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Déménagement à Nation : préparer vos archives courantes et intermédiaires

Le service des archives relance la procédure réglementaire pour les documents dit d’âge courant et intermédiaire, correspondant aux dossiers ouverts et aux dossiers clos utilisés à des fins juridiques ou informationnelles – généralement limités à une antérieure.

 

Les directions, services, bureaux, UFR et départements doivent effectuer le tri des archives intermédiaires actuellement dans leurs locaux :
Identifier les documents éliminables des documents ayant une durée de conservation légale ;
 
  • Rédiger les bordereaux de destruction et les envoyer au service des archives pour signature des archivistes de l’USN et du responsable de la mission des Archives nationales auprès du Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ;
     
  • Rédiger les bordereaux de versement des dossiers à archiver et les envoyer au service des archives
     
Les instructions de tri et de conservation, les modèles de bordereaux ainsi qu’une description de leurs utilisations sont accessibles dans la FAQ et sur la page web des archives.
L’archiviste peut, sur demande, accompagner les services à la prise en main des outils.

Attention : En l’absence d’espace de stockage propre au service des archives sur les sites et de garanties concernant la gestion et la conservation des documents, le service des archives ne signera les bordereaux de versement qu’à l’entrée des fonds dans les magasins d’archives sur Nation.
 
  • Pour assurer la traçabilité des dossiers en cours de vos bureaux sur Censier, Dauphine, Sorbonne, Sainte-Barbe ou la rue des Bernardins vers Nation ou vers Sorbonne, un modèle d’inventaire sommaire est disponible sur la page web.
     
  • Parallèlement, le service des archives poursuit le chantier de tri sur l’arriéré ou archives définitives. Les services producteurs restant sont : DCVP, DEVU (BET, Mission handicap, direction), DNUM (ENEAD, ADM), DAI, SUAPS, SFC, DBU, SAC, SPS, DGS, service juridique, regroupant environ 550 ml sur les 2500 ml audités en janvier 2019.
     
  • La DAF et l’agence comptable seront contacter par l’archiviste pour mettre en place la procédure selon les délais réglementaires spécifiques aux documents financiers.

mise à jour le 5 février 2021