Comité de suivi et suivi du doctorat à l'ED MAGIIE
Sommaire de la page
- Suivi des doctorant-e-s par année (description par année)
- Comité de suivi individuel (en bas de cette page)
SUIVI DES DOCTORANT-E-S ANNEE PAR ANNEE (QUEL DOCUMENT A PRESENTER QUAND ET A QUI ?)
Première année
- Deux documents à envoyer lors de la première année (si possible lors de l'envoi du dossier d'admission et au plus tard, avant le 15 janvier): Convention de Formation (téléchargeable ici) + Plan de formation Individuel ( téléchargeable ici)
à envoyer à Manuela Stieg
- Deux documents à envoyer à la fin de la première année (avant la fin de l'été) :
- Bilan annuel (téléchargeable ici) [DOC - 83 Ko] de la première année de thèse. Ce bilan permet au doctorant-e de faire le point sur l'avancement des travaux.
- Portfolio (téléchargeable ici). [DOCX - 75 Ko] Il permet de lister les différentes activités du doctorant-e (formations suivies ; enseignement, organisation de manifestation scientifique, responsabilités administratives, séjour à l’étranger, communications et/ou publications, …)
Ces documents donnent lieu à un retour sur l'année écoulée au moins de la part du(de la) directeur(trice) de thèse.
Fin de la deuxième année : au cours du second semestre (avant le 15 juillet)
Entretien obligatoire avec le comité de suivi au deuxième semestre de la deuxième année de doctorat (le recours à la visioconférence est possible, si nécessaire)
Le comité de suivi se réunit au moins une fois au deuxième semestre de la deuxième année avec le(a) doctorant-e en l'absence du(des) directeur(s) de recherche.
La forme proposée par le conseil de l’ED pour la réunion avec le comité de suivi est la suivante :
- une présentation du (de la) doctorant-e- sur l'avancée de son travail devant au moins le comité et le(a) directeur(trice) de recherche. Cette présentation peut être publique ou en huis clos selon vos préférences. Elle peut être suivi d'un échange (présentation et échange non obligatoires);
- un entretien entre le(a) doctorant-e et son comité de suivi, en l'absence du(de la) directeur(trice) de recherche (conformément au cadre légal, donc obligatoire).
Quatre documents à envoyer avant cet entretien : Convention de Formation + Plan de Formation Individuel + bilan annuel ou bien une dizaine de pages de thèse déjà rédigées (à la place du bilan annuel) + portfolio actualisé.
A envoyer au(à la) directeur(trice) de recherche et aux membres du comité de suivi.
Les membres du comité de suivi remplissent le formulaire "Compte rendu de Comité de Suivi de thèse" disponible [DOCX - 83 Ko]en téléchargement ici [DOCX - 83 Ko]. Ce formulaire rempli est à envoyer au(à la) doctorant-e et au (à la) directeur(trice) de recherche, ainsi qu'à Manuela Stieg. Les membres du comité de suivi donnent leur avis sur la réinscription et cet avis du comité du suivi est obligatoire pour la réinscription en thèse (selon l’arrêté du 25 mai 2016, l’avis sur la réinscription est à donner tous les ans par le comité de suivi à partir de la 3e année).
Le(a) directeur(trice) de recherche fait également un retour sous forme écrite ou orale sur les documents envoyés par le(a) doctorant-e.
L'organisation de l'ensemble de l'événement est sous la responsabilité du(de la) directeur(trice) de recherche avec l'aide du (de la) doctorant-e et du (de la) responsable d'équipe de recherche.
Fin de la troisième année et années suivantes (à faire à chaque fois avant le 15 juillet)
Trois possibilités:
a. si la soutenance a lieu à l’automne:
le(a) doctorant-e n’a pas à transmettre d’autre document.
b. s’il s’agit d’une demande de réinscription d’un(e) doctorant-e salarié-e de la fin de la 3e année jusqu’à la fin de la 6e année, pas de régime dérogatoire:
Deux documents à envoyer : bilan annuel ou une dizaine de pages récemment rédigées de la thèse + portfolio actualisé.
A envoyer au(à la) directeur(trice) de recherche et aux membres du comité de suivi.
c. S’il s’agit d’une demande de réinscription d’un-e doctorant-e en contrat doctoral à partir de la 4ème année ou d’un-e doctorant-e salarié-e à partir de la 7e année, régime dérogatoire:
Trois documents à envoyer :
Le Comité de suivi fait un retour sur les documents envoyés. Une rencontre avec le Comité de suivi est obligatoire en présentiel (ou visioconférence) s’il y a une demande en ce sens de l’une ou l’autre des parties (si le(a) doctorant-e et/ou l’encadrant-e souhaitent cette réunion); cette rencontre avec le Comité de suivi est également obligatoire en présentiel (ou visioconférence) si le.a directeur.trice souhaite émettre un avis négatif sur la réinscription; mais cette rencontre avec le Comité de suivi en présentiel (ou visioconférence) n'est pas obligatoire (en dehors du deuxième semestre de la deuxième année) dans les autres cas. Il doit cependant obligatoirement tous les ans y avoir un échange (visioconférence ou au moins mails) entre le.la doctorant.e et les membres du comité de suivi, en particulier au sujet des documents envoyés par le.la doctorant.e.
a. si la soutenance a lieu à l’automne:
le(a) doctorant-e n’a pas à transmettre d’autre document.
b. s’il s’agit d’une demande de réinscription d’un(e) doctorant-e salarié-e de la fin de la 3e année jusqu’à la fin de la 6e année, pas de régime dérogatoire:
Deux documents à envoyer : bilan annuel ou une dizaine de pages récemment rédigées de la thèse + portfolio actualisé.
A envoyer au(à la) directeur(trice) de recherche et aux membres du comité de suivi.
Le Comité de suivi fait un retour sur les documents envoyés. Une rencontre avec le Comité de suivi est obligatoire en présentiel (ou visioconférrence) s’il y a une demande en ce sens de l’une ou l’autre des parties (= si le(a) doctorant-e ou/et l’encadrant-e souhaitent cette réunion); cette rencontre avec le Comité de suivi est également obligatoire en présentiel (ou visioconférence) si le.a directeur.trice souhaite émettre un avis négatif sur la réinscription; mais cette rencontre avec le Comité de suivi en présentiel (ou visioconférence) n'est pas obligatoire (en dehors du deuxième semestre de la deuxième année) dans les autres cas. Il doit cependant obligatoirement tous les ans y avoir un échange (visioconférence ou au moins mails) entre le.la doctorant.e et les membres du comité de suivi, en particulier au sujet des documents envoyés par le.la doctorant.e.
Le Comité de suivi émet un avis (favorable/défavorable + argumentaire d'une dizaine de lignes) sur la réinscription et transmet cet avis, avant le 15 juillet, à Manuela Stieg (manuela.stieg@sorbonne-nouvelle.fr). Cet avis du comité du suivi est obligatoire pour la réinscription en thèse (pour mémoire, selon l’arrêté du 25 mai 2016, l’avis sur la réinscription est à donner tous les ans par le comité de suivi à partir de la 3e année), en plus de l'avis du (de la) directeur(trice) de recherche.
c. S’il s’agit d’une demande de réinscription d’un-e doctorant-e en contrat doctoral à partir de la 4ème année ou d’un-e doctorant-e salarié-e à partir de la 7e année, régime dérogatoire:
Trois documents à envoyer :
- bilan annuel ou une dizaine de pages récemment rédigées de la thèse + portfolio actualisé: à envoyer au(à la) directeur(trice) de recherche et aux membres du comité de suivi avant la fin juin.
- formulaire de demande de dérogation à remplir par le(a) doctorant-e et l’encadrant-e:à télécharger en septembre/octobre sur la page du service des doctorats et à envoyer à ed625@sorbonne-nouvelle.fr avant la mi-octobre ou la fin octobre.
Le Comité de suivi fait un retour sur les documents envoyés. Une rencontre avec le Comité de suivi est obligatoire en présentiel (ou visioconférence) s’il y a une demande en ce sens de l’une ou l’autre des parties (si le(a) doctorant-e et/ou l’encadrant-e souhaitent cette réunion); cette rencontre avec le Comité de suivi est également obligatoire en présentiel (ou visioconférence) si le.a directeur.trice souhaite émettre un avis négatif sur la réinscription; mais cette rencontre avec le Comité de suivi en présentiel (ou visioconférence) n'est pas obligatoire (en dehors du deuxième semestre de la deuxième année) dans les autres cas. Il doit cependant obligatoirement tous les ans y avoir un échange (visioconférence ou au moins mails) entre le.la doctorant.e et les membres du comité de suivi, en particulier au sujet des documents envoyés par le.la doctorant.e.
Le Comité de suivi émet un avis (favorable/défavorable + argumentaire d'une dizaine de lignes) sur la réinscription et transmet cet avis, avant le 15 juillet, à Manuela Stieg (manuela.stieg@sorbonne-nouvelle.fr). Cet avis du comité du suivi est obligatoire pour la réinscription en thèse (pour mémoire, selon l’arrêté du 25 mai 2016, l’avis sur la réinscription est à donner tous les ans par le comité de suivi à partir de la 3e année), en plus de l'avis du (de la) directeur(trice) de recherche.
Comité de suivi individuel
Qu'est-ce qu'un comité de suivi individuel ?
Le(s) directeur(s) de thèse est l'acteur(trice) central-e de l'encadrement et du suivi du projet de recherche du doctorant-e. Il/elle est responsable de sa formation scientifique et le guide tout au long de son parcours de thèse. Il/elle est épaulé-e dans la tâche de suivi par le comité de suivi, l'unité de recherche et l'école doctorale.
Le comité de suivi est une opportunité offerte au(à la) doctorant-e de faire le point sur ses activités. Il permet d'exposer et discuter les travaux réalisés, les projets pour l'année suivante et d'exposer les éventuelles difficultés rencontrées (de tous ordres : scientifiques, matérielles, relationnelles, etc.). C'est donc un outil précieux pour le(a) doctorant-e et ses encadrant-e-s dans le déroulement de la thèse. Le comité de suivi apporte un regard bienveillant et des critiques constructives sur le travail de thèse. A partir de la deuxième année, il fait tous les ans un retour sur les documents envoyés par le.la doctorant.e et échange avec lui.elle, en particulier à ce sujet (obligatoirement en présentiel ou visioconférence lors du second semestre de la deuxième année). A partir de la deuxième année, le comité de suivi émet tous les ans des recommandations au sujet de la réinscription du(de la) doctorant-e.
Composition du comité de suivi :
La composition du comité de suivi est proposée par le(a) directeur(trice) de recherche et validée par l'unité de recherche et l'école doctorale.
La composition du comité de suivi obéit, au sein de l’ED MAGIIE, aux trois conditions suivantes (suite à la décision du Conseil d'ED du 17 octobre 2016) :
-le comité de suivi comporte au moins deux enseignants-chercheurs
- il doit y avoir au moins un membre HDR parmi les deux membres du comité de suivi
- il doit y avoir au moins un membre externe à l’EA parmi les deux membres du comité de suivi
A noter : Les membres du comité de suivi peuvent participer au jury de thèse mais ne pourront pas être pré-rapporteurs.
Un-e professeur-e émérite peut être membre du comité de suivi.
Rôle du comité de suivi :
Voir supra dans Suivi des doctorant-e-s année par année (quel document à présenter quand et à qui ?) et modalités de la formation doctorale de l'ED 625
mise à jour le 14 juin 2022
