Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (Code du patrimoine, Livre II. Chap. I. Art. L211-1).

• « Quels que soient leur date » : un document est une archives dès sa création. Les archives les plus anciennes remontent à 1920 avec la création de l’Ecole de Préparation des Professeurs de Français à l’Etranger. Les plus récentes sont celles en cours de production dans les services.
• « Quels que soient leur lieu de conservation » : bureaux, locaux de stockage de proximité, les magasins d’archives, poste de travail et serveurs institutionnels, un disque dur externe ou un ordinateur personnel, etc.
• « Quels que soient leur forme » : manuscrit, document iconographique, document technique, audio-visuel, fichier bureautique, etc.
• « Quels que soient leur support » : papier, bande magnétique, support amovible, etc.

L’article L211-4 du Code du patrimoine définit les archives publiques comme étant :

1. Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. […] ;
2. Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ;
3. Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. »

Par défaut, les archives privées désignent les productions papiers et nativement numériques « qui n’entrent pas dans le champs d’application de l’article L211-4 » (Code du patrimoine, Livre II. Chap. I. Art. L211-5). Sont identifiées comme archives privées les documents et données des familles, des entreprises, des associations, des syndicats.

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables (Code du patrimoine, Livre II. Chap. II. Art. L212-1).

La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. (Code du patrimoine, Livre II. Chap. I. Art. L211-2)

Les établissements publics recensent quatre raisons majeures à la conservation :

1. La gestion courante : disposer en permanence des informations nécessaires à l’activité et participer à l’efficacité de la gestion administrative ;
2. La justification des droits et obligations : garantir les droits de l’université et de ses membres, justifier les actions administratives, financières, pédagogiques de l’USN
3. La sauvegarde de la mémoire : créer une base à la recherche et à la valorisation de l’établissement.
4. La maîtrise des couts de gestion et de stockage ainsi que la rationalisation de la conservation tout en répondant aux obligations légales en vigueur.

Au-delà de ces intérêts propres à l’établissement, la conservation d’archives publique est une obligation.

Chaque service, chaque agent est responsable de ce qu’il produit et reçoit dans le cadre de ses fonctions. La passation de responsabilité entre les services producteurs et le service des archives n’est effective qu’avec la signature d’un bordereau faisant office de procès-verbal et le transfert physique des fonds. De même, la passation de responsabilité entre le service d’archives de l’USN et les Archives nationales ne se déroule qu’à la signature d’un bordereau et au versement des documents.

Les archivistes se basent sur le cycle de vie d’un document, cycle qui se divise en trois temps, nommée également « la théorie des trois âges », durant lesquelles chaque acteur engage sa responsabilité.

Les durées d’utilité administrative, ou DUA, et le sort final des documents sont réglementés et récapitulés dans les référentiels de gestion des établissements ou dans les instructions ministérielles.

Concernant l’enseignement supérieur, et selon les domaines, l’USN se réfère aux instructions suivantes :

• L'instruction de tri et de conservation des archives produites/reçues par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (DAF/DPACI/RES/2005/003) : politique générale des établissements d’enseignement supérieur, administration et évaluation, vie universitaire, examens et concours, santé et aides sociales.
• L'instruction de traitement et de conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service (DAF/DPACI/RES/2007/002) : équipe de direction, soutien technique et administratif aux unités de recherche, gestion des unités de recherche.
• L'instruction de tri et de conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunale (DAF/DPACI/RES/2009/018) : ressources humaines, finances et comptabilité, patrimoine mobilier et immobilier, affaires juridiques, relations internationales et communication, service de documentation, service informatique.
• Note d'information sur les mesures de simplification au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics (DGP/SIAF/2014/001).

S’agissant d’un acte irrémédiable, l’élimination d’archives, particulièrement les archives publiques, s’organise selon une procédure réglementée impliquant l’établissement qui produit, l’archiviste de ce même établissement et le conservateur de la Mission des archives et du patrimoine culturel du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

La destruction de documents et données nécessite :

• la rédaction d’un bordereau d’élimination (accessible sur la page web)
• la soumission de ce bordereau à l’archiviste de l’USN pour vérification et correction
• la soumission, pour visa, de ce bordereau au conservateur de la mission qui est le seul à pouvoir autoriser la destruction physique.

Les destructions physiques des documents papiers sont effectuées par un prestataire. Les services sont avertis de l’intervention dès qu’une date est arrêtée avec la société.

Étape 1 : j’identifie les documents éliminables en m’aidant des instructions de tri et de conservation. En cas de doute, je contacte l’archiviste.

Étape 2 : je recense les documents proposés à la destruction

• N° d’ordre : numéro (ex.: D/01) à reporter sur le carton.
• Description sommaire : analyse des dossiers dans le carton (ex.: Etats des heures complémentaires).
• Dates extrêmes : la date la plus ancienne et la plus récent, tous dossiers confondus présents dans le carton.
• ML (métrage linéaire) : taille du carton calculable à partir du dos (ex. : 0,1 ; 0,15 ; 0,2)
• Localisation : les bureaux ou les locaux dans lesquels les documents éliminables sont stockés.
• Observation : la référence à l’instruction et modalités de tri (ex. : DPACI/RES/2005/003 – 1.2.2.1).

Étape n°3 : je transmets le bordereau à l’archiviste pour vérification et validation.

Étape n°4 : le bordereau est envoyé par l’archiviste à la mission des archives et du patrimoine culturel du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

Étape n°5 : je suis contactée par l’archiviste qui me fournit la date prévisionnelle d’enlèvement des documents.

Les services producteurs doivent remplir un bordereau (modèle accessible sur la page web), un état sommaire des dossiers à transférer, et l’envoyer à l’archiviste pour visa.

Étape n° 1 : identifier les documents voués à la conservation à partir des instructions de tri et de conservation.

Étape n°2 : je centralise l’ensemble des dossiers selon l’années, facilitant ainsi les recherches futures.

Étape n°3 : j’indique de façon hiérarchisée le contenu des boites. Les informations doivent être compréhensible pour toute personne.

• N° d’ordre ou cote provisoire : je confirme ma côte provisoire avec l’archiviste.
• Description : rédiger une description concise et claire (ex. : Réunions du conseil de gestion : procès-verbaux). Attention, un carton peut contenir des dossiers avec des thématiques diverses ou avec une même thématique mais sur des sujets différents. Les thématiques et sujets doivent être recensé
• Dates extrêmes : la date la plus ancienne et la plus récent, tous dossiers confondus présents dans le carton.
• ML (métrage linéaire) : taille du carton calculable à partir du dos (ex. : 0,1 ; 0,15 ; 0,2)

Étape n°4 : je remplis les informations concernant ma direction / service

Étape n°5 : je transmets le document à l’archiviste qui complète et signe le document.

Étape n°6 : je programme avec le service des archives une date pour le transfert physique des documents.

Les demandes de consultation sont à adresser à archives@sorbonne-nouvelle.fr

En tant que service d’archives intermédiaires, la communication se restreint à la consultation administrative (ex. : consultation des dossiers RH par les gestionnaires de la Direction). Les consultations publiques à des fins de recherche scientifiques, généalogiques ne peuvent se faire que par un service d’archives définitives.

Les archives de l’USN seront versées aux Archives nationales pour consultation publique selon les délais légaux de communicabilité.

La numérisation simple ne permet pas de s’affranchir de la conservation des originaux papiers. Numériser un original papier équivaut à créer une copie électronique n’ayant pas valeur de preuve, la conservation de l’original demeure obligatoire d’un point de vue juridique. Pour qu’une numérisation soit reconnue fidèle et pérenne, elle doit se fonder sur différents critères.

La législation impose entre autres :

• de s’être rapproché du responsable du contrôle scientifique et technique sur les opérations de numérisation : l’accord des Archives départementales est obligatoire ;
• d’avoir prévu l’organisation générale de la numérisation et documenté les processus ;
• d’avoir mis en place une politique de sécurité des données ;
• d’avoir mis en place des contrôles de la conformité de la numérisation à l’original papier ;
• de rédiger un bordereau d’élimination (adressé aux Archives départementales) pour la destruction des originaux papiers ;
• d’être en capacité de prouver qu’on a bien organisé ou prévu d’organiser la conservation des données pendant toute leur durée de conservation.
• Les fichiers obtenus doivent être impérativement conservés dans le cadre d’une solution d’archivage électronique

Normes en vigueur

Choisissez des formats dits « ouverts » ou non propriétaire, i.d. non liés à un éditeur.
Le référenciel général d’interopérabilité est une base fiable sur laquelle s’appuyer.

• Je conserve le document dans sa forme validée et définitive.
  Les documents informatiques faisant l’objet d’une impression pour validation papier ne seront pas conservés au format numérique.
• Je nomme correctement mon fichier avec un intitulé succinct comprenant type de document, domaine, objets, date, version.
• J’enregistre dans un format qui facilite sa conservation sur le long terme
• Je classe :
  • J’organise mes fichiers en fonction d’une arborescence définie et n’excédant pas cinq niveaux ;
  • Je ne laisse pas les fichiers en vrac ou dans des dossiers intitulés « divers » ;
  • J’identifie et protège les fichiers comprenant des données sensibles.

Attention

La gestion de la boite mail nécessite des actions fréquentes si vous ne souhaitez pas être débordés :

• Identification des mails engageants (voir schéma ci-dessous ) et les intégrer dans le dossier numérique ou papier

• Création, avec les libellés, d’une arborescence basée sur vos missions, l’objet/la thématique du mail,
• Suppression régulièrement des courriels n’ayant pas de valeur administrative, juridique, scientifique ou historique : « pour information », listes de diffusion, spams, corbeilles, messages personnels, notifications (prise de rendez-vous), publicités.