Il faut compléter les différentes rubriques du dossier de demande de financement en apportant une attention particulière à l’élaboration du budget. La faisabilité (budget et calendrier du projet) est particulièrement étudiée par la commission. Pour vous faciliter l’élaboration du budget, nous vous proposons quelques pistes :

Que sont les retombées ? Comment les organiser ?

Vous devez compléter la fiche "Budget prévisionnel" présente dans le dossier de demande de subvention. Dans la catégorie "DÉPENSES", vous ferez figurer uniquement les grands postes de dépenses. Dans la catégorie "RECETTES", vous indiquerez le montant de la subvention demandée au FSDIE de l’USN ainsi qu’aux partenaires financiers que vous sollicitez en précisant les mentions “en cours” , “acquis”, “prévu” ainsi que les autres types de recettes (billetterie, produits dérivés, crowfunding …) . Chaque partenaire financier ne doit apparaître qu'une seule fois. Le budget doit être équilibré : "DÉPENSES" égal "RECETTES".

Qu'est-ce que l'évaluation ?

Les apports en nature et en industrie doivent figurer dans le tableau prévu à cet effet dans le dossier de demande de subvention à la suite de la fiche budgétaire. Le montant global estimé doit également apparaître sur la fiche budgétaire. L’apport en nature correspond aux éléments mis à disposition à titre gracieux dans le cadre du projet par une personne physique ou morale.

L’apport en industrie correspond aux compétences (travail bénévole ou main d'œuvre qualifiée) mises à disposition à titre gracieux

Où trouver d'autres financements ?

Un ensemble de structures peuvent devenir des partenaires financiers. Vous pouvez ainsi solliciter&nbps;

• Les FSDIE d’autres universités / écoles, ou leur équivalent, si des étudiants présents dans votre équipe proviennent de ces établissements, ainsi que les CROUS des académies correspondantes.
• Tout autre organisme public : Union Européenne, Ministère de la Culture, collectivités territoriales (Régions, Départements, Mairie), conseils de quartier, Alliance française, ambassades / consulats, centres culturels des pays étrangers…
• Tout organisme privé (fondations, entreprises, banques, associations …) en fonction de leur spécificité et du lien potentiel avec votre projet.
• Appel au don ou crowfunding : financement participatif par le biais d'une plateforme. Pour les associations, nous conseillons de passer par la plateforme HelloAsso.

Dois-je fournir des devis ?

Chaque poste de dépenses proposé au financement par le FSDIE doit être justifié par un devis et fourni lors de la demande. S'ils ne correspondent pas ou venaient à manquer, la commission du FSDIE réajustera le financement et/ou exigera un remboursement.

À quel nom dois-je mettre les informations bancaires ?

Les informations bancaires doivent correspondre à l'association étudiante qui soutient le projet. Le RIB doit être celui de l'association, auquel cas l’association se devra de fournir son numéro de SIRET.

Qu'est-ce que la fiche fournisseur ?

La fiche fournisseur est un document où vous indiquez les informations bancaires du bénéficiaire de la subvention. Ce document est à renvoyer impérativement au format .DOC et accompagné du Relevé d’Identité Bancaire (RIB).

Les codes SIRET et APE sont-ils obligatoires pour les associations ?

Pour les associations, il est obligatoire de fournir le code SIRET pour percevoir la subvention. En revanche, le code APE n'est pas nécessaire.

Qu'est-ce que l'évaluation ?

L’évaluation est un outil permettant de poser les jalons de faisabilité du projet et d’en évaluer la réalisation. Dans le dossier de demande de subvention, il vous est demandé de préparer cette évaluation en mettant en place des critères qui vous permettront de savoir si vos objectifs ont été atteints, dépassés ou si vous n'avez pu y parvenir. Elle vous permet de clarifier et de valoriser les différentes actions à effectuer auprès des partenaires, des membres de votre équipe et de vous-même (exemple : respect des délais, nombre d'ateliers, nombre de publications …).

Que sont les retombées ? Comment les organiser ?

Les retombées sont une restitution de votre projet après qu'il ait été réalisé au sein de l’USN. Il vous faut contacter le Service d'action culturelle pour les mettre en place. Le contact se fait par mail creation.etudiante@sorbonne-nouvelle.fr.

Il est obligatoire d'adresser un bilan complet des projets FSDIE parrainés par l’USN.

Quand faire le bilan ?

Un bilan se prépare sur toute la durée du projet grâce aux indicateurs d'évaluation que vous avez défini lors de l’élaboration de votre demande de subvention.

Le bilan est moral et financier. Il doit être rendu dans les 2 mois qui suivent la finalisation du projet (au regard du calendrier soumis à la commission FSDIE projet). A défaut, l’USN se réserve le droit d’exiger le remboursement de la subvention. Les factures et tout support justifiant le projet (films, photos …) seront à produire avec le bilan.

Dans l’intervalle, il faut avoir effectué les démarches pour envisager les retombées en lien avec le BVE ou le Service d’Action culturelle pour projets culturels et artistiques.

Comment remplir le dossier ?

La marche à suivre et les pièces à fournir sont indiquées dans le dossier bilan pour les associations [DOCX - 45 Ko] et dans l’imprimé cerfa pour les associations.
[DOCX - 41 Ko]

Comment rédiger l'évaluation lors du bilan ?

Il vous faut reprendre les critères d'évaluation que vous aurez préalablement déterminés dans le dossier demande de subvention et indiquer le degré de réalisation en justifiant les raisons de réalisation partielle ou de non réalisation.

Comment remplir le bilan financier ?

Le bilan financier se remplit exactement de la même façon que le budget prévisionnel.

Dois-je fournir toutes les factures du projet ?

Les factures des dépenses éligibles (cf note FSDIE projet [PDF - 178 Ko]) financées par l’USN doivent obligatoirement être transmises lors du dépôt du dossier de bilan. Le défaut de présentation des factures liées aux postes de dépenses du budget prévisionnel entraînera une demande de remboursement de la part de l’USN.

Quelles sont les pièces justificatives complémentaires ?

Les pièces justificatives sont l'ensemble des outils de communication, les films ou tout autres éléments produits et attestant de la réalisation du projet sur lesquels le logo FSDIE aura été apposé.