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Aide aux missions de l'ED 120

Modalités et calendrier des aides à missions de l'ED 120


Nous invitons les doctorant-e-s de l'ED 120 à lire très attentivement les modalités et calendrier explicités ci-dessous :

A compter du 20 mars 2017, l'ED 120 ne remboursera les missions de recherche de doctorant(e)s effectuées en France ou à l'étranger dans le cadre de leur recherche que selon une procédure de candidature et un calendrier spécifique qui vous est détaillé ci-dessous :

En 2016-2017, l'ED 120 lance 2 appels auxquels les doctorant-e-s peuvent candidater. 

A compter de cette date, l''ED n'acceptera plus de candidature spontanée en dehors des appels prévus à cet effet.


Calendrier 2016-2017 :

  • 1er appel 2016-2017 : pour des missions qui se situent entre le 1er janvier et le 30 juin 2017
date limite de candidature : 21 avril 2017Appel clos.

  • 2e appel 2016-2017 : pour des missions qui se situent entre le 1er mars et le 30 octobre 2017
date limite de dépôt : 30 juin 2017. Appel clos.
 
IMPORTANT! : Nous vous rappelons que seules sont recevables les demandes de mission concernant une participation à un colloque en France ou à l'étranger avec communication, un travail de terrain ou dépouillement d'archives en lien avec le sujet de recherche.

Procédure obligatoire à suivre pour les missions


Le circuit impose deux étapes :

Etape 1 : avant la mission 

  1. Avant de partir en mission et/ou de candidater pour une aide financière auprès de l'ED : vous devez en informer votre directeur(trice) de recherche et obtenir son accord
  2. Le(a) missionnaire télécharge le Formulaire de demande d’aide financière pour une mission [DOC - 59 Ko]. Dans ce formulaire, le  Directeur de votre unité de recherche inscrit le montant de l’aide proposée par l’équipe et signe le formulaire.
  3. Le(a) missionnaire télécharge, remplit et signe la première page du formulaire Ordre de mission [PDF - 574 Ko] (fichier pdf inscriptible) disponible sur la page Missions et déplacements professionnels (ne pas remplir la partie intitulée "Information budgétaire")
  4. Le(a) missionnaire remplit en ligne sur le site de l'ED le formulaire de candidature à une aide financière de l'ED correspondant
  5. Le (a) missionnaire dépose/envoit au secrétariat de l'ED 120 au plus tard cinq semaines avant le début de la mission l'Ordre de mission accompagné du Formulaire de demande d’aide financière pour une mission signé par le directeur(trice) de votre unité de recherche pour signature auprès de la direction de l'ED 120. Le secrétariat de l'ED conserve ensuite l'Ordre de mission et le Formulaire de demande d’aide financière pour une mission

Etape 2 : au retour de la mission (cette étape ne concerne que les doctorant-e-s qui ont obtenu une participation financière de l'ED)


  •  Le(a) missionnaire remplit le tableau Excel d'état des frais de mission [XLS - 103 Ko], le signe et joint les pièces justificatives complémentaires
  •  Le(a) missionnaire joint les pièces justificatives : billets d'avion ou de train, cartons d'embarquement, factures d'hébergement, etc + pour chaque dossier de remboursement les pièces suivantes obligatoires : une copie de la carte d'étudiant-e de l'année en cours ; un certificat de scolarité de l'année en cours, un RIB.
  • Le(a) missionnaire transmet/dépose le dossier complet au secrétariat de l'ED dans les délais impartis qui le transmettra ensuite au Bureau des Missions.

Aucun dossier incomplet ne sera traité

Les missions n'ayant pas fait l'objet d'une déclaration dans les délais impartis avant départ en mission ne pourront pas être remboursées

Liste des pièces qui vous seront demandées

Liste des pièces justificatives à fournir à votre retour, si votre demande est financée par l'ED :

  • Titres de transport (billets de train ou d'avion originaux, cartes d’embarquement)
  • Factures diverses (hôtel, titres de transport,…)
  • Photocopie de votre carte d’étudiant-e
  • Certificat de scolarité de l'année en cours (durant laquelle la mission est effectuée)
  • Votre RIB

ATTENTION ! Ces aides ne se font que sur remboursement car sur pièces justificatives. Vous devrez donc avancer les frais. 
Vous devez également solliciter votre unité de recherche pour demander une aide financière complémentaire à une mission de recherche dans le cadre de votre thèse.

Les billets (avion ou train) en 1ère classe ne sont pas remboursés.

 
L'ED 120 ne rembourse pas  :

  • les déplacements de doctorant-e-s habitant en province et venant à Paris pour voir leur directeur(trice) et/ou assister à des colloques, conférences ou Journées d'études (étant inscrit-e-s à Paris 3, votre résidence administrative est Paris) ;
  • une mission dont le lieu de départ ne serait pas Paris ;
  • les frais de nourriture ;
  • les frais inhérents à l'utilisation de tout véhicule personnel.

Pour faciliter le remboursement de votre mission


Conservez bien toutes vos pièces justificatives ORIGINALES, L'AGENCE COMPTABLE N'ACCEPTERA PAS DE COPIES 
! 
 
NE TRAINEZ PAS pour nous apporter vos pièces justificatives une fois la mission effectuée (surtout en fin d'année civile) car si les sommes budgétées pour ces missions ne sont pas dépensées dans les temps, ces sommes sont perdues !
Elles ne seront pas reportées sur l'année suivante. En fin d'année civile - pour information - nous ne pouvons plus envoyer aux services financiers vos remboursements de missions après le 15 novembre. Alors, réagissez à temps pour être remboursé(e) !

Délai à prévoir entre le moment où vous déposez votre dossier à l'ED et le moment où la somme vous est versée sur votre compte : un mois.

Si votre dossier est complet, cela ira plus vite !
 
Nous vous informons qu'au-delà d'une relance de notre part - si le dossier demeure incomplet - ce dernier sera archivé et considéré comme caduc par le secrétariat.

mise à jour le 8 septembre 2017