consiste en des QCM et des réponses libres.
Attention, le mail provient directement de leur plateforme. Le nom de l'expéditeur contient "@ec.europa.eu".

6) Retour d'expérience (facultatif)

Afin d'aider les futurs étudiants qui partiront en mobilité, et pour améliorer nos services, vous pouvez compléter ce formulaire.

7) Déclencher le solde de la bourse, le cas échéant

Si une aide à la mobilité vous a été allouée, vous avez obtenu un premier versement au début de votre mobilité (cf II.2).
Le solde vous est versé au retour de votre séjour d'études, une fois que votre dossier administratif de mobilité est complet :
 
  • Attestation de fin de séjour (cf II.4)
  • Relevé de notes de l'université d'accueil (cf III.1)
  • Fiche de validation des résultats (cf III.2)
  • Test OLS final (III.4)
  • Rapport pour la Commission européenne (III.5)
Attention, le montant de votre bourse est recalculé en fonction de la durée exacte de votre mobilité. Il se peut donc que le solde à percevoir soit inférieur au montant initialement annoncé.
 

Votre dossier de mobilité Erasmus+ est désormais clos,
nous vous souhaitons une bonne continuation !

 
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mise à jour le 8 septembre 2020

Page mise à jour le 10/03/2020

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