Accueil >> Université >> Université >> Archives

Les archives

Le service d’archives de l’université assure les missions de la collecte à la communication des documents afin de répondre aux besoins réglementaires, juridiques et historiques. Il a pour but de conserver les archives intermédiaires des services administratifs de l’université. A ce titre, il collecte, conserve et rend possible la communication des archives produites selon la réglementation en vigueur pour les archives publiques.


Etat des fonds - Open Data


Les instruments de recherche présentés ci-dessous permettent de mieux connaître le patrimoine archivistique conservé par l’université. De plus, les archives décrites dans ces instruments de recherche sont consultables selon les politiques publiques d’Open Data tout en respectant les règles de communication des archives publiques. Les instruments de recherche sont classés par type de service producteur.
 

Tri des archives des services en partance pour Nation

 
Une campagne de tri a débuté en février 2019. Elle vise à identifier les archives courantes (documents utilisés pour le fonctionnement quotidien du service producteur), intermédiaires (documents consultés épisodiquement à des fins juridiques ou informatives), définitives (documents n'ayant plus d'utilité administrative mais comportant un intérêt historique, scientifique, juridique ou esthetique) et éliminables. 
Cette première sélection se fait au dossier et non à la pièce. 
 
Un mail est envoyé aux directions/composantes/services/bureaux/départements pour annoncer l'arrivée de l'archiviste et le lancement du tri dans les locaux. 

Le service d'archives tient à rappeler que la destruction de document public est soumise à une reglémentation stricte necessitant l'accord des Archives natinales. Toute destruction sauvage, sans le visa des A.N., est passible de sanctions pénales pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (Code du patrimoine, art. L214-3 et L214-4)

Archives et RGPD

  Les traitements à des fins archivistiques dans l'intérêt public jouissent de dérogations à certains principes fondamentaux du Règlement européen comme la limitation de conservation ou l'exercice des droits des personnes concernées. Bien qu'exempté de quelques obligations, le traitement à des fins archivistiques doit être encadré et garantir des mesures de sécurité adaptées (anonymisation/pseudonymisation, chiffrement, sauvegarde, etc.). Les traitements réalisés par le service sont tous anonymisés à l'exception du récolement nominatif des anciens agents RH et de certains documents associés à la communication des archives (fantômes et dérogations). 

Récolement nominatif des anciens agents RH

Les informations recueillies dans l’inventaire des anciens membres du personnel sont enregistrées dans un fichier informatisé par le Service des archives de l’université Sorbonne Nouvelle. La base légale du traitement est l’obligation légale, conformément à l’article 6 du Règlement général à la protection des données (RGPD). L’objectif est de faciliter la gestion de l’archivage des dossiers RH intermédiaires (classement, échantillonnage, élimination, tri interne selon les modalités légales).
Les données collectées sont le nom, le prénom, l’année de naissance, les années d’exercice et le.s service.s de rattachement.
Le fichier original est chiffré et un exemplaire de l’inventaire est partagé avec les gestionnaires RH, sur le serveur DRH, pour organiser la communication interne des dossiers intermédiaires et leur permettre de répondre à des besoins d'ordre juridique ou informationnel. 
Le traitement est alimenté par les collectes documentaires menées avec les gestionnaires et les données sont conservées jusqu’à la fin de la durée d’utilité administrative des dossiers d’agents (80 ans à partir de la date de naissance). Suite à l’opération d’échantillonnage réglementée, les données sont soient :
- purgées du récolement dans leur intégralité pour les dossiers supprimés ;
- transférées (nom et prénom uniquement) dans l’instrument de recherche du fonds des archives de la DRH destiné à la conservation définitive/historique.
Les données (nom, prénom et date de naissance) des agents dont les dossiers sont proposés à la destruction sont annexées au bordereau d'élimination et envoyées à la Mission des archives nationales auprès du Ministère de l'Education pour valider la destruction. Un exemplaire du bordereau et de son annexe, au format papier, sont conservés par le service des archives de l'Université pour tracer les éliminations. 
S’agissant d’un traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, et conformément à l’article 89 du RGPD, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs données. Selon ce même article, les droits d’opposition, d’effacement, de limitation et de portabilité ne s'appliquent pas sur ce traitement. Pour exercer son droit ou pour toute question sur le traitement des données personnelles dans ce dispositif, les demandes sont à transmettre à dpd@sorbonne-nouvelle.fr.

Le récolement a été déclaré et inscrit au registre des traitements sous le n°2020-017.

Documents relatifs à la communication des archives

Les informations recueillies pour la gestion de la communication sont enregistrées dans des fichiers informatisés par le service des archives de l’université Sorbonne Nouvelle. La base légale du traitement est l’obligation légale (art. 6) du Règlement général à la protection des données.
Les données collectées et éditées sur le fantôme ne sont communiquées qu’aux personnes concernées. Les dérogations sont transférées au service producteur pour validation de la demande de consultation. 
Elles sont conservées selon les durées suivantes :
- Le registre des communications pseudonymisé : 1 an de base active et 1 an en archivage intermédiaire ;
- Les fantômes : destruction après réintégration des dossiers / boites en magasin ;
-
Les dérogations : 1 an en base active et destruction à la fin de la durée d’utilité administrative et/ou du délai de communicabilité. 
S’agissant d’un traitement destiné à la gestion courante des activités de consultation du service des archives, les personnes concernées peuvent demander l’accès, l'effacement, l'opposition, la limitation et la portabilité de leurs données. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement des données personnelles dans ce dispositif, les demandes sont à transmettre à dpd@sorbonne-nouvelle.fr.

Le récolement a été déclaré et inscrit au registre des traitements sous le n°2020-019. 

mise à jour le 24 septembre 2020


Contact


Mme. Anne BOURQUARD
Mail : archives@sorbonne-nouvelle.fr
46, rue St jacques 75 005 Paris
3e étage, salle F036

Pour toute demande de communication ou renseignement, vous pouvez adresser votre demande par mail.

Textes réglementaires


  • L'instruction de tri et de conservation des archives produites/reçues par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (DAF/DPACI/RES/2005/003 [PDF - 398 Ko]). 
  • L'instructionde traitement et de conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service (DAF/DPACI/RES/2007/002 [PDF - 133 Ko]).
  • L'instruction de tri et de conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunale (DAF/DPACI/RES/2009/018 [PDF - 535 Ko]) : ressource en matière de traitement des archives RH et marchés publics. 
  • Note d'information sur les mesures de simplification au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics (DGP/SIAF/2014/001 [PDF - 147 Ko]).

Outils pour les services producteurs

Liste des formats considérés comme fiables par le Référentiel général d'interopérabilité


Types de fichiers

Standards recommandés

Document

ODF, PDF

Image

PNG, JPEG

Son

MP3

Audiovisuel

MPEG-TS, MP4

Base de données

XML, CSV