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Les étapes de votre mobilité en diplôme international au Québec

Vous partez au Québec, cette procédure vous concerne.
 

I) Avant votre mobilité

1. S'inscrire au programme de mobilité

  • a. Valider votre nomination avec votre coordinateur
Lors de votre inscription dans votre diplôme international ou au plus tard un semestre avant votre mobilité, vous devez valider avec votre coordinateur de diplôme votre séjour à l’étranger. Votre coordinateur doit ensuite vous nommer auprès de la Direction des Affaires Internationales (DAI) qui gèrera votre inscription administrative auprès de votre université d’accueil.
 
  • b. Procéder à votre inscription à la DAI de la Sorbonne Nouvelle
Pour vous inscrire et compléter votre dossier d'inscription, vous devrez remplir un formulaire qui vous sera envoyé par la DAI et le retourner par courriel, dans les meilleurs délais, à l’adresse diplomes.internationaux@sorbonne-nouvelle.fr. Ce formulaire doit être accompagné de la copie de votre carte d'identité ou passeport, d'une photo d'identité et de votre certificat de scolarité de l’année de mobilité.

N.B : Si vous n’avez pas encore le certificat de scolarité de votre année de mobilité, joignez celui de l’année en cours. Vous régulariserez votre situation en juillet-août, après votre inscription administrative à la Sorbonne Nouvelle.
 
  • c. Procéder à votre inscription dans l'université partenaire
Votre inscription dans l’université partenaire se fait en trois étapes :

► Nomination : Après transmission de votre formulaire à la Direction des Affaires Internationales (DAI) de la Sorbonne Nouvelle, cette dernière procède à votre nomination auprès de l'université dans laquelle vous avez été retenu.e.

► Inscription : A réception de votre nomination, l'université partenaire vous contacte et vous indique la marche à suivre pour effectuer votre inscription dans leur établissement. Il est impératif de respecter les dates limites et de transmettre les documents demandés.

► Acceptation : L’université partenaire vous communique votre acceptation définitive une fois votre inscription réalisée.
 
2. Rechercher un logement

Dès que l'université d'accueil vous communique votre acceptation définitive, vous pouvez commencer à chercher un logement. Dans certains cas, les universités partenaires proposent des solutions d'hébergement, n'hésitez pas à les contacter. Si vous passez par des sites privés, soyez vigilants et fuyez les offres frauduleuses.
 
3. Déposer un dossier d'aide à la mobilité

Vous pouvez déposer un dossier de candidature pour solliciter une aide à la mobilité, quelle que soit votre situation financière. Pour connaître le calendrier des appels à candidature ainsi que les modalités, consultez la page des aides à la mobilité.

Si vous êtes boursier du CROUS et que vous obtenez une aide à la mobilité, vous cumulez les deux bourses.

4. Faire les démarches nécessaires à l’entrée au Québec

  • a. Préparer les aspects pratiques de votre mobilité
Anticipez les délais administratifs liés aux aspects pratiques de votre mobilité tels que recherche de logement, conditions d'entrée dans le pays de mobilité, etc. Un séjour à l’étranger s’accompagne toujours de diverses démarches administratives qui ne se limitent pas à celles effectuées auprès de votre université d’origine ou d’accueil. Contactez l'université partenaire pour bénéficier de leurs conseils sur ces sujets.

  • b. Souscrire une couverture santé pour le séjour au Québec
Lorsque vous partez en mobilité, vous devez souscrire une couverture santé. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site Service Public : Santé, protection sociale à l'étranger.

Vous partez au Québec, sachez qu'il existe une entente spécifique entre les deux pays, qui vous permettra d’être couvert gratuitement à condition d’effectuer les démarches nécessaires. Pour cela, remplissez le formulaire SE 401-Q-106 de la Régie d'Assurance Maladie du Québec (RAMQ) et faites le nous signer avant votre départ.

  • c. Solliciter un visa
Le visa doit être demandé bien avant le départ, renseignez-vous sur le site du gouvernement canadien en fonction de votre situation personnelle.

 
5. S’inscrire sur Ariane

Vous devez impérativement vous signaler auprès du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères comme ressortissant français en séjour ponctuel à l'étranger en vous inscrivant sur Ariane. Cela vous permettra d'être informé sur d'éventuelles situations de crise dans votre pays d'accueil.
 
6. S'inscrire au consulat dont vous êtes ressortissant.e

Si votre séjour est supérieur à six mois, vous pouvez vous inscrire sur les registres des ressortissants établis hors de leur pays d'origine auprès de votre consulat. Cela s'appelle l'inscription consulaire et peut faciliter vos démarches à l'étranger.

Pour les étudiants de nationalité française, vous trouverez plus d'informations sur le site Service Public : Inscription consulaire.
 

II) Pendant votre mobilité

1. Faire signer votre attestation de présence

Dès votre arrivée, vous devez compléter, faire signer et tamponner l’attestation de présence par le bureau du registraire de l’université d’accueil. Ce document indique le premier jour de votre mobilité. Vous devez aussitôt nous le transmettre à l’adresse diplomes-internationaux@sorbonne-nouvelle.fr.
 
2. Déclencher le premier versement de la bourse, le cas échéant

Si une aide à la mobilité vous a été allouée, son premier versement intervient lorsque votre dossier administratif de mobilité est complet :
 
► Certificat de scolarité de la Sorbonne Nouvelle pour l’année en cours
► Attestation de présence signée et tamponnée par l'université d'accueil
 
Le montant de bourse déclenché correspond à un versement de 70% de l'aide attribuée.
 
3. Attestation de fin de séjour

Avant votre départ, vous devez compléter, faire signer et tamponner l’attestation de fin de séjour par le bureau du registraire de l’université d’accueil. Ce document nous permet de calculer la durée exacte de votre mobilité. Vous devez aussitôt nous le transmettre à l’adresse diplomes-internationaux@sorbonne-nouvelle.fr.

III) Après votre mobilité

1. Obtenir le relevé de notes de l'université d'accueil

Le passage des examens pendant votre mobilité vous permet d'obtenir le relevé de notes de l'université d'accueil. S'il nous est adressé par courrier, l'original vous est remis et nous en conservons une copie. S'il vous est envoyé directement, vous devez nous transmettre une version scannée à l'adresse diplomes-internationaux@sorbonne-nouvelle.fr.
 
2. Déclencher le solde de la bourse, le cas échéant

Si une aide à la mobilité vous a été allouée, vous avez obtenu un premier versement au début de votre mobilité.
Le solde vous est versé après la fin de votre séjour d'études, une fois que votre dossier administratif de mobilité est complet :
 
► Attestation de fin de séjour
► Relevé de notes de l'université d'accueil
 
Attention, le montant de votre bourse est recalculé en fonction de la durée exacte de votre mobilité. Il se peut donc que le solde à percevoir soit inférieur au montant initialement annoncé.

Votre dossier de mobilité est désormais clos, nous vous souhaitons une bonne continuation !

mise à jour le 18 janvier 2024

Contact à la DAI


M. Yannis YEMMI

diplomes.internationaux@
sorbonne-nouvelle.fr

Tél : 01.45.87.48.55

Bureau ouvert au public :
Les mardi, mercredi et vendredi de 14h à 17h.
Merci de prendre rendez-vous via cette plateforme.
17 rue de la Sorbonne
75005 Paris

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Si vous souhaitez étudier à l'étranger sans être inscrit à la Sorbonne Nouvelle, votre mobilité ne s'effectue plus dans le cadre d'un programme d'échange. Il s'agit d'une mobilité individuelle.
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