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Aide aux missions par l'IRCAV



L'IRCAV peut apporter son concours au financement de missions de recherche de doctorantes et de doctorants, effectuées en France ou à l'étranger dans le cadre de leur recherche.

Seules sont recevables les demandes d'aide pour des missions concernant une participation à un colloque en France ou à l'étranger avec communication, un travail de terrain ou de dépouillement d'archives en lien avec le sujet de recherche.
 


Nouvelle procédure concernant toutes les missions

Depuis le 20 janvier 2014, l'Université Sorbonne Nouvelle – Paris 3 a changé le formulaire Ordre de mission et le circuit administratif pour le traitement des missions.

L'Ordre de mission (fichier pdf inscriptible), la notice explicative, le guide des missions et le formulaire État des frais de mission (tableau excel) peuvent être téléchargés en se connectant à l'Intranet de Paris 3 en suivant le chemin suivant :
Intranet  > Espace public  > Vie des personnels  > Missions et déplacements.

Ordre de mission ► [PDF - 235 Ko]


L'Ordre de mission se présente sous la forme d'un pdf inscriptible qui doit être rempli informatiquement, avant d'être imprimé car les signatures doivent être originales.



Étape 1 : avant la mission

La Présidence de l’Université Sorbonne Nouvelle exige que tout déplacement effectué pour des recherches, même s’il n'engage pas l'Université, l'ED ou l'EA financièrement, fasse l'objet d'un Ordre de mission pour des raisons d'assurance.

L'Ordre de mission doit d'abord être signé par la directrice de l'École doctorale Arts & Médias ED 267, en tant que responsable hiérarchique.

Cet Ordre de mission doit être déposé auprès de l'ED 267 au plus tard cinq semaines avant le début de la mission.

À ce stade, seule la première page du formulaire Ordre de mission doit être remplie.
(ne pas remplir la partie intitulée "Informations budgétaires")

L'Ordre de mission doit être accompagné
- d'un certificat de scolarité justifiant de l'inscription pour la période couvrant la mission
- du programme du colloque et/ou de la lettre d'invitation.

Une demande d'aide peut être effectuée auprès de l'École doctorale Arts & Médias.
Le traitement des frais de missions par l'ED 267 se fait à échéances fixes, sur base de trois appels par an, en suivant un calendrier préétabli, aucun dossier n'étant traité en dehors du cadre de ces appels (1er mars, 15 juin, septembre).
http://www.univ-paris3.fr/aide-aux-missions-ed267-214867.kjsp?RH=1365066569229

Une demande d'aide peut également être effectuée auprès de l'IRCAV.
Dans la lettre d'accompagnement, il convient d'indiquer si une demande d'aide a été effectuée auprès de l'École doctorale Arts & Médias ED 267, et si elle a été obtenue.

Quand l'Ordre de mission est rempli et signé, le dossier doit être déposé auprès d'Anne-Laetitia Garcia à la Maison de la recherche.

Anne-Laëtitia Garcia
Maison de la Recherche
4, rue des Irlandais  75005 Paris
anne-laetitia.garcia@univ-paris3.fr

Si une aide est accordée par l'IRCAV, le dossier est ensuite visé et signé par son directeur, puis transmis pour signature à la DRH, puis à la Présidente de Paris 3 (ou la DGS par délégation).
Le missionnaire est notifié de l'acceptation de sa mission avant son départ.
Les missions qui n'auront pas fait l'objet d'une déclaration dans les délais impartis (cinq semaines à l'avance) ne pourront pas bénéficier d'une prise en charge.



Étape 2 : au retour de la mission
Cette étape ne concerne que les doctorant(e)s ayant obtenu une aide financière de l'IRCAV et/ou de l'ED 267.

Le missionnaire remplit la page 3 du document pdf Ordre de mission, remplit le tableau excel, qui se trouve aussi sur l'intranet, récapitulant les frais de mission, joint les pièces complémentaires, un RIB, et rapporte le dossier complet à Anne-Laetitia Garcia qui le transmettra au Bureau des Missions et à la Direction des Affaires Financières.
 

Pièces à fournir si la demande d'aide est acceptée :
- Titres de transport (billets de train, talons de carte d’embarquement)
- Factures diverses (hôtel, titres de transport, etc.)
- Photocopie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport)
- Photocopie de la carte d’étudiant
- Certificat de scolarité de l'année en cours (durant laquelle la mission est effectuée)
- Programme de l'événement scientifique et/ou lettre d'invitation
- Relevé d'Identité Bancaire (RIB)




N.B. : Le missionnaire doit faire l'avance des frais engagés. Les aides ne sont effectuées que sur remboursement, à partir des pièces justificatives (fournir les originaux).
- Aucun dossier incomplet ne pourra être traité.
- L'EA ne rembourse pas les déplacements de doctorant(e)s habitant en région et venant à Paris pour voir leur directeur ou leur directrice et/ou assister à des colloques, conférences ou journées d'études.
- L'EA ne rembourse pas les frais de nourriture.
- Les billets (avion ou train) en 1ère classe ne sont pas remboursés.
- Apporter rapidement les pièces justificatives une fois la mission effectuée (surtout en fin d'année civile, les dotations budgétaires ne pouvant pas être reportées d'une année sur l'autre). Les remboursements de frais de mission ne peuvent plus être envoyés aux services financiers après le 15 novembre.









mise à jour le 20 février 2014