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Aides financières pour la mobilité doctorante (ED 622)

Présentation

Vous êtes doctorant-e inscrit-e administrativement pour l'année universitaire en cours au sein de l'école doctorale 622 de l'Université Sorbonne Nouvelle et vous allez être amené-e à partir en mission dans le cadre de votre recherche. Il est possible de demander une participation financière auprès de l'ED 622 (il est également demandé par l'ED que vous fassiez en parallèle une demande à votre équipe de recherche). 

Pour cela, nous vous invitons à bien lire attentivement le fonctionnement des aides à mobilité et la procédure à suivre qui se trouvent ci-dessous.

Calendrier des appels à mobilité

L'ED 622 organise 3 appels par an pour soutenir financièrement la mobilité de ses doctorant-e-s. Vous trouverez ci-dessous le calendrier pour l'année 2024-2025. 
 
En dehors de ces 3 appels annuels, il est donc inutile de contacter l'école doctorale pour faire une demande d'aide financière car l'ED n'acceptera aucune demande en dehors de ces 3 appels par an qui permettent un traitement équitable des attributions.

C'est le conseil de l'ED qui étudie les demandes et attribue les sommes selon des règles définies par le bureau ou le conseil de l'ED.

La décision d'attribution du conseil est souveraine.


Calendrier 2024-2025 des appels :

  • 1er appel 2024-2025 : pour des missions entre le 1er mars 2025 et le 31 juin 2025. Date limite de candidature : mercredi 08 janvier 2025, minuit. Pour candidater cliquer ici
  • 2e appel 2024-2025 : pour des missions entre le 1er juillet 2025 et le 31 octobre 2025. Date limite de candidature : mercredi 09 avril 2025, minuit. L'appel sera lancé courant février 2025.
  • 3e appel 2024-2025 : pour des missions entre le 1er novembre 2025 et le 28 février 2026. Date limite de candidature : mercredi 10 septembre 2025, minuit. L'appel sera lancé courant juin 2025.

Lorsqu'un appel est ouvert, le secrétariat des écoles doctorales prévient les doctorant-e-s par mail via la liste de diffusion de l'ED et vous envoi le lien vers le formulaire de candidature de l'ED (ce lien se trouve également disponible sur la page Actualités de l'ED et sur cette page lorsqu'un appel est ouvert. C'est via ce lien unique qu'il faut candidater pour demander une aide à l'ED ; s'il n'y a pas de lien pour candidater, c'est que l'appel est clos ou qu'il n'est pas encore ouvert). Toute demande qui serait effectuée via un autre formulaire que celui de l'ED (ou un lien ancien) relève de la responsabilité des doctorant-e-s et non de l'ED.

Contact : secretariat-ecoles-doctorales@sorbonne-nouvelle.fr

Procédure à suivre pour demander une aide financière pour la mobilité

Les doctorant.e.s sollicitant une aide financière pour une mobilité de recherche (enquêtes de terrain, dépouillement d’archives, participation à colloque avec communication) sont tenu.e.s de demander une aide également à leur équipe de recherche de rattachement avant de postuler à celle de l'Ecole doctorale.

Comment demander une aide financière auprès de votre équipe de recherche et de l'ED 622 pour une mobilité dans le cadre de votre recherche

Vous savez que vous allez devoir effectuer une mission dans le cadre de votre thèse (enquêtes de terrain, dépouillement d’archives, participation à colloque avec communication).
 
  • Vous devez  :

1) informer votre directeur(trice) de recherche de cette mobilité

2) vous rapprocher de votre équipe de recherche pour effectuer une demande de soutien financier (attention les demandes effectuées auprès de votre équipe de recherche ne se substituent d'aucune manière à votr ecandidature à l'appel en cours auprès de l'ED via le formulaire de candidature que vous trouvez sur le site de l'école doctorale et qui vous est aussi communiqué par mail lorsque le secrétariat vous envoie l'annonce de l'ouverture de l'appel à missions)

3) une fois que vous connaissez le montant accordé par votre équipe de recherche, vous devez candidater auprès de l'ED en remplissant le formulaire de candidature de l'ED correspondant à l'appel en cours et que vous trouvez sur cette page (le lien vous est également communiqué par mail par le secrétariat une fois l'appel ouvert ; s'il n'y a pas de lien actif pour candidater c'est que l'appel n'est pas encore ouvert ou qu'il est clos). Vous devez respecter le calendrier et les dates de mission correspondant à chaque appel. L'ED n'acceptera pas de financer une mission déjà effectuée et en dehors des 3 appels dédiés.

Tous les champs du formulaire de candidature doivent être remplis de la manière la plus précise possible, et notamment :
  • dates : indiquer des dates envisageables, même si provisoires ;
  • budget prévisionnel : indiquer les montants et les objets des dépenses spécifiquement liées à la mission (ex. : billets d’avion, frais de participation à un colloque, logement, etc.).
  • justification de la mission : détailler la raison de la mission. Il ne s’agit pas de présenter son projet de recherche, mais de montrer l’utilité de cette mobilité en relation avec votre thèse.
  • indiquer le montant accordé par votre équipe de recherche (il est obligatoire de demander également une participation à votre équipe, toute demande effectuée qui ne mentionnerait pas l'aide accordée par l'équipe de recherche ne sera pas traitée par l'ED)

L'ED ne couvre pas :

- les frais de nourriture
- la participation à colloque sans communication du (de la) doctorant-e
- des frais ou déplacements avec un véhicule personnel
- une mission vers Paris (sauf dans le cadre d'une cotutelle)
- les écoles d'hivers
- les formations payantes

L'ED vous laisse deux mois entre l'ouverture de l'appel et la clôture de l'appel, vous avez donc le temps de vous organiser, ne vous précipitez pas, prenez le temps de bien remplir le formulaire de candidature. Une fois le formulaire validé, un message précisant que votre demande a été prise en compte apparaît. N'écrivez pas au secrétariat des écoles doctorales pour demander si l'ED a bien reçu votre demande, il ne peut pas le savoir avant la clôture de l'appel. Si vous vous trompez dans le formulaire, remplissez une autre demande sur le formulaire (en précisant que vous vous êtes trompé-e dans la demande précédente).

Important : les doctorant.e.s qui envisagent de communiquer dans un colloque/journée d'étude n'ont pas besoin d'avoir la confirmation des organisateurs(trices) du colloque/journée d'étude pour candidater auprès de l'ED, ils/elles doivent impérativement candidater à l'appel de l'ED correspondant même s'ils/elles n'ont pas encore de réponse des organisateurs(trices). Il est donc important de ne pas rater pas l'appel concernant la période qui concernerait votre période de mission car l'école doctorale n'acceptera aucune demande en dehors des 3 appels dédiés par an, inutile donc d'écrire au secrétariat, si vous êtes dans ce cas.

Si vous envisagez une mobilité longue (plus de 4 semaines) à l’étranger, le financement de l’ED pourra être complété par la Direction des Affaires Internationales (DAI). L'ED transmettra dans ce cas directement la demande à la DAI (ce ne sont pas les doctorant-e-s qui contactent la DAI). La DAI convoque une commission et décide (ou non) d'apporter un complément financier.  Cela peut prendre quelques jours/semaines, le temps de réunir la commission. Vous serez informé-e de la décision directement par la DAI. Le complément sera versé à l'ED qui le reversera ensuite au (à la) doctorant-e.

3) une fois l'appel d'aide aux missions clos, le conseil de l'École Doctorale est convoqué et il étudie toutes les demandes qui lui sont parvenues. C'est le conseil de l'ED qui accorde les sommes accordées selon des règles définies par le bureau ou le conseil de l'ED. Les doctorant.e.s non financé.e.s, ainsi que ceux/celles n’ayant jamais bénéficié d’une aide à mobilité, seront prioritaires. Les doctorant.e.s présentant plus d’une demande par an ne seront pas prioritaires. En étant inscrit-e- à l'université Sorbonne Nouvelle, votre "résidence administrative" est Paris (que vous habitiez en région parisienne, en province ou à l'étranger). L'université considère que le lieu de départ des mobilités est Paris, lieu de votre résidence administrative et les écoles doctorales ne financent donc pas de mission vers Paris. La décision du conseil est souveraine.

Le secrétariat des écoles doctorales vous prévient par mail de la somme accordée (ou du refus d'aide financière) par le conseil de l'École Doctorale, vous demandera les documents nécessaires (votre R.I.B...). Ne traînez pas à communiquer ces documents auprès du secrétariat.
Vous devez attendre le mail du secrétariat vous donnant le résultat, là encore, inutile d'écrire de manière anticipée au secrétariat pour avoir la réponse, il ne vous répondra pas car il gère 5 écoles doctorales.

La somme accordée par l'ED vous est versée directement sur le compte bancaire du (de la) doctorant-e. Pour la somme qui est accordée par votre équipe, voyez avec elle pour les modalités de versement (ce n'est pas l'ED qui gère le versement de l'équipe de recherche).

L'ED ne finance aucune mobilité de docteur-e-s ou d'enseignant-e--chercheur-e de l'ED 622, seulement les doctorant-e-s inscrit-e-s administrativement et en cours de thèse au sein de l'ED 622.

Procédure pour préparer votre mobilité


Que vous demandiez ou non une aide financière à l’Ecole doctorale (voir rubrique précédente), la procédure varie quelque peu selon votre statut. Prenez donc le temps de bien lire toutes ces informations importantes.

Les doctorant-e-s doivent toujours remplir un ordre de mission [PDF - 1 Mo] (si le(a) doctorant-e a un contrat doctoral) ou un Certificat Administratif [DOCX - 110 Ko] (si le(a) doctorant-e n'a pas de contrat doctoral) lorsqu’ils/elles partent en mission/déplacement (même si celle-ci n’est pas financée par l'ED ou l'équipe de recherche) et le transmettre par mail au secrétariat de l'ED pour le faire signer à la direction de l'ED.

Que vous soyez ou non bénéficiaire d'un contrat doctoral, vous pourrez bénéficier de la couverture d'assurance Responsabilité civile liée aux missions.
Si vous devez faire face à des frais médicaux à l'étranger vous pouvez en demander la prise en charge par votre CPAM à travers ce formulaire [PDF - 1 Mo].


a) Vous êtes doctorant-e contractuel-l-e de l’université Sorbonne Nouvelle (salarié-e de l’université)

- Avant votre départ en mission, vous devrez remplir et signer, au moins 1 mois avant votre départ, un ordre de mission [PDF - 1 Mo] (comme vous serez considéré-e comme un agent en mission) et le transmettre à l’adresse secretariat-ecoles-doctorales@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED dans l'objet de votre message et dans votre signature). L’ordre de mission sera ensuite transmis par le secrétariat pour signature auprsè de la direction de l’ED.
Si vous bénéficiez d'une aide financière de l'ED pour cette mission, il faudra ajouter votre R.I.B. également (seulement si vous avez obtenu un financement de l’ED).

NB : Si vous vous déplacez dans pays ou "zone à risques" (consultez la page du Ministère des Affaires Etrangères en cliquant ici), inscrivez-vous sur le Fil d’Ariane. Dans le cas de pays à risques, le secrétariat sera dans l'obligation de faire contresigner votre ordre de mission par le Fonctionnaire Sécurité Défense de l’université (F.S.D.) et garantira votre couverture par l’assurance de l’établissement. Cela est nécessaire que vous ayez ou non un financement de l’ED pour votre déplacement. Le F.S.D. est en droit de refuser le départ en mission.

- À votre retour de mission, si vous avez obtenu un financement de l’école doctorale, vous devez envoyer à l’adresse secretariat-ecoles-doctorales@sorbonne-nouvelle.fr un état des frais engagés [PDF - 639 Ko], accompagné des justificatifs nécessaires, ainsi qu’un court rapport (1 à 2 pages maximum) explicitant l’apport de ce déplacement pour votre recherche et l’utilisation des crédits alloués.


b) Vous n’êtes pas doctorant-e contractuel-l-e de l’université Sorbonne Nouvelle

- Avant votre départ en mission, vous devrez remplir et signer, au moins 1 mois avant votre départ, un Certificat Administratif [DOCX - 110 Ko] rempli avec votre nom, les dates et la destination de votre voyage et le transmettre à l’adresse secretariat-ecoles-doctorales@sorbonne-nouvelle.fr (en ajoutant le numéro de votre ED dans l'objet de votre message et dans votre signature). L’ordre de mission sera ensuite transmis par le secrétariat pour signature auprsè de la direction de l’ED.
Si vous bénéficiez d'une aide financière de l'ED pour cette mission, il faudra ajouter votre R.I.B. également (seulement si vous avez obtenu un financement de l’ED).

NB : Si vous vous déplacez dans pays ou "zone à risques" (consultez la page du Ministère des Affaires Etrangères en cliquant ici), inscrivez-vous sur le Fil d’Ariane. Dans le cas de pays à risques, le secrétariat sera dans l'obligation de faire contresigner votre ordre de mission par le Fonctionnaire Sécurité Défense de l’université (F.S.D.) et garantira votre couverture par l’assurance de l’établissement. Cela est nécessaire que vous ayez ou non un financement de l’ED pour votre déplacement. Le F.S.D. est en droit de refuser le départ en mission.

- À votre retour de mission, si vous avez obtenu un financement de l’école doctorale, vous devez envoyer à l’adresse secretariat-ecoles-doctorales@sorbonne-nouvelle.fr un état des frais engagés [PDF - 639 Ko], accompagné des justificatifs nécessaires, ainsi qu’un court rapport (1 à 2 pages maximum) explicitant l’apport de ce déplacement pour votre recherche et l’utilisation des crédits alloués.

mise à jour le 25 octobre 2024

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