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Circulaire de rentrée 2022-2023
Organisation du temps de travail, des congés et des autorisations d’absence des personnels IATSS pour les années 2022 et 2023
La présente circulaire a pour objet de préciser les modalités d’organisation du temps de travail et des congés applicables aux personnels IATSS de l’Université Sorbonne Nouvelle. Elle ne s’applique pas aux personnels des bibliothèques qui sont soumis à un régime horaire différent au regard de leurs missions d’ouverture aux publics.
La présente circulaire traduit un élément de la politique de qualité de vie au travail mis en œuvre par l’Université Sorbonne Nouvelle. La politique ainsi initiée propose aux agents IATSS un exercice du temps de travail flexible et modulable qui vise à mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Au 1er janvier 2022 et afin de répondre aux exigences du calcul des passifs sociaux, la gestion des congés se fera par année civile, du 1er janvier au 31 décembre de l’année concernée.
I. Temps de travail
Texte de référence : Décret n°2000-815 du 25 août 2000 relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l'Etat et dans la magistrature.
Le décompte du temps de travail est réalisé sur la base d'une durée annuelle de travail effectif de 1 607 heures maximum, sans préjudice des heures supplémentaires susceptibles d'être effectuées.
La durée du travail effectif s'entend comme le temps pendant lequel les agents sont à la disposition de leur employeur et doivent se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
Le temps de travail décrit dans la présente circulaire s’applique aux agents titulaires, stagiaires, contractuels en CDI et aux agents en CDD.
1. Le temps de travail hebdomadaire
Dans le cadre de la démarche Services Publics +, les services de l’université sont ouverts au public du lundi au vendredi de 9h à 18h.
Les agents peuvent exercer un temps de travail selon deux modalités au choix :
Répartition du temps de travail hebdomadaire selon 3 modalités au choix :
La répartition du temps et de travail et ses modalités d’exercice sont à l’initiative de l’agent. La décision appartient au chef de service.
La proposition réalisée s’entend pour une année universitaire complète.
Chaque année, avant le 31 août, les agents déposent une proposition d’emploi du temps auprès de leur supérieur hiérarchique direct au moyen de l’annexe n°2.
L’emploi du temps de chaque agent est validé par le n+1 au vu de l’ensemble des propositions individuelles des agents de la structure et en fonction des nécessités de service.
Les directeurs et chefs de service sont tenus de transmettre mi-septembre l’ensemble des emplois du temps des personnels sous leur autorité à la Direction des Ressources Humaines – Service de gestion des personnels BIATSS afin de paramétrer les droits à congés.
Chaque année, avant le 31 août, les agents déposent une proposition d’emploi du temps auprès de leur supérieur hiérarchique direct au moyen de l’annexe n°2.
L’emploi du temps de chaque agent est validé par le n+1 au vu de l’ensemble des propositions individuelles des agents de la structure et en fonction des nécessités de service.
Les directeurs et chefs de service sont tenus de transmettre mi-septembre l’ensemble des emplois du temps des personnels sous leur autorité à la Direction des Ressources Humaines – Service de gestion des personnels BIATSS afin de paramétrer les droits à congés.
Temps de travail par quotité
2. Exercer en télétravail
Texte de référence : -ccord relatif à la mise en oeuvre du télétravail dans la fonction publique - JORF n°0079 du 3 avril 2022 ; Charte du télétravail - délibération du Conseil d’Administration en date du 10 juillet 2020.
Le télétravail est une modalité de travail possible au sein de l’Université Sorbonne Nouvelle. Tous les agents IATSS, présentant au moins 6 mois d’ancienneté peuvent solliciter une demande de télétravail.
2 modalités d’exercice proposées + 1 possibilité occasionnelle :
Les agents souhaitant télétravailler se réfèrent à la Charte du télétravail mise en ligne sur l’intranet de l’université ainsi qu’aux documents afférents.
L’agent télétravailleur veille à indiquer sur l’emploi du temps qui précisera le ou les jours fixes qui sont télétravaillés afin de paramétrer le logiciel d’absences et de congés.
Depuis le 1er septembre 2021, une indemnité de 2,5 € par jour de télétravail, sans seuil de déclenchement, dans la limite d'un montant de 220 € annuels est octroyée (soit 88 indemnités annuelles maximum). Le versement de l'indemnité est effectué selon un rythme trimestriel.
Depuis le 1er septembre 2021, une indemnité de 2,5 € par jour de télétravail, sans seuil de déclenchement, dans la limite d'un montant de 220 € annuels est octroyée (soit 88 indemnités annuelles maximum). Le versement de l'indemnité est effectué selon un rythme trimestriel.
3. Autorisations d’absence
Textes de référence :
- Décret n°82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique. - Loi n° 2010-751 du 5 juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la fonction publique
- Circulaire n° SE1 2014-2 du 3 juillet 2014 relative à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique de l’Etat
Les conditions d’octroi d’autorisations d’absence sont précisées dans l’annexe n°1. Il est rappelé que leur utilisation suit l’année civile.
Les autorisations d’absence relèvent de la compétence du supérieur hiérarchique. Ces demandes doivent lui être transmises au moins 48 heures à l’avance. En aucun cas, un agent public de l’établissement ne pourra s’absenter sans en avoir obtenu au préalable l’autorisation.
Les autorisations d’absence liées aux travaux d’une assemblée publique élective, à la participation à un jury de cour d’assises, aux examens médicaux obligatoires et à l’exercice syndical sont de droit.
En revanche, les autorisations d’absence relatives aux fonctions publiques électives non syndicales, à la participation aux cours et concours de l’administration, aux événements familiaux et aux fêtes religieuses relèvent du régime des autorisations d’absences facultatives. Ces autorisations d’absence facultatives ne constituent pas un droit pour l’agent mais sont soumises aux nécessités de service. La continuité du service public demeure une priorité.
- Circulaire n° SE1 2014-2 du 3 juillet 2014 relative à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique de l’Etat
Les conditions d’octroi d’autorisations d’absence sont précisées dans l’annexe n°1. Il est rappelé que leur utilisation suit l’année civile.
Les autorisations d’absence relèvent de la compétence du supérieur hiérarchique. Ces demandes doivent lui être transmises au moins 48 heures à l’avance. En aucun cas, un agent public de l’établissement ne pourra s’absenter sans en avoir obtenu au préalable l’autorisation.
Les autorisations d’absence liées aux travaux d’une assemblée publique élective, à la participation à un jury de cour d’assises, aux examens médicaux obligatoires et à l’exercice syndical sont de droit.
En revanche, les autorisations d’absence relatives aux fonctions publiques électives non syndicales, à la participation aux cours et concours de l’administration, aux événements familiaux et aux fêtes religieuses relèvent du régime des autorisations d’absences facultatives. Ces autorisations d’absence facultatives ne constituent pas un droit pour l’agent mais sont soumises aux nécessités de service. La continuité du service public demeure une priorité.
4. Pauses et coupure méridienne
Pause
- Le temps de pause est de 20 minutes non fractionnable et ne s’applique qu’aux personnels dont le temps de travail quotidien atteint 6 heures ;
- Cette pause s’effectue toujours à l’intérieur de la journée. La place de ce temps de pause est déterminée en concertation avec l’agent dans le cadre des contraintes de travail du service concerné ;
- Cette pause peut être accolée au temps de coupure méridienne de l'agent ;
Coupure méridienne obligatoire
- La durée de la pause méridienne est de 45 mn au minimum.
II. Congés annuels
1. Durée et répartition des congés annuels
Les reliquats de congés de l’année 2021 peuvent être reportés et pris jusqu’au 30 avril 2023.
Les reliquats de congés de ladite année qui n’auront pas été inscrits sur un compte épargne-temps ou pris en congés avant le 30 avril 2023 seront définitivement perdus.
Droits à congés annuels selon la quotité de travail :
À noter :
- La modalité d’exercice du temps de travail hebdomadaire sur 4,5 jours implique le retrait de 5 jours de congés pour une semaine.
- La modalité d’exercice du temps de travail en mode alterné s’entend sur deux semaines. Cela implique le retrait de 5 jours de congés pour une semaine même si la semaine concernée est celle de 4 jours.
En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, le droit à congés annuel est calculé proportionnelement à la durée du service accompli.
2. Les congés annuels des agents contractuels
Les agents contractuels bénéficient des mêmes droits à congés que les personnels titulaires. Ils doivent veiller à solder leurs congés avant le terme de leur contrat.
3. Modalités de prise de congés
Chaque année, le Conseil d’Administration vote le calendrier universitaire qui précise les périodes de fermeture au public. Les congés des personnels IATSS ne suivent pas systématiquement le calendrier universitaire. Les directeurs organisent leur service en fonction des nécessités et de la continuité du service public.
Au regard de l’activité de l’université, il est proposé aux agents la prise des congés aux périodes suivantes :
Congés de fin d’année : du lundi 19 décembre 2022 au vendredi 30 décembre 2022 inclus
Congés d’Eté : du lundi 31 juillet 2023 au vendredi 18 août 2023 inclus
Afin de favoriser un repos compensateur, il est attendu une prise de congés pendant la période estivale d’au moins 3 semaines.
L’accord de congés relève de la compétence du supérieur hiérarchique. Les demandes doivent lui être transmises suffisamment à l’avance afin qu’il puisse organiser la continuité de service. Un délai minimal égal à 2 fois le temps de congés demandés est attendu pour formuler les demandes.
Pour exemple :
2 jours de congés souhaités ; la demande devra être formulée 4 jours avant
15 jours de congés souhaités ; la demande devra être formulée 30 jours avant
En aucun cas, un agent public de l’établissement ne peut s’absenter sans avoir obtenu au préalable l’autorisation de départ en congés.
4. Les congés bonifiés
Textes de référence :
- Décret n°2020-851 du 2 juillet 2020 portant réforme des congés bonifiés dans la fonction publique modifie le dispositif des congés bonifiés dans les trois versants de la fonction publique à compter du 5 juillet 2020.
- Article 8 du décret n°78-399 du 20/03/1978 et l’article 6 du décret n°2007-955 du 15 mai 2007, précisent que les personnels des établissements d’enseignement et des centres de formation scolaires ou universitaires doivent inclure la période de congé bonifié spécifique dans celle des grandes vacances.
La durée du congé bonifié ne doit pas excéder 31 jours consécutifs, délai de route inclus (durée du transport comptabilisée pour une journée). La bonification de 30 jours est supprimée.
Ce droit est ouvert tous les 2 ans, en cas de service ininterrompu, aux fonctionnaires et contractuels en CDI dans les services de l’Etat.
Ce dispositif est à présent ouvert aux territoires du Pacifique : Nouvelle-Calédonie, Polynésie et Wallis-et-Futuna.
La demande doit être faite en réponse à la circulaire rectorale publiée chaque année au mois de septembre.
L’année où l’agent prétend à ses droits à congés bonifiés, il veille à proposer à la validation de sa hiérarchie un état complet de ses congés dès le début de l’année universitaire.
5. Proratisation des jours d’ARTT au titre des congés pour raison de santé
Texte de référence : Loi de finances n° 2010-1657 du 29 décembre 2010 et circulaire du 18 janvier 2012.
Les congés pour raison de santé intervenant pendant une période de congés annuels sont considérés comme du service accompli. Dès lors, la totalité des congés ouverts à l’agent au titre de l’année de référence doit être reportée.
Cependant, l’agent en congé de maladie ne peut prétendre à des jours d’aménagement et de réduction du temps de travail (ARTT) générés sur cette période de maladie. En effet, l’acquisition de jours ARTT est liée à la réalisation de durées de travail hebdomadaires supérieures à 35 heures, hors heures supplémentaires, et est destinée à éviter l’accomplissement d’une durée annuelle du travail excédant 1607 heures.
Les absences au titre des congés pour raison de santé réduisent à due proportion, le nombre de jours RTT que l’agent peut acquérir. La circulaire du 18 janvier 2012 liste tous les congés pour raison de santé concernés pour les fonctionnaires (congés de maladie, congés de longue maladie, congé de longue durée) et les non titulaires (congés de maladie, congés de grave maladie, congé sans traitement pour maladie).
Les congés pour accident de service et pour maladie professionnelle entraînent une réduction des jours ARTT. En revanche, les congés de maternité, de paternité et d’adoption ne sont pas concernés.
Un jour d’ARTT est retranché du nombre de jours à prendre dès lors que le nombre de jours d’arrêts de travail glissant a atteint 32 jours.
6. Report de congés annuels non pris pour raison de santé
Texte de référence :
- Circulaire ministérielle de la fonction publique n° BCRF1104906C du 22 mars 2011 relative à l’incidence des congés de maladie sur le report des congés annuels.
- Conseil d’état n°406009 du 26 avril 2017
- Réponse ministérielle du 10 mars 2020 relative aux congés non pris pour cause de maladie dans la fonction publique
Le texte prévoit un report automatique du congé annuel restant dû au titre de l’année écoulée à l’agent qui, du fait d’un des congés de maladie prévus par l’article 34 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat (congés de maladie ordinaire, pour accident de travail, de maladie d’origine professionnelle, de longue maladie, de longue durée, de grave maladie) n’a pu prendre tout ou partie dudit congé au terme de la période de référence.
Sur autorisation exceptionnelle du chef de service, les jours de congés non pris pour raison de santé peuvent être reporté dans la limite de 4 semaines (20 jours) sur une période de 15 mois maximum.
Le report est accordé dans les cas suivants :
- Congé de maladie ordinaire
- Congé pour accident de service ou maladie d’origine professionnelle
- Congé de longue maladie
- Congé de longue durée
- Congé de grave maladie
Si les congés ne sont pas pris au cours de cette période de 15 mois, notamment du fait d’une prolongation du congé de maladie de l’agent, ils sont perdus et ne peuvent donner lieu à indemnisation.
- Réponse ministérielle du 10 mars 2020 relative aux congés non pris pour cause de maladie dans la fonction publique
Le texte prévoit un report automatique du congé annuel restant dû au titre de l’année écoulée à l’agent qui, du fait d’un des congés de maladie prévus par l’article 34 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat (congés de maladie ordinaire, pour accident de travail, de maladie d’origine professionnelle, de longue maladie, de longue durée, de grave maladie) n’a pu prendre tout ou partie dudit congé au terme de la période de référence.
Sur autorisation exceptionnelle du chef de service, les jours de congés non pris pour raison de santé peuvent être reporté dans la limite de 4 semaines (20 jours) sur une période de 15 mois maximum.
Le report est accordé dans les cas suivants :
- Congé de maladie ordinaire
- Congé pour accident de service ou maladie d’origine professionnelle
- Congé de longue maladie
- Congé de longue durée
- Congé de grave maladie
Si les congés ne sont pas pris au cours de cette période de 15 mois, notamment du fait d’une prolongation du congé de maladie de l’agent, ils sont perdus et ne peuvent donner lieu à indemnisation.
7. Procédure de gestion des congés annuels et des jours d’ARTT
Liberty Tempo, logiciel de gestion des congés est déployé dépuis janvier 2022. Il est mis à la disposition des agents qui déposent via cet outil leurs demandes de jours de congés et d’autorisations d’absence auprès de leur supérieur hiérarchique ; l’accès à ce logiciel se fait par l’ENT. Le supérieur hiérarchique reçoit directement la demande sur sa messagerie électronique. Le décompte des jours pris et à prendre est automatique, le solde pouvant à tout moment être consulté par l’agent.
8. Don de jour de repos à un autre agent public parent d’un enfant gravement malade
Texte de référence : Décret n° 2015-580 du 28 mai 2015
Un agent civil peut, sur sa demande, renoncer anonymement et sans contrepartie à tout ou partie de ses jours de repos non pris, qu’ils aient été affectés ou non sur un compte épargne temps, au bénéfice d’un autre agent public relevant du même employeur qui assume la charge d’un enfant âgé de moins de vingt ans atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.
Les dons et attributions de jours de congés effectués dans le cadre du décret suscité sont gérés par les services de la direction des ressources humaines.
9. Congé de proche aidant
Texte de référence : décret n° 2020-1557 du 8 décembre 2020 relatif au congé de proche aidant dans la fonction publique
Le congé de proche aidant se prend selon la ou les modalités suivantes :
1° Pour une période continue ;
2° Pour une ou plusieurs périodes fractionnées d'au moins une journée ;
3° Sous la forme d'un service à temps partiel.
Pour bénéficier du congé de proche aidant, le fonctionnaire adresse une demande écrite, au moins un mois avant le début du congé à son chef de service.
En cas de renouvellement, il l'adresse au moins quinze jours avant le terme du congé. Il indique dans sa demande les dates prévisionnelles de congé ainsi que, le cas échéant, les modalités de son utilisation.
En vue d'établir ses droits, l'agent fournit à l'appui de sa demande les pièces justificatives suivantes :
La demande de congé de proche aidant est accompagnée des pièces suivantes :
1° Une déclaration sur l'honneur du lien familial du demandeur avec la personne aidée ou de l'aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables ;
2° Une déclaration sur l'honneur du demandeur précisant qu'il n'a pas eu précédemment recours, au long de sa carrière, à un congé de proche aidant ou bien la durée pendant laquelle il a bénéficié de ce congé ;
3° Lorsque la personne aidée est un enfant handicapé à la charge du demandeur, au sens de l'article L. 512-1 du code de la sécurité sociale, ou un adulte handicapé, une copie de la décision prise en application de la législation de sécurité sociale ou d'aide sociale subordonnée à la justification d'un taux d'incapacité permanente au moins égal à 80 % ;
4° Lorsque la personne aidée souffre d'une perte d'autonomie, une copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie au titre d'un classement dans les groupes I, II et III de la grille nationale mentionnée à l'article L. 232-2 du code de l'action sociale et des familles.
L'agent contractuel a droit, sur sa demande, à un congé de proche aidant d'une durée maximale de trois mois renouvelable dans la limite d'un an sur l'ensemble de sa carrière lorsque un ascendant, un descendant ou une personne partageant son domicile présente un handicap ou une perte d'autonomie d'une particulière gravité. Ce congé n'est pas rémunéré.
Le congé de proche aidant se prend selon la ou les modalités suivantes :
1° Pour une période continue ;
2° Pour une ou plusieurs périodes fractionnées d'au moins une journée ;
3° Sous la forme d'un service à temps partiel.
III. Le compte épargne-temps
1. Rappel du dispositif
Textes de référence :
- Décret n°2002-634 du 29 avril 2002 portant création du compte épargne-temps dans la fonction publique de l'Etat et dans la magistrature
- Arrêté du 28 août 2009 pris pour l'application du décret n° 2002-634 du 29 avril 2002 modifié portant création du compte épargne-temps dans la fonction publique de l'Etat et dans la magistrature
Le compte épargne-temps (CET) permet de cumuler des jours de congés rémunérés sur plusieurs années. Il est ouvert à la demande de l'agent qui est informé annuellement des droits épargnés et consommés.
L'accès au compte épargne-temps est ouvert aux agents titulaires et non titulaires de la fonction publique d'État (FPE) employés de manière continue et ayant accompli au moins une année de service.
Les fonctionnaires stagiaires ne peuvent pas ouvrir de compte épargne-temps. Cependant, ceux qui disposaient avant leur stage d'un compte épargne temps conservent leurs droits à congés, mais ne peuvent le faire valoir durant leur stage.
2. Alimentation du compte
Le compte épargne-temps peut être alimenté dans la limite de 60 jours par :
- des jours de congés annuels. Les agents doivent toutefois prendre au moins 20 jours de congés chaque année. Le report de congés bonifiés ne peut pas être versé sur le compte épargne-temps ;
- des jours de réduction du temps de travail (RTT) ;
- des jours de repos compensateur dans des conditions fixées au sein de chaque administration par arrêté.
Lorsque le compte épargne-temps atteint 15 jours, les agents ne peuvent plus épargner ensuite que 10 jours au maximum par an.
3. Fonctionnement du compte
Les règles d'ouverture, de fonctionnement, de gestion et de fermeture du compte, ainsi que les conditions de son utilisation par l'agent, sont fixées pour chaque administration par arrêté. En cas de mutation, de mise à disposition ou de détachement au sein de la fonction publique d'État, l'agent conserve le bénéfice de son compte épargne-temps.
L'agent doit formuler son choix avant le 14 octobre 2022. En l'absence de toute demande d’option, les jours sont d'office : pris en compte au sein du régime de retraite additionnelle de la fonction publique, s'agissant des fonctionnaires ; indemnisés, s'agissant des agents non titulaires.
Conditions de prise en compte au titre de la retraite additionnelle :
Les jours épargnés donnent lieu au versement d'indemnités sur la base desquelles le fonctionnaire cotise au régime de retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP)
Conditions d’indemnisation des jours épargnés :
mise à jour le 14 septembre 2022
Direction des Ressources Humaines
Infographie
Documents circulaire de rentrée
